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加強(qiáng)施工企業(yè)成本管理的思路
隨著市場的,施工在任務(wù)取得、施工組織、施工方式、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)、資金運(yùn)用和經(jīng)營管理等方面帶來了一系列變化,給成本管理帶來了許多新的課題。按照常規(guī)的成本管理模式難以適應(yīng),需要財務(wù)部門與經(jīng)營開發(fā)、工程計劃、施工生產(chǎn)等部門緊密配合,結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營活動的實(shí)際,抓住成本費(fèi)用發(fā)生的各個環(huán)節(jié),采取責(zé)任分解、目標(biāo)控制、核算考核一系列措施,把成本管理工作真正落到實(shí)處。最近,我單位召開了一個成本管理經(jīng)驗(yàn)交流會,對新形勢下,如何加強(qiáng)成本管理,交流了許多好的經(jīng)驗(yàn),歸納起來,應(yīng)從以下環(huán)節(jié)明確責(zé)任,抓好落實(shí)。1.投標(biāo)工作。市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使施工企業(yè)經(jīng)常處于找飯吃的緊張狀態(tài)中,忙于找信息,忙于搞投標(biāo),忙于找關(guān)系。標(biāo)價的高低,直接關(guān)系到效益的好壞,投標(biāo)是一種激烈的競爭。由于建筑市場的不規(guī)范,施工企業(yè)為了有飯吃,把標(biāo)價越壓越低。1997年, 我部中標(biāo)公路項目,降低幅度平均達(dá)到18%。這一幅度,管理好的單位能盈利,管理稍一放松,則要發(fā)生虧損。因此,合理的投標(biāo)價格,顯得尤為重要。標(biāo)價的降低幅度,應(yīng)當(dāng)確定在不虧損的限度之內(nèi)。
投標(biāo),要發(fā)生多種費(fèi)用,包括標(biāo)書費(fèi)、差旅費(fèi)、咨詢費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)等等。這部分費(fèi)用如何核算,制度中沒有明確規(guī)定。據(jù)我們對幾個支隊級單位(團(tuán)級、相當(dāng)于企業(yè)處級公司)調(diào)查,1977年發(fā)生的投標(biāo)費(fèi)用,相當(dāng)于當(dāng)年完成產(chǎn)值的0.5%-1%,其中未中標(biāo)工程的費(fèi)用占三分之一。 這是一項不小的開支。因此,提高中標(biāo)率、節(jié)約投標(biāo)費(fèi)用開支,成為降低成本開支的一項重要。這就要有專門的投標(biāo)機(jī)構(gòu),不斷提高投標(biāo)人員素質(zhì)和責(zé)任心。不能有標(biāo)就投,而是要進(jìn)行認(rèn)真的,有一定把握的才能夠投。同時,對投標(biāo)費(fèi)用,要進(jìn)行與標(biāo)價相關(guān)聯(lián)的總額控制,規(guī)范開支范圍和數(shù)額,并落實(shí)到投標(biāo)責(zé)任人進(jìn)行管理。為了考核投標(biāo)費(fèi)用開支情況,建議單列科目并按費(fèi)用性質(zhì)進(jìn)行核算,期終,按費(fèi)用性質(zhì)轉(zhuǎn)入管理費(fèi)用有關(guān)科目。
2.中標(biāo)后的責(zé)任分解。各個中標(biāo)工程,因降價幅度不同,中標(biāo)價格也肥瘦各異。一個單位,為了統(tǒng)一考核標(biāo)準(zhǔn),對中標(biāo)工程,首先要對中標(biāo)價格進(jìn)行復(fù)核分析,看哪些分項工程價格較高,有利可圖,哪些分項工程價格較低,無利可圖或是虧損,然后編制內(nèi)部預(yù)算或是按部頒布的標(biāo)準(zhǔn)及編制辦法編制標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算(標(biāo)價),根據(jù)編制的預(yù)算和費(fèi)用項目,將工程價款分成兩大塊。一塊是項目部的直接開支,即項目部的責(zé)任成本,包括項目部本級開支和完成工程需要的工、料、機(jī)和其他直接費(fèi)。一塊留在支隊,如項目部直接向甲方結(jié)算的,則為上交費(fèi)用,包括支隊以上各級機(jī)關(guān)管理費(fèi)用,各項稅費(fèi)和利潤等。這一分解十分重要,是否科學(xué)合理,直接關(guān)系到項目責(zé)任成本考核是否合理、公平。我們通過對大量項目工程成本與標(biāo)價的比較測算,把項目責(zé)任成本確定在標(biāo)價的一定百分比之內(nèi)。
3.項目責(zé)任成本的管理。項目責(zé)任成本,實(shí)際上是項目利潤為零的價格。執(zhí)行結(jié)果有利潤,利潤越多,說明項目管理越好;反之,虧損越大,說明項目管理就差。因此,項目部對分給自己的責(zé)任成本,也必須按管理責(zé)任進(jìn)行分解,F(xiàn)行的施工方式,一般來說,應(yīng)該分成三部分。第一部分是項目部本級的的現(xiàn)場管理費(fèi)用開支,包括項目部開支的間接費(fèi)用和不能并入間接費(fèi)用的管理費(fèi)用及財務(wù)費(fèi)用。第二部分是自己隊伍施工的自行完成工作量。第三部分是協(xié)作隊伍完成的分包工作量。
對項目部本級開支的現(xiàn)場費(fèi)用,應(yīng)根據(jù)項目部的人員、車輛等情況按費(fèi)用項目編制開支計劃,特別是對差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通訊費(fèi)等重點(diǎn)費(fèi)用要核定標(biāo)準(zhǔn),總額控制。
對自己隊伍施工的工程,要按分部分項工程按工、料、機(jī)編制成本開支計劃,按月核算檢查。這部分成本控制,關(guān)鍵抓好兩點(diǎn):一是材料費(fèi)用,包括主材和地材,不僅要有金額控制計劃,而且要有數(shù)量,價格控制計劃,防止超耗和損失。二是機(jī)械使用費(fèi),要充分發(fā)揮自有施工機(jī)械、車輛的作用,首先在任務(wù)安排時要考慮這一因素,防止靠外包隊伍完成任務(wù)而自有機(jī)械閑置情況發(fā)生。在施工中如發(fā)生閑置,可采用對協(xié)作隊伍出租等方式提高利用率。防止機(jī)械車輛因固定費(fèi)用高而利用率低發(fā)生虧損。
對分包工程,除了嚴(yán)格對分包隊伍的資格審查外,要科學(xué)、合理地確定分包工程價格。要充分利用市場經(jīng)濟(jì)條件,用甲方對待我們施工單位的一系列管理辦法來對待分包隊伍,包括合同的簽訂、預(yù)付款和工程款的支付、保函質(zhì)保金的扣留等。嚴(yán)格為分包隊伍代辦材料、出租機(jī)械等費(fèi)用扣還手續(xù),防止對分包隊伍工程款超付和質(zhì)量、進(jìn)度不合要求等問題發(fā)生。,分包工程比例越來越大,管理不好,容易發(fā)生問題。上級單位,要加強(qiáng)對這部分工程的監(jiān)督檢查:一是要參與選擇和審批協(xié)作隊伍;二是要監(jiān)督審查合同的內(nèi)容,特別是分包工程總量和價格;三是監(jiān)督質(zhì)量、進(jìn)度和工程款的支付。項目部財務(wù)部門對分包工程要建立臺賬,按合同號、分包單位、工程總價及時記錄結(jié)算情況。
4.加強(qiáng)施工現(xiàn)場管理。任何工程在實(shí)際施工中,都會遇到設(shè)計變更、工程量增減、合同差異等問題,項目管理人如何充分利用合同條款,在這些事項一旦發(fā)生時,及時與現(xiàn)場監(jiān)理辦理簽認(rèn)手續(xù),取得索賠,是項目管理的一項重要工作,直接關(guān)系到項目效益的好壞。我們有一個項目,中標(biāo)價除低24%,中標(biāo)后分解測算,扣除上交稅金和管理費(fèi)用后要虧損。由于項目經(jīng)理對施工和預(yù)算比較精通,施工中對設(shè)計變更,工程量增加等及時辦理簽認(rèn),最后,項目完工結(jié)果算價比中標(biāo)價增加21%,加上認(rèn)真做好項目成本分解、控制等工作,不僅完成了各項上交任務(wù),而且利潤率達(dá)3.1%,取得了好的效益。
加強(qiáng)工程進(jìn)度和質(zhì)量管理,爭創(chuàng)精品工程,爭取獲得甲方大額補(bǔ)差獎勵獎金和工程優(yōu)質(zhì)獎,也是增加項目收入的重要途徑。我們有一項工程,一年中就得到優(yōu)質(zhì)工程獎460多萬元,使項目效益大大提高。
5.施工中期的成本檢查。中標(biāo)后的責(zé)任成本分解,只是明確了成本管理的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn),執(zhí)行得好壞,不能等到完工后算賬再說明,施工中必須加強(qiáng)檢查和分析,及時與目標(biāo)比較差異,采取措施,保證責(zé)任成本目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。具體從兩方面做好工作,一是要求項目部定期報送財務(wù)報表,除按正常的會計報表格式報送有關(guān)報表外,還要按照責(zé)任成本分解要求報送執(zhí)行情況報表,并對發(fā)生差異原因作出分析和說明;二是上級財務(wù)部門要定期(至少半年一次)對項目部責(zé)任成本執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容應(yīng)當(dāng)為:
。1) 項目部本級開支情況,按費(fèi)用項目與計劃比較差異。
(2)材料消耗情況,包括: ①采購是否按計劃,防止領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員盲目購入材料造成積壓;②出入庫手續(xù)是否健全、庫存與實(shí)物是否一致,防止領(lǐng)用手續(xù)不嚴(yán),造成庫存材料賬面數(shù)虛假;③賒欠材料是否及時入賬,防止因資金緊張,大量賒欠材料,不辦理入庫手續(xù)而直接送工地使用,使財務(wù)部門不掌握消耗造成成本不實(shí)的情況發(fā)生。
。3)分包工程清算情況。 分包工程的結(jié)算價格,實(shí)為分包工程的實(shí)際成本,因此,要檢查分包工程結(jié)算手續(xù)是否齊全,有無多付、超付情況發(fā)生,對多付、超付情況要查明原因。實(shí)際工作中,經(jīng)常出現(xiàn)這種情況,因資金緊張,不給分包單位及時辦理結(jié)算,對已完的分包工程,也不作賬務(wù)處理。而另一方面,在向甲方辦理工程價款結(jié)算時,把分包隊伍完成的工作量都辦理了結(jié)算,因而出現(xiàn)收入與成本不一致的問題。因此,檢查時要認(rèn)真核對有無此種情況發(fā)生。
。4)各種往來款項情況和現(xiàn)金、銀行存款情況。 由于資金緊張和市場機(jī)制的不規(guī)范,在工程款結(jié)算、材料購買、機(jī)械修理及內(nèi)部借款等方面相互拖欠情況經(jīng)常發(fā)生,有的借了現(xiàn)金或支票花了不報賬,有的白條頂庫存現(xiàn)金,有的掛的是基層單位備用金而實(shí)際錢早已花了。因此,進(jìn)行成本檢查時,這些方面不可忽視,防止成本開支不及時入賬在往來等科目中蘊(yùn)藏的情況發(fā)生。
。5)檢查在建工程和預(yù)提、待攤費(fèi)用情況。 有的項目部利用在建工程和預(yù)提、 待攤費(fèi)用調(diào)節(jié)成本, 因此,成本檢查時,對在建工程、應(yīng)要求提交在建工程盤點(diǎn)清單,核實(shí)其真實(shí)性。預(yù)提、待攤費(fèi)用必須符合會計制度規(guī)定。項目成本的真實(shí)程度,是支隊成本能否真實(shí)的基礎(chǔ)。因此,支隊必須加強(qiáng)對項目成本的檢查,每季應(yīng)對各項目成本情況進(jìn)行綜合分析,提出分析報告,使領(lǐng)導(dǎo)及時掌握各項目成本執(zhí)行情況。
6.完工后的成本考核。項目完工后,應(yīng)對項目責(zé)任成本執(zhí)行情況進(jìn)行考核。實(shí)際工作中往往有這種情況發(fā)生,前一個項目尚未完工,一部分人員、機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)入另一個項目。完工后,在賬目不清、遺留不清、責(zé)任不清的情況下,人員機(jī)械轉(zhuǎn)入新項目,財務(wù)賬目也轉(zhuǎn)入新項目,幾個項目下來,遺留問題一大堆,甚至發(fā)生大數(shù)額虧損。因此,必須落實(shí)項目責(zé)任,做到完工一個、清理一個、考核一個、獎懲一個。在一些實(shí)際問題處理時,應(yīng)遵循以下原則:
①項目工程總收入,應(yīng)以甲方簽認(rèn)的工程價款結(jié)算單為準(zhǔn)。沒有得到甲方簽認(rèn)的有效憑證,不得以收入入賬。在建工程全部列入實(shí)際成本,不得留有余額。核對與甲方往來,對預(yù)收和應(yīng)收工程款,必須與甲方核對一致,防止在預(yù)收、應(yīng)收工程款、在建工程等科目中隱藏問題。
、诟鞣N材料,要求做到工完料清,沒有庫存。對沒有用完的材料,由項目部作價處理,損益列入項目成本。無法處理的也由項目成本承擔(dān),不能以賬面數(shù)移交。防止濫購價高、質(zhì)次材料或多購材料轉(zhuǎn)嫁于下一個項目負(fù)擔(dān)。
、鄯职こ,按合同逐一清算,弄清各合同完成總價、已付款、欠付款,對超合同付款必須查明原因,落實(shí)責(zé)任。欠付款要制訂還款計劃,原則上由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)清還。
④清理各種往來款項,分清性質(zhì)進(jìn)行處理。內(nèi)部單位和人員借款,必須清理完畢。外部單位往來,能清算的清算,實(shí)在不能清算的,落實(shí)責(zé)任人員清理。
通過以上措施,基本能做到項目成本的完整性和真實(shí)性,避免項目之間責(zé)任不清的情況發(fā)生,在以上基礎(chǔ)上,對項目責(zé)任成本進(jìn)行考核,作出正確評價,按合同兌現(xiàn)獎懲。
7.各級管理費(fèi)用的管理。項目部以上的管理機(jī)關(guān),我們部隊有支隊、總隊、指揮部三級,1997年開支的管理費(fèi)占完成產(chǎn)值的9%,比公路一局多三個百分點(diǎn)?刂七@部分費(fèi)用開支,對單位效益有著十分重要的。經(jīng),管理費(fèi)中開支大的主要是工資,差旅費(fèi)和業(yè)務(wù)招待費(fèi),這3項開支占管理費(fèi)開支總額的50%以上。要把管理費(fèi)用開支降下來,應(yīng)該做到以下幾點(diǎn):①總額控制,年初制訂開支計劃,按費(fèi)用開支項目逐一核定指標(biāo)。②精簡管理人員和行政用車,嚴(yán)格出差審批手續(xù)。③控制招待費(fèi)用開支,嚴(yán)格事前報告制度和事后審批制度。④對各項費(fèi)用按費(fèi)用性質(zhì)、管理部門核定計劃,落實(shí)責(zé)任部門和人員。⑤對特殊性開支和較大數(shù)額開支,應(yīng)會議,單位最高領(lǐng)導(dǎo)審批。通過這些總額控制、重點(diǎn)控制、責(zé)任控制和領(lǐng)導(dǎo)審批等多種形式配合,達(dá)到管理費(fèi)用降低的目的。
8.一手抓成本,一手抓資金。困擾施工的有兩大問題,一是任務(wù),二是資金。沒有任務(wù)千方百計找任務(wù),有了任務(wù)愁資金,想盡辦法找資金。造成施工企業(yè)資金緊張的原因是多方面的,客觀因素很多,有標(biāo)價低(收入減少)、各種保函、質(zhì)保金(資金抵押)、完工工程價款結(jié)算滯后(通常達(dá)一個月以上)、建設(shè)單位拖欠工程款等。對資金問題稍加放松,就影響施工,一味從銀行貸款,就會加大財務(wù)費(fèi)用支出。解決這個問題,應(yīng)從兩方面采取措施,一方面,該要的錢,特別是建設(shè)單位的工程款,要千方百計要,通過各種途徑、采取各種措施早要、多要,甚至借款。另一方面,應(yīng)付出去的錢,盡量遲付、少付,如賒欠部分材料款、設(shè)備款,拖欠部分分包工程款等,不到萬不得已,不向銀行借款,由于采取這兩方面措施,我們單位近幾年都是利息收入大于利息支出。
9.項目主管(財務(wù)負(fù)責(zé)人)實(shí)行委派制。單位成本管理的好壞,項目成本管理是基礎(chǔ)、是關(guān)鍵。管理項目成本,固然要項目部全體人員按照成本分解的責(zé)任目標(biāo)認(rèn)真管好,但是項目主管會計有著不可低估的作用。成本的分解、計劃、控制、核算、分析、報表、考核等,有的要會計人員參與,有的要會計人員完成。項目主管會計如果受項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)和聘用,不執(zhí)行財務(wù)制度,不及時記賬、報賬,造假賬、編假表的現(xiàn)象時有發(fā)生。為改變這種狀況,對項目主管會計實(shí)行由支隊委派。委派的主管會計,一方面對派出單位負(fù)責(zé),完成派出單位交待的各項任務(wù),包括執(zhí)行財務(wù)制度,保證會計數(shù)字的真實(shí)性等。另一方面,又要為派駐單位服務(wù),及時記賬、算賬,提供會計信息,參與和做好成本管理的各項工作。派出單位對主管會計的各項工作,明確考核標(biāo)準(zhǔn),每年由財務(wù)部門和人事部門共同考核。按考核分?jǐn)?shù)給予獎懲。
成本管理是全企業(yè)的事,涉及到各項工作,各類人員。如果按照以上思路去做,我想是會取得效果的。
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