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知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下的秘書從業(yè)人員能力素質(zhì)結(jié)構(gòu)探析
摘要：從“秘書素質(zhì)的系統(tǒng)性”角度出發(fā)，探討秘書能力素質(zhì)新結(jié)構(gòu)應(yīng)該具備的四個(gè)意識(shí)：應(yīng)變意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、獨(dú)立意識(shí)和現(xiàn)代意識(shí)。
關(guān)鍵詞：秘書從業(yè)人員；素質(zhì)；新結(jié)構(gòu)
“秘書素質(zhì)”的話題伴隨著秘書隊(duì)伍的擴(kuò)大而日漸高漲，但是大多強(qiáng)調(diào)“專業(yè)技巧，即如何應(yīng)對(duì)某一件具體事件”，而在很大程度上忽略了秘書綜合素質(zhì)的系統(tǒng)性。知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下的企事業(yè)單位對(duì)秘書從業(yè)人員提出了更高的能力素質(zhì)要求。
一、社會(huì)對(duì)秘書從業(yè)人員的需求狀況分析
根據(jù)近年來(lái)從人才市場(chǎng)反饋的供需信息分析，社會(huì)對(duì)文秘人才的需求大致可分為四類：一類為服務(wù)型秘書。如公司辦公室、基層行政事業(yè)單位辦公室的服務(wù)人員、生活類秘書等；二類為事務(wù)型秘書，如企業(yè)、公司、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員、公關(guān)人員、檔案管理人員等；三類為文字型秘書，如企業(yè)、公司、行政事業(yè)單位的文書起草人員；四類為管理型秘書，如公司、企業(yè)單位的總經(jīng)理助理、部門經(jīng)理、辦公室主任。基層行政事業(yè)單位辦公室主任等。
依據(jù)職責(zé)的大小，秘書又可以分為以下三種：一是初級(jí)秘書——以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)為主。比如企業(yè)的初級(jí)秘書應(yīng)包括公司前臺(tái)接待、電話接線生、部門事務(wù)助理等。他們的職責(zé)比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對(duì)較低。二是中級(jí)秘書——能夠?qū)懸话阈藕�。起草�?bào)告和準(zhǔn)備會(huì)議等，多為大專或本科畢業(yè)。比如，企事業(yè)單位中的部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者身邊的秘書，處理各種事件的能力要求較高，薪酬也相對(duì)較高。三是高級(jí)秘書——能起草重要的合同文本，懂法律、稅務(wù)知識(shí)，有應(yīng)急處理能力。高級(jí)秘書是隨著市場(chǎng)環(huán)境下。組織橫向聯(lián)系的加強(qiáng)以及現(xiàn)代化辦公手段對(duì)組織的滲透而出現(xiàn)的。現(xiàn)代高級(jí)秘書特別強(qiáng)調(diào)的素質(zhì)有公關(guān)才能、外語(yǔ)水平和辦公行政管理的能力等。比如，企事業(yè)單位中的高級(jí)秘書包括跨國(guó)公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、地區(qū)總裁秘書以及總經(jīng)理的高級(jí)行政助理等，目前屬于人才市場(chǎng)上的稀有資源。
二、秘書從業(yè)人員能力素質(zhì)現(xiàn)狀分析
高科技日新月異的發(fā)展，新技術(shù)的運(yùn)用不僅改變了人們的工作條件，還使人類進(jìn)入了信息傳播全球化的時(shí)代。傳統(tǒng)的以紙和筆為載體的書寫方式為打字機(jī)、計(jì)算機(jī)所代替，通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改變了人們獲得信息和交流信息的方式�，F(xiàn)代辦公室設(shè)備的使用。不僅要求從事辦公室事務(wù)的秘書從業(yè)人員具有傳統(tǒng)意義上秘書應(yīng)具有的基本素質(zhì)，而且要具有熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，具有使用現(xiàn)代通信手段獲取信息并及時(shí)整理和傳送的能力。這對(duì)現(xiàn)代秘書的知識(shí)技能結(jié)構(gòu)和能力提出了越來(lái)越高的要求，秘書人才逐漸向“復(fù)合型”方向發(fā)展，其知識(shí)體系日趨復(fù)雜和全面。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，秘書工作被劃分到行政管理范疇，主要是幫助行政領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)理分擔(dān)日常事務(wù)，職責(zé)涉及到文檔信息管理、會(huì)議和約會(huì)的安排、起草信函和文件以及內(nèi)部和外部的溝通等各方面，已經(jīng)成為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位不可或缺的職位。目前。我國(guó)秘書從業(yè)人員約2300萬(wàn)人。秘書逐漸成為一種職業(yè)，其地位日益提高。以往只負(fù)責(zé)抄抄寫寫的秘書已經(jīng)不能適應(yīng)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)人才渴望的需求，這對(duì)秘書從業(yè)人員的能力結(jié)構(gòu)提出了新的要求。
當(dāng)前的主要問(wèn)題：一是素質(zhì)單一化，過(guò)多地強(qiáng)調(diào)技巧訓(xùn)練。某些民營(yíng)培訓(xùn)學(xué)�；蛘吣承└呗氃盒榱丝s短培養(yǎng)周期，追求短期的經(jīng)濟(jì)效益，以速成班培養(yǎng)速成型秘書，他們用短至一年甚至不到一年的時(shí)間，學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化、速記、應(yīng)用寫作等幾門課程。學(xué)成經(jīng)考試合格后頒發(fā)國(guó)家承認(rèn)的結(jié)業(yè)證書。單純地教與他們處理日常事務(wù)的技巧，如何應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)需求，處于被動(dòng)式的應(yīng)付事務(wù)。其次。中文專業(yè)畢業(yè)生“萬(wàn)金油”型秘書，這一類秘書從業(yè)人員大多被看重的是文字功底好，“能說(shuō)會(huì)道”。而隨著行業(yè)的分化，社會(huì)分工的細(xì)化，各行各業(yè)對(duì)秘書從業(yè)人員的要求也越來(lái)越專業(yè)化。因此，這類秘書從業(yè)人員到了具體的崗位上仍然從頭做起，需要在實(shí)際工作中跨學(xué)科、跨專業(yè)、跨領(lǐng)域地加強(qiáng)自己的綜合素質(zhì)適應(yīng)新的崗位。二是素質(zhì)模式化。秘書角色意識(shí)淡化。秘書從業(yè)人員處于從屬地位，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)什么就是什么，領(lǐng)導(dǎo)讓干什么就干什么，做事盲目服從，缺乏“自立”、“自我”意識(shí)。雖被稱為領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，在實(shí)際工作中缺乏主動(dòng)性，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，秘書“獨(dú)立自主”角色意識(shí)淡化。
三、秘書從業(yè)人員能力素質(zhì)的新要求
（一）應(yīng)變意識(shí)——秘書專業(yè)自身生存的特點(diǎn)
秘書工作的具體內(nèi)容也完成了四個(gè)轉(zhuǎn)變：由原來(lái)簡(jiǎn)單的辦文辦事，發(fā)展為既辦文辦事又出謀劃策：由原來(lái)的收發(fā)信息轉(zhuǎn)向綜合處理信息：由原來(lái)的單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)向?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化管理：由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)。政策的轉(zhuǎn)變必然要求秘書解放思想、打破思維定勢(shì)，用變化發(fā)展的眼光看問(wèn)題。
哲學(xué)一直被看作智慧的象征，而哲學(xué)從根本上講就是“變”的科學(xué)。發(fā)展的科學(xué)。秘書工作思維方法和工作方法的基礎(chǔ)堅(jiān)持哲學(xué)“變”的觀點(diǎn)，堅(jiān)持客觀性，按客觀規(guī)律辦事，以“思辨”達(dá)到“思變”。秘書工作要忠于事實(shí)，以客觀實(shí)際作為出發(fā)點(diǎn)，不是把原則作為出發(fā)點(diǎn)。同時(shí)，在綜合處理信息、科學(xué)化管理方面，秘書部門必須發(fā)揮靈活性的特點(diǎn)。堅(jiān)持變化、發(fā)展、求新，不能墨守陳規(guī)，以不變應(yīng)萬(wàn)變。要積極主動(dòng)地關(guān)注變化、新情況、新問(wèn)題，及時(shí)關(guān)注社會(huì)動(dòng)態(tài)，了解市場(chǎng)熱點(diǎn)和“敏感點(diǎn)”，掌握瞬息萬(wàn)變的信息，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。作為新世紀(jì)的秘書，不能封閉、保守、僵化，做事被動(dòng)。充分發(fā)揮自己辦文辦事的主觀能動(dòng)性。更好地發(fā)揮參謀助手作用。古人講“登高望遠(yuǎn)”，只有思想放開了，才有可能打破僵化。
�。ǘ﹦�(chuàng)新意識(shí)——秘書從業(yè)人員參謀決策性體現(xiàn)
秘書部門的首要任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者在正確決策并有效執(zhí)行方面提供參謀服務(wù)，即輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策。有人比喻得力的秘書是領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”。顯而易見，秘書在日常工作中，不僅應(yīng)該正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，更應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)思想盲區(qū)，幫助領(lǐng)導(dǎo)打開思路，激活思想。因此。秘書從業(yè)人員必需增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，學(xué)會(huì)獨(dú)立思考，打破常規(guī)，張揚(yáng)個(gè)性。而回到現(xiàn)實(shí)中來(lái)，“秘書工作被動(dòng)論”的論調(diào)占據(jù)主導(dǎo)地位，不少秘書在工作中對(duì)領(lǐng)導(dǎo)是絕對(duì)的服從。不是唯唯諾諾，不敢越雷池半步，就是溜須拍馬，俯首貼耳。從根本上毫無(wú)主見，創(chuàng)新精神更是無(wú)從談起。秘書從業(yè)人員要有自我實(shí)現(xiàn)的追求，要實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，必須當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，就必須將自我意識(shí)融入到角色的扮演中。在角色中體現(xiàn)自我。在規(guī)范的角色位置上塑造自我。在21世紀(jì)這樣一個(gè)高科技時(shí)代，人們思維方式的深刻變革是必然的趨向。衡量秘書工作的優(yōu)劣，區(qū)分秘書水平的高低的最重要標(biāo)準(zhǔn)就是看對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施輔助得如何�！翱泼ぁ泵貢请y以完成輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策任務(wù)的，科學(xué)知識(shí)與人文知識(shí)具有不同的歷史和特征，但兩者之間有不可分割的聯(lián)系，共同構(gòu)成完整的社會(huì)文化�？墒情L(zhǎng)期以來(lái)，兩者之間存在著互不理解的鴻溝，人文學(xué)者往往認(rèn)為科技學(xué)者抱有一種淺薄的樂觀主義，不注重人的處境；而科技學(xué)者則認(rèn)為人文學(xué)者缺乏遠(yuǎn)見。只熱衷于關(guān)注藝術(shù)和思想存在的瞬間，他們對(duì)待問(wèn)題的態(tài)度明顯不同，甚至在情感方面也難以找到共同的基礎(chǔ)，這種文化分裂現(xiàn)象直接導(dǎo)致了我們?nèi)瞬潘刭|(zhì)培養(yǎng)方面的單一和偏失。秘書教育的主體衍生于文學(xué)教育，受其母體中國(guó)語(yǔ)言文學(xué)的遺傳，它先天就帶有十分濃重的人文色彩。秘書學(xué)基礎(chǔ)課大部分內(nèi)容就是語(yǔ)言、文學(xué)。甚至。受社會(huì)浮躁心態(tài)和功利主義的影響，只注重人際“技巧”和變通藝術(shù)，所學(xué)課程，幾乎與科學(xué)無(wú)關(guān)。中國(guó)人受漢字的影響，在強(qiáng)化具體思維的同時(shí)，卻忽略了抽象思維能力的培養(yǎng)。而抽象思維則是培養(yǎng)創(chuàng)新性意識(shí)的關(guān)鍵。立體幾何學(xué)的學(xué)習(xí)培養(yǎng)了我們抽象思維能力；普通邏輯學(xué)的學(xué)習(xí)，鍛煉豐富了我們的想象空間，使大腦思維得以延伸；數(shù)學(xué)、算學(xué)的學(xué)習(xí)又激活了大腦思考的縝密性，使我們的思考更加精細(xì)、嚴(yán)密。人文與科學(xué)的力量相借重，藝術(shù)與邏輯的力量相補(bǔ)充，數(shù)理科學(xué)不僅賦予發(fā)散思維的秘書專業(yè)以必要的收斂思維能力，而且會(huì)使人們?cè)诿貢ぷ髦懈朴诶硇运伎�，善于發(fā)現(xiàn)。展示自我，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。相信我們的創(chuàng)造力會(huì)使我們?cè)诠ぷ黝I(lǐng)域更加游刃有余。
�。ㄈ┆�(dú)立意識(shí)——秘書的獨(dú)立人格的體現(xiàn)
在秘書行業(yè)，有不少這樣的定位：秘書是“參謀”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是無(wú)名英雄等。而涉及到秘書人格，卻有不少人持這樣的觀點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)兩袖清風(fēng)，秘書也清正廉潔；領(lǐng)導(dǎo)人**犯罪，秘書也必然品行不端。這就完全抹煞了秘書人格的獨(dú)立性。秘書。夾雜在上級(jí)與下級(jí)中間，對(duì)上級(jí)來(lái)說(shuō)，是“跑腿的”、“打雜的”；對(duì)下級(jí)來(lái)說(shuō)，又是領(lǐng)導(dǎo)的“跟班”。其實(shí)多年之后，不少秘書對(duì)于自己的身份。常常感嘆“什么也不是”。那么，秘書的人格到底在哪里？
秘書人格的確立，必然要求秘書明確角色意識(shí)和自我意識(shí)的關(guān)系。人的自我意識(shí)表現(xiàn)為愿望、意向、興趣、信念等，是不斷進(jìn)取、自我實(shí)現(xiàn)的精神支柱。依馬斯洛的“需求理論”。每個(gè)人在進(jìn)入自我實(shí)現(xiàn)的某個(gè)階段后，又會(huì)出現(xiàn)新的更高的造出鮮明的角色形象。在角色形象中展現(xiàn)出獨(dú)特的自我。
�。ㄋ模┈F(xiàn)代意識(shí)——秘書與時(shí)俱進(jìn)能力的體現(xiàn)
二十一世紀(jì)，是個(gè)嶄新的世紀(jì)，是個(gè)知識(shí)與技能飛速發(fā)展變化的時(shí)代。因特網(wǎng)和電子郵件的廣泛應(yīng)用，物理上的時(shí)空距離進(jìn)一步縮小。辦公室的許多工作，如各部門文件的傳送、會(huì)議活動(dòng)的安排、文件的處理、通知的傳達(dá)等，都可以通過(guò)電子郵件在瞬間完成。計(jì)算機(jī)中文語(yǔ)音輸入系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，使秘書動(dòng)口不動(dòng)手也能寫出生花文章。辦公室工作高度智能，將使“文山會(huì)�！睆氐壮蔀闅v史，也把秘書從業(yè)人員從繁重的材料堆中解放出來(lái)，提高了工作效率，減輕了工作強(qiáng)度。隨著電腦的普及，固定的上下班時(shí)間將會(huì)被打破，秘書可以在家里完成領(lǐng)導(dǎo)交給的大部分任務(wù)，傳統(tǒng)的聚集在一個(gè)擁擠辦公室的景觀將成為人們的記憶。隨著“政府上網(wǎng)”工程的啟動(dòng)，網(wǎng)上共享信息成為信息社會(huì)的必然選擇。這使代表著時(shí)代價(jià)值觀念的口號(hào)“時(shí)間就是金錢，效率就是生命”逐步向“信息就是金錢，決策就是生命”轉(zhuǎn)變。然而受長(zhǎng)期以來(lái)文化積習(xí)的影響，我們秘書的日常工作仍然生活在封閉、墨守陳規(guī)、滿足現(xiàn)狀的傳統(tǒng)套子中。時(shí)代在變化、生活在變化，我們的傳統(tǒng)意識(shí)也要隨著變化：變封閉為開放；變守舊為創(chuàng)新；變保守為寬容；變被動(dòng)為主動(dòng)；變傳統(tǒng)為現(xiàn)代。增強(qiáng)秘書從業(yè)人員的現(xiàn)代意識(shí)，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：一是公關(guān)意識(shí)。在現(xiàn)代社會(huì)，秘書從業(yè)人員沒有一定的公關(guān)意識(shí)是難以立足的。一個(gè)單位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美譽(yù)度對(duì)單位生存和發(fā)展的價(jià)值，勢(shì)必在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中失去地位和發(fā)展空間。群眾是事業(yè)發(fā)展的基石，如何有效地實(shí)現(xiàn)與公眾的溝通，是秘書從業(yè)人員的一項(xiàng)重要職能。秘書從業(yè)人員要開展好工作，還必須協(xié)調(diào)好與單位內(nèi)部各部門的關(guān)系。秘書從業(yè)人員在實(shí)際工作中要強(qiáng)化公關(guān)意識(shí)，就必須掌握基本的公關(guān)理論知識(shí)和實(shí)務(wù)知識(shí)，要有良好的精神風(fēng)貌和心理承受能力，要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)組織能力和宣傳推廣能力。二是競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)充滿競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)，面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的環(huán)境，秘書從業(yè)人員必須強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。隨著領(lǐng)導(dǎo)水平的不斷提高，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀的秘書只有不斷挑戰(zhàn)自我、超越自我，才能更好地勝任工作。三是法律意識(shí)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立和社會(huì)主義法制的日趨完善，社會(huì)各行業(yè)與法律的關(guān)系日益密切。這必然要求秘書從業(yè)人員熟悉法律知識(shí)，樹立較強(qiáng)的法律意識(shí)，否則就難以在依法治國(guó)、依法行政方面當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。四是協(xié)作意識(shí)。當(dāng)今世界，許多生產(chǎn)、工作離不開部門、行業(yè)的協(xié)作，而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展更強(qiáng)化了人們相互依賴、相互協(xié)作的社會(huì)關(guān)系。對(duì)一個(gè)秘書從業(yè)人員來(lái)說(shuō)，不依靠集體的力量，個(gè)人再有能力和抱負(fù)都難以成就事業(yè)。因此，秘書從業(yè)人員要自覺地與其他同事加強(qiáng)溝通和交流。這樣才能提高工作效率。
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