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淺談企業(yè)標(biāo)準資料管理
[論文關(guān)鍵詞] 企業(yè) 標(biāo)準資料 管理和服務(wù)[論文摘要] 簡述了標(biāo)準資料在企業(yè)科研、生產(chǎn)中的重要作用;指出了企業(yè)應(yīng)如何做好標(biāo)準的收集、整理、傳遞和服務(wù)工作。
標(biāo)準是對重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定,標(biāo)準化工作的目的是通過制定、發(fā)布和實施標(biāo)準使同類事物達到統(tǒng)一,并獲得最佳秩序和綜合經(jīng)濟技術(shù)及社會效益。從這里可看出,標(biāo)準是組織產(chǎn)品生產(chǎn)、工程施工的依據(jù)。隨著標(biāo)準化事業(yè)的不斷發(fā)展,標(biāo)準在科研生產(chǎn)和經(jīng)營活動中所起的作用愈來愈明顯,因此標(biāo)準資料的管理越來越被人們所重視。人們普遍認為:標(biāo)準化工作是三分技術(shù),七分資料,可見標(biāo)準資料的重要性。一方面通過它人們可以觀察和了解到整個標(biāo)準化領(lǐng)域的信息和知識,為企業(yè)的標(biāo)準化工作提供必備條件;另一方面各級標(biāo)準每隔3~5年就要修訂或復(fù)審確認一次,若不及時掌握這些動態(tài),或隨時注意新的標(biāo)準信息的傳遞和交流,企業(yè)標(biāo)準化工作就會處于被動局面。因此,為了更好地為產(chǎn)品設(shè)計、工藝、制造、檢驗等各種技術(shù)工作服務(wù),提高工作效率,保證產(chǎn)品的質(zhì)量和為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策提供必備依據(jù),企業(yè)必須重視標(biāo)準資料的收集、整理、傳遞和服務(wù)工作�，F(xiàn)就上述工作談點個人的粗淺看法。
1 做好標(biāo)準資料的收集
標(biāo)準資料是一個統(tǒng)稱。它一般包括:標(biāo)準正文、標(biāo)準的制(修)定說明、標(biāo)準貫徹的宣講材料、標(biāo)準的出版發(fā)行和更改信息、標(biāo)準化期刊、標(biāo)準化的論文等。標(biāo)準資料的收集主要是對以上這些文獻的收集。但重點是收集標(biāo)準的正文和與其相關(guān)的配套標(biāo)準。收集的方法主要有外購、與有關(guān)單位進行交換、復(fù)制或向?qū)Ψ剿魅?以及通過標(biāo)準化信息網(wǎng)絡(luò)進行收集。收集的前提條件是:要及時掌握標(biāo)準的發(fā)布和更改等信息;經(jīng)常與國家及行業(yè)標(biāo)準發(fā)行部門、各地新華書店和各級標(biāo)準情報機構(gòu)取得聯(lián)系;確保收集、采購的標(biāo)準是最新有效版本。
標(biāo)準資料的收集要從行業(yè)和企業(yè)的實際出發(fā),并保證重點,既要收集國內(nèi)外先進的標(biāo)準資料,也要收集歷史資料,同時還要收集標(biāo)準發(fā)展的信息資料。在收集標(biāo)準資料的同時,要注意捕捉信息,利用信息。在知識經(jīng)濟時代,在瞬息萬變的市場經(jīng)濟中,要把信息擺到企業(yè)發(fā)展的大局中來。從標(biāo)準化的角度來說,就是使信息能確保企業(yè)具有極強的應(yīng)變能力,并能隨時作出正確的決策。這就要求我們勤于與各方面溝通,善于捕捉信息的源頭,然后通過各種手段獲取信息。
1.1 信息是提高企業(yè)效益的重要環(huán)節(jié)
通過對所掌握的大量標(biāo)準信息進行認真地分析和整理,汲取其中對本企業(yè)有用的信息,以此來調(diào)整企業(yè)的產(chǎn)品結(jié)構(gòu),開發(fā)新產(chǎn)品,擴大營銷市場,使信息變?yōu)樨敻?為企業(yè)增加效益。
1.2 信息是標(biāo)準化活動的基礎(chǔ)
企業(yè)標(biāo)準化工作主要是結(jié)合企業(yè)實際,貫徹實施各級各類標(biāo)準,制(修)定本企業(yè)標(biāo)準,在這些活動中,標(biāo)準信息始終是其工作的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)側(cè)重那些與產(chǎn)品標(biāo)準化密切相關(guān)的信息,并確保其及時性、真實性、典型性和連續(xù)的規(guī)律性。
2 標(biāo)準資料的管理
2.1 分類
根據(jù)行業(yè)特點和科研生產(chǎn)的需要,將標(biāo)準資料按級別、類別或?qū)I(yè)分類管理,并建卡、建賬、編目、上架,以利檢索查詢。隨著辦公設(shè)備的現(xiàn)代化,目前已有很多企業(yè)利用計算機輔助資料管理工作。當(dāng)企業(yè)采用計算機輔助資料管理時,應(yīng)盡量多輸入一些信息,比如標(biāo)準歷代替換的情況,標(biāo)準在企業(yè)貫徹的情況,標(biāo)準底圖狀況,標(biāo)準的歸口管理部門,標(biāo)準分發(fā)情況等等。這樣做不僅便于檢索和查詢,而且可以指導(dǎo)設(shè)計、制造、檢驗等部門正確貫徹和運用標(biāo)準,最大限度地發(fā)揮標(biāo)準在科研生產(chǎn)中的作用。
2.2 匯編
將同一專業(yè)、同一部門、同一場合使用的標(biāo)準或主體標(biāo)準與配套標(biāo)準匯編成冊,以方便有關(guān)部門和有關(guān)人員使用。
2.3 動態(tài)管理
對已被更改、代替與作廢的標(biāo)準,及時地做好相應(yīng)的處理工作,以防止“廢止”標(biāo)準在生產(chǎn)現(xiàn)場使用,保證生產(chǎn)現(xiàn)場所使用標(biāo)準的有效性。
3 標(biāo)準資料的傳遞和服務(wù)
標(biāo)準只有通過貫徹實施,才能使企業(yè)產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟效益和社會效益。因此,應(yīng)把收集整理過的標(biāo)準資料按類別及時傳遞給不同的使用對象,使他們盡快地了解和掌握標(biāo)準的內(nèi)容,以促進標(biāo)準早日地貫徹實施。為達此目的,標(biāo)準資料部門應(yīng)做好以下工作:
(1)建立有關(guān)標(biāo)準資料管理的規(guī)章制度,確保資料傳遞規(guī)范化、制度化,做到資料管理、借閱、查詢有章可循,有據(jù)可查。
(2)定期或不定期地發(fā)布資料信息通報,及時地將標(biāo)準資料收集整理的情況通報給有關(guān)部門和人員。
(3)定期印發(fā)標(biāo)準有效目錄,確保生產(chǎn)現(xiàn)場使用的標(biāo)準資料的現(xiàn)行有效性。
(4)大力宣傳標(biāo)準資料信息的作用和重要性,以提高全員的標(biāo)準化信息意識。大家知道,標(biāo)準資料信息的技術(shù)范疇很廣,只靠資料員去收集、整理是遠遠不夠的,因此必須動員設(shè)計、工藝、質(zhì)量、管理等方面的領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員共同參與才能做好標(biāo)準資料信息的收集工作,這樣收集到的標(biāo)準信息,能密切結(jié)合企業(yè)的實際,達到服務(wù)于企業(yè)的目的。
總之,通過上述工作,標(biāo)準資料管理部門才能為企業(yè)的科研、設(shè)計、生產(chǎn)及時提供先進實用的標(biāo)準資料,以提高產(chǎn)品的技術(shù)含量和產(chǎn)品在國內(nèi)外市場的競爭能力,使企業(yè)獲得明顯的經(jīng)濟技術(shù)和社會效益。
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