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文件信息與檔案信息的研究
摘 要：人們現(xiàn)實(shí)使用的文件最終要向歷史檔案轉(zhuǎn)化。這種轉(zhuǎn)化既有其內(nèi)在原因，又有人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的必然。認(rèn)識(shí)這一轉(zhuǎn)化，必須從文件信息本身的有機(jī)結(jié)構(gòu)入手，進(jìn)而分析文件信息的價(jià)值，從而揭示出文件信息與檔案信息的內(nèi)在關(guān)系。?關(guān)鍵詞：文件信息；檔案信息；信息轉(zhuǎn)化?
1 文件信息的有機(jī)結(jié)構(gòu)層次?
1.1 物質(zhì)層次?
文件信息的物質(zhì)層次在文件信息的有機(jī)結(jié)構(gòu)中處于第一層次，它是文件信息的物質(zhì)外殼，由載體和信息顯現(xiàn)材料組成。載體是指各種載錄信息的物質(zhì)材料。信息顯現(xiàn)材料是指附著在載體之上以顯示信息內(nèi)容的物質(zhì)材料。文件的物質(zhì)層次是文件的基礎(chǔ)構(gòu)成，它是使文件的表現(xiàn)層次和價(jià)值層次得以存在的物質(zhì)前提，但對(duì)文件性質(zhì)以及文件自身的功能不具有決定性影響。?
1.2 表現(xiàn)層次?
文件信息的表現(xiàn)層次在文件信息的有機(jī)結(jié)構(gòu)中處于第二層次，它是指文件信息內(nèi)容的表現(xiàn)方式。早期，文件信息主要以圖形、文字、符號(hào)為其內(nèi)容的表現(xiàn)形式，隨著歷史的進(jìn)步，表現(xiàn)方式也愈來(lái)愈豐富，出現(xiàn)了聲音、影象等形式。?
1.3 價(jià)值層次?
文件信息的價(jià)值層次在文件信息的有機(jī)結(jié)構(gòu)中處于第三層次，它是指凝聚在文件上的使文件得以產(chǎn)生獨(dú)特效用的價(jià)值因素。這種價(jià)值因素就是載錄在文件信息載體上的信息內(nèi)容。?
2 文件信息向檔案信息轉(zhuǎn)化前后的價(jià)值分析?
2.1 文件信息的現(xiàn)行價(jià)值?
文件信息是人們?yōu)閰⑴c一定社會(huì)活動(dòng)而制作的信息交流工具。文件信息在社會(huì)活動(dòng)中的運(yùn)動(dòng)程序是：制作者將自己對(duì)某一社會(huì)活動(dòng)的意志借助于一定的工具物化載錄到文件載體上即信息凝結(jié)過(guò)程，文件接受者運(yùn)用文件進(jìn)行某種活動(dòng)即信息運(yùn)用過(guò)程。文件信息在這整個(gè)程序中經(jīng)歷的全部時(shí)空范圍，稱(chēng)為文件現(xiàn)實(shí)運(yùn)行領(lǐng)域。文件信息在現(xiàn)實(shí)運(yùn)行領(lǐng)域中呈現(xiàn)的價(jià)值形態(tài)，稱(chēng)為文件信息的現(xiàn)行價(jià)值。文件信息的現(xiàn)行價(jià)值具有二重性，即文件信息對(duì)于制作者來(lái)說(shuō)具有工具功能，對(duì)于受文者來(lái)說(shuō)具有依據(jù)功能。?
首先工具功能，工具功能是指文件制作者借以控制人流、物流，達(dá)到參與某項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的目的。制作文件本身不是制作者的最終目的，而是為了達(dá)到最終目的而采取的一種手段，是自身自然表意能力的延長(zhǎng)。因此，文件信息是被制作者當(dāng)作工具來(lái)使用的。制作者希望文件經(jīng)過(guò)傳遞渠道，可以在人的自然表意能力難以達(dá)到的空間和時(shí)間里，明確而又系統(tǒng)地傳遞某一社會(huì)活動(dòng)的意志，從而對(duì)社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)生作用。?
其次依據(jù)功能，依據(jù)功能指文件是其接受者處理工作活動(dòng)的依據(jù)或參考。由于文件信息體現(xiàn)了制作者的意圖，并表現(xiàn)出制發(fā)者與接受者雙方在活動(dòng)中的相互關(guān)系和地位，因而使文件接受者執(zhí)行管理意志或進(jìn)行活動(dòng)時(shí)，可以反復(fù)研究、對(duì)比、核實(shí)，使動(dòng)作更加精神并消除“口說(shuō)無(wú)憑”之慮，克服由于“事無(wú)憑證”而帶來(lái)的多種障礙�！ �2.2 文件信息的潛在價(jià)值?
首先，文件信息具有社會(huì)性，并且這種社會(huì)性為信息交流的產(chǎn)生提供了基礎(chǔ)。人們利用文件信息參與社會(huì)活動(dòng)，因而文件所載錄的信息不是來(lái)自自然界的各類(lèi)自然資源，而是來(lái)自社會(huì)領(lǐng)域的智能信息，具有社會(huì)性。同時(shí)，由于每一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)在其進(jìn)行的過(guò)程中必然要同其它社會(huì)活動(dòng)發(fā)生各種關(guān)系，因此，通過(guò)分析凝固在已失去現(xiàn)行效用的文件上的信息，可以了解已結(jié)束的社會(huì)活動(dòng)所涉及的各種社會(huì)關(guān)系，從而更有效地開(kāi)展現(xiàn)實(shí)社會(huì)活動(dòng)，以達(dá)到信息交流的目的。?
其次，文件信息具有本源性，并且這種本源性使得信息交流在全社會(huì)信息交流中獲得獨(dú)特的地位。文件載錄的信息直接根源于一定的社會(huì)活動(dòng)，它們自然地積淀在文件載體之上，事后未經(jīng)修改加工，具有本源性。也正是借助于文件信息的本源性特點(diǎn)，使得人們可以進(jìn)行廣泛的信息交流，并直觀地了了解已結(jié)束的社會(huì)活動(dòng)的歷史面貌。最后，文件信息具有穩(wěn)定性，并且這種穩(wěn)定性也保證了信息交流的正常進(jìn)行。產(chǎn)生于一定社會(huì)活動(dòng)的智能信息被固定在物質(zhì)載體上，因而它們不是轉(zhuǎn)瞬即逝的信息，而是固態(tài)信息，在一定時(shí)間范圍內(nèi)具有相對(duì)穩(wěn)定性。信息被固著在載體之后，不僅是自己得到了相對(duì)穩(wěn)定，而且使信息交流可以超越時(shí)空限制來(lái)進(jìn)行。?
3 文件信息向檔案信息轉(zhuǎn)化的過(guò)程?
為了擴(kuò)大社會(huì)信息交流的廣度和深度，必須重視對(duì)不斷大量涌現(xiàn)的信息進(jìn)行存儲(chǔ)和積累。信息的存貯和積累，乃是人類(lèi)得以生存發(fā)展的必要條件。因此，現(xiàn)行文件信息向歷史檔案信息轉(zhuǎn)化的必要性就在于：不斷深化的社會(huì)實(shí)踐的延續(xù)性，客觀上要求重視對(duì)信息的存貯和積累；失去了現(xiàn)行效用的文件信息只有繼續(xù)向前運(yùn)動(dòng)或轉(zhuǎn)化，才能使其所蘊(yùn)含的信息得到妥善保存和積累，才能使有效發(fā)揮文件具有的交流功能，實(shí)現(xiàn)其全部?jī)r(jià)值，才能使文件在失去現(xiàn)行價(jià)值后獲得新的生命。
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