衛(wèi)生防疫業(yè)務檔案兩級管理探討

我國各級衛(wèi)生防疫站承擔著群體預防任務，在開展疾病控制、 衛(wèi) 生監(jiān)督監(jiān)測、科研、教學及健康等業(yè)務活動中，形成了大量的業(yè)務技術檔案。從全國來 看，各地各級防疫站對這部分本應構(gòu)成防疫站檔案主體的衛(wèi)生防疫業(yè)務檔案采取的管理模式 不盡相同，有的防疫站是采用科存檔案站存目錄，有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個人手中。本人認為，對衛(wèi)生防疫業(yè)務檔案采取分級管理的，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足衛(wèi)生防疫站業(yè)務開展的需要。 ? 防疫業(yè)務檔案兩級管理是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領導下，將防疫業(yè)務形成的技術檔案實行分別站級、科級兩級管理。其有以下四個方面：? 在確定站級業(yè)務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務工作的總體水平的材料以及在基礎監(jiān)督監(jiān)測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業(yè)務檔案能 夠全面反映和概括本機構(gòu)業(yè)務活動及工作水平。總體來看，站級業(yè)務檔案的范圍有以下幾個方面：? 1?業(yè)務工作法規(guī)、標準及技術方法的檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。? 2?年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。? (二)科級業(yè)務檔案的劃分及范圍? 我國各級防疫站在日常業(yè)務活動中更大量地、更直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏�為本站管理的單位所提供的�?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測服務中所形成 的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的的存亡而定，而且不少材料還因 工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛(wèi)生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治得自于長期的大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān) 測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結(jié)性報告， 就可以隨意處置，而應做為科級業(yè)務檔案存科保管�？萍墭I(yè)務檔案的范圍有以下幾個方面：? 首先，站級業(yè)務檔案管理可使站檔案能夠反映業(yè)務工作全貌和工作水平，對于站領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于站級業(yè)務歸檔范圍明確將具有性、學術性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而 是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業(yè)務工作的提高。第三，站檔案室人員針對業(yè)務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務，有利于防疫機構(gòu)科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。? 1?建立健全檔案工作? 對種類繁多、形式各異的業(yè)務檔案，要實行規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的業(yè)務檔 案管理制度。首先，在制定業(yè)務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業(yè)務活動，再結(jié)合衛(wèi)生部“全國衛(wèi)生防疫工作規(guī)范”關于業(yè)務活動形成材料范 圍的規(guī)定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務實際的各科站級和科級業(yè)務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務檔案也要同站級業(yè)務檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確�？萍墮n案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分；第三，嚴格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據(jù)為已有。? 各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業(yè)務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務培訓班，并將檔案業(yè)務 列入兼職檔案員繼續(xù)的學習，進行學分評定，以提高他們學習檔案業(yè)務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。? 各級防疫站在推行責任制時，應將業(yè)務檔案的立卷歸檔也明確列入科管理中，制定相應的考核指標，定期對各科進行考核，與獎金掛鉤，這是確保兩級管理實施的十分重要的措施。此外，應將業(yè)務材料的歸檔列入全站業(yè)務人員年終考核評分標準中，從而真正確保業(yè)務檔 案的收集歸檔。? 綜上所述，將業(yè)務檔案實行兩級管理，是衛(wèi)生防疫站貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合衛(wèi)生防疫業(yè)務工作的特點和需要，隨著業(yè)務檔案管理實踐的，它將會更加完善，一定會為衛(wèi)生防疫站業(yè)務工作的開展發(fā)揮重要作用。

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