企業(yè)資源配置與物資采購(gòu)管理-亞星公司的探索和實(shí)踐

為最大限度地提高資源的利用效率、實(shí)現(xiàn)企業(yè)期望的營(yíng)運(yùn)目標(biāo)，企業(yè)的決策備需要采用各種管理辦法。企業(yè)資源配置系統(tǒng)不失為一種好，它能夠以最快的速度提供產(chǎn)品、物資或勞務(wù)，滿足企業(yè)或顧客的需要。本文主要從物資采購(gòu)角度（不涉及銷(xiāo)售），結(jié)合山東濰坊亞星集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱亞星公司）的做法來(lái)資源配置系統(tǒng)的與方法及許在企業(yè)實(shí)踐中的。　�。ㄒ唬�　　優(yōu)化企業(yè)資源配是21世紀(jì)財(cái)務(wù)管理的新趨勢(shì)，它是通過(guò)將資源配置理論（ERP）與企業(yè)全面流程管理（TPM）和供應(yīng)鏈統(tǒng)籌管理（SCM）相結(jié)合，對(duì)企業(yè)實(shí)施的一種全新的、系統(tǒng)的管理技術(shù)和辦法�！　≠Y源配置理論（ERP）是以預(yù)算來(lái)統(tǒng)領(lǐng)企業(yè)管理，同時(shí)輔以一套嚴(yán)密的管理體系來(lái)協(xié)調(diào)企業(yè)資源管理，提高企業(yè)在市場(chǎng)小的競(jìng)爭(zhēng)地位。其在采購(gòu)管理中的基本思路是：先估計(jì)采購(gòu)金額，再擬定市場(chǎng)可能的價(jià)格行情，通過(guò)各種有效的企業(yè)內(nèi)部分析和市場(chǎng)調(diào)查，確立相應(yīng)的物資采購(gòu)量，并制定與此相關(guān)的采購(gòu)政策。企業(yè)預(yù)算是依據(jù)內(nèi)部物資需求來(lái)估計(jì)采購(gòu)金額，并由此編制各種物資供應(yīng)預(yù)算，而企業(yè)資源配置系統(tǒng)個(gè)僅用于預(yù)算的編制，它還需要將每天的物資采購(gòu)資料及時(shí)歸關(guān)整理，使管理者隨時(shí)掌握企業(yè)的物資采購(gòu)狀況，并通過(guò)擬定相應(yīng)的策略來(lái)提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力�！　∪�面流程管理（TPM）要求企業(yè)的每一項(xiàng)作業(yè)（包括采購(gòu)作業(yè)）均應(yīng)行有準(zhǔn)和預(yù)定的目標(biāo)，監(jiān)控系統(tǒng)要及時(shí)、靈敏，對(duì)存在的要能迅速加以處理。全面流程管理導(dǎo)入企業(yè)資源配置系統(tǒng)，有助于提高企業(yè)經(jīng)作管理的水平。從物資采購(gòu)角度考察，全面流程管理在整個(gè)企業(yè)資源配置中居于核心地位，起著關(guān)鍵作用。它通過(guò)分析企業(yè)管理的現(xiàn)狀，重新設(shè)計(jì)采購(gòu)流程，并盡心能使這一流程簡(jiǎn)便、易懂。通常，物資采購(gòu)流程再造分為兩大塊：　　一是組織管理流程再造。即在堅(jiān)持合理分工、相互制約、不相容職務(wù)分離，以及協(xié)調(diào)關(guān)系、明確責(zé)任原則的基礎(chǔ)上，建立3個(gè)層次的企業(yè)流程再造組織體系。第一層是領(lǐng)導(dǎo)層�？偨�(jīng)理是當(dāng)然的最高組織者，日常工作可由總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)，我們稱之為流程管理主持者，其次是中間管理層。應(yīng)盡可能壓縮機(jī)構(gòu)數(shù)目，建立一套扁平的組織機(jī)構(gòu)。最后是執(zhí)行者，即配備具有定業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想品質(zhì)的工作人員�！　《�是操作流程再造。主要分5個(gè)階段，即計(jì)劃、核價(jià)、質(zhì)檢、票審計(jì)與考評(píng)。下面以亞星公司為例分步說(shuō)明�！　�1、計(jì)劃制定階段。即各分廠、車(chē)間，以及基建、供應(yīng)部門(mén)根據(jù)各自所需的物資數(shù)量，向計(jì)劃部門(mén)通批計(jì)劃部門(mén)經(jīng)過(guò)匯總、初審，由審計(jì)處物價(jià)科復(fù)核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，下達(dá)月度物資采購(gòu)計(jì)劃（以下圖表均為亞星公司的操作步驟）�！　�2、價(jià)格比較階段。采購(gòu)員將自己確定的價(jià)格提交物價(jià)部門(mén)審核，物價(jià)部門(mén)根據(jù)最高物價(jià)控制表的規(guī)定，按不超過(guò)5%叫的幅度批準(zhǔn)采購(gòu)，并反饋給采購(gòu)部門(mén)及業(yè)務(wù)員�！　�3、質(zhì)量監(jiān)督階段。采購(gòu)部門(mén)通知物管部門(mén)檢驗(yàn)已購(gòu)進(jìn)的物資，物管部門(mén)通知質(zhì)檢部門(mén)對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)，質(zhì)檢部門(mén)將檢驗(yàn)結(jié)果告之采購(gòu)部門(mén)及物管處，同時(shí)報(bào)送審計(jì)部門(mén)�！　�4、票據(jù)審核階段。采購(gòu)部門(mén)將上述各種辦完的手續(xù)憑證，交給物價(jià)管理部門(mén)，物價(jià)管理部門(mén)經(jīng)過(guò)審核并認(rèn)可后，交財(cái)務(wù)中心辦理結(jié)算�！　�5、考核與獎(jiǎng)懲階段。主要考核計(jì)劃完成、節(jié)約額、質(zhì)量和采購(gòu)費(fèi)用4項(xiàng)指標(biāo)�？己藭r(shí)，對(duì)實(shí)際采購(gòu)價(jià)低于公司制定的最高控制價(jià)的部分按比例提獎(jiǎng)對(duì)超過(guò)最高控制價(jià)的部分則全額扣罰�！　」�應(yīng)鏈統(tǒng)籌管理（SCM）是與價(jià)值鏈管理相配合的一個(gè)概念，它與企業(yè)資源配置理論的共同點(diǎn)都是要滿足顧客的需求。將這兩者加以結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)整個(gè)價(jià)值鏈，即包括研制開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、銷(xiāo)售、配送。售后服務(wù)等各環(huán)節(jié)得到通盤(pán)考慮，以發(fā)揮整體功效。從采購(gòu)管理角度考察，此項(xiàng)管理體現(xiàn)在物資采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)和物資領(lǐng)用3個(gè)環(huán)節(jié)（主要是前兩個(gè)環(huán)節(jié)）�！　�1、物資采購(gòu)環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的管理以價(jià)格為中心，首先要規(guī)定最高控制價(jià)。這項(xiàng)工作按月進(jìn)行，由物資采購(gòu)部門(mén)提出建議價(jià)格，在公司調(diào)度會(huì)上討論后，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)確定，由總經(jīng)理批準(zhǔn)下達(dá)（一般采用“最高控制價(jià)格表”的形式），具體由采購(gòu)部門(mén)（供應(yīng)處）執(zhí)行。其次，分物資種類(lèi)制定具體的管理辦法�！　。�1）對(duì)于主要生產(chǎn)消耗性原料，簽訂合同、標(biāo)明質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)廠時(shí)嚴(yán)格檢驗(yàn)。上述最高限價(jià)也是對(duì)這種主要生產(chǎn)消耗性原料而言的。對(duì)達(dá)不到質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)但可使用的，須按商定的下浮價(jià)格結(jié)算。　�。�2）對(duì)于生產(chǎn)消耗性輔助材料，因品種雜、數(shù)量少等原因；通常不遵循這種限價(jià)，一般由分管經(jīng)營(yíng)的副總經(jīng)理審批�！　。�3）設(shè)備、機(jī)電、建材、備品備件、低耗品、勞保用品、辦公用品等按一定金額實(shí)行分權(quán)管理。如亞星公司規(guī)定，單價(jià)5000元以下的由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；5000－30000元的由分管副總審化；3000元以上的由總經(jīng)理審批�！　。�4）大型設(shè)備和成套設(shè)備實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)（物價(jià)、生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)備等部門(mén)共同提供價(jià)格、質(zhì)量。技術(shù)等方面的要求），亞星公司對(duì)此項(xiàng)規(guī)定的金額標(biāo)準(zhǔn)是30000元以上�！　�2、驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)。采購(gòu)物資到庫(kù)后，質(zhì)量檢驗(yàn)人員嚴(yán)格按照檢驗(yàn)規(guī)程進(jìn)行“封閉式”檢驗(yàn)，不準(zhǔn)許采購(gòu)、供貨和車(chē)；司三類(lèi)相關(guān)人員進(jìn)入室，避免人為因素干擾檢驗(yàn)結(jié)果。凡能留樣或規(guī)定必須留樣的物資，檢驗(yàn)后都必須留樣備查�！　�3、領(lǐng)用環(huán)節(jié)。具體管理手段有材料限額領(lǐng)料單、內(nèi)部?jī)r(jià)券等，也可以實(shí)行內(nèi)部市場(chǎng)化措施，即消耗部門(mén)可以用采購(gòu)部門(mén)的材料物資，也可以在符合一定條件的情況下向外部自行采購(gòu)。　�。ǘ�）　　采購(gòu)環(huán)節(jié)的資源配置系統(tǒng)要真正發(fā)揮作用，必須做好以下幾項(xiàng)工作：一是嚴(yán)格制度。亞星公司不僅制定了《物價(jià)管理?xiàng)l例》、《定價(jià)采購(gòu)物資辦法》《可追溯責(zé)任的比價(jià)管理臺(tái)賬制度》、《合同管理制度》《主要原材料檢驗(yàn)辦法》、《經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核辦法》等一系列規(guī)章制度，更重要的是他們真抓實(shí)干，使這些制度在企業(yè)中真正發(fā)揮作用。二是加強(qiáng)采購(gòu)管理。亞星的做法是將發(fā)生在工廠外部的購(gòu)銷(xiāo)環(huán)節(jié)，納入到企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督控制；把購(gòu)銷(xiāo)管理中隱蔽的權(quán)力公開(kāi)化，集中的權(quán)力分散化。采用這項(xiàng)管理辦法以來(lái)，亞星每年節(jié)約資金上千萬(wàn)元，使產(chǎn)品的制造成本逐年降低，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益連年增長(zhǎng)�！　�亞里人成功的另一經(jīng)驗(yàn)是對(duì)物資采購(gòu)工作往要是價(jià)你實(shí)行分級(jí)分權(quán)管理。如上述的不同種類(lèi)的物資審批權(quán)限就是一其典型體現(xiàn)。“比價(jià)”是物資采購(gòu)流程中的關(guān)鍵、嚴(yán)格的比價(jià)是建立在龐大的價(jià)格收集信息基礎(chǔ)之上的，這是信息經(jīng)濟(jì)對(duì)企業(yè)素質(zhì)和能力的新要求。只有借助于機(jī)信息管理，公開(kāi)地進(jìn)行比價(jià)，才能獲得更合理、更公正的價(jià)格修正。以制度管人是亞星成功的另一重要基礎(chǔ)，也是決策的保障。因?yàn)�，只有一切按制度辦事，調(diào)動(dòng)采購(gòu)人員的積極性，才能使物資采購(gòu)管理工作真正達(dá)到堵塞漏洞、提高效益的目的。　　企業(yè)資源配置系統(tǒng)的優(yōu)越性就在于。它能夠提供企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者需要的各種即時(shí)營(yíng)運(yùn)信息，使管理者能適時(shí)作出最優(yōu)的決策。有效地適應(yīng)市場(chǎng)變化的需要，為公司獲取豐厚的利潤(rùn)。但構(gòu)建完整的企業(yè)資源配置系統(tǒng)是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作。它除了公司本身需要投入人力、物力外。還需要相關(guān)軟件公司、專業(yè)顧問(wèn)群、電腦信息廠商的協(xié)助。一種現(xiàn)實(shí)的思路是，先考慮在某一方面開(kāi)展此項(xiàng)工作，亞星公司的購(gòu)銷(xiāo)比價(jià)管理就是一種局部的資源配置優(yōu)化舉措，待時(shí)機(jī)成熟后再全面推。

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