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ERP的成功要素-廣州Adar公司實(shí)施案例
管理有兩重屬性，即自然屬性和社會(huì)屬性。從自然屬性上來(lái)看，ERP應(yīng)該適合國(guó)內(nèi)企業(yè)，因?yàn)橹圃鞓I(yè)的生產(chǎn)過(guò)程是不分國(guó)界的，中國(guó)作為“世界工廠”，如果ERP的實(shí)施在國(guó)外會(huì)給制造業(yè)企業(yè)帶來(lái)管理和效率上的提升，那么在中國(guó)也應(yīng)該不會(huì)有水土不服的問(wèn)題。然而，在ERP引入中國(guó)后的近二十年里，據(jù)統(tǒng)計(jì)只有30%的企業(yè)成功應(yīng)用，其原因在于ERP還有另外一個(gè)社會(huì)屬性，ERP成功的應(yīng)用還與管理制度、企業(yè)文化、流程再造及管理創(chuàng)新等相關(guān)，而這些作為企業(yè)的“軟實(shí)力”屬性，才真正是ERP成功實(shí)施及應(yīng)用的保障。
一、ERP應(yīng)用與企業(yè)管理制度
案例：廣州Adar公司新產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)流程包括產(chǎn)品立項(xiàng)、研發(fā)設(shè)計(jì)等流程，如圖所示。
根據(jù)新產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)流程，在樣品制作及評(píng)審階段結(jié)束后，進(jìn)入小批機(jī)試制階段，計(jì)劃部將會(huì)在ERP系統(tǒng)中下達(dá)試制生產(chǎn)訂單，生產(chǎn)部則根據(jù)ERP系統(tǒng)中的訂單安排試制生產(chǎn)。公司遇到的問(wèn)題是計(jì)劃部經(jīng)常無(wú)法在ERP系統(tǒng)中下達(dá)試制生產(chǎn)訂單，原因是BOM維護(hù)人員還沒(méi)有在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建好新產(chǎn)品的BOM（Billof Material物料清單）。究其原因是新產(chǎn)品的某些新增零部件還沒(méi)有物料主數(shù)據(jù)，無(wú)法建立BOM。繼續(xù)向上追蹤問(wèn)題所在，結(jié)果多是主數(shù)據(jù)信息提供部門(mén)沒(méi)有及時(shí)提供相關(guān)信息，BOM維護(hù)人員無(wú)法在系統(tǒng)中建立新品BOM。
探討分析:在本案例中，Adar公司新產(chǎn)品試制不能順利進(jìn)行，屬于業(yè)務(wù)流程中新產(chǎn)品BOM創(chuàng)建流程的問(wèn)題。在ERP系統(tǒng)中，新增產(chǎn)品BOM時(shí)，必須先增加該產(chǎn)品BOM所包含的物料信息，即物料主數(shù)據(jù)。
物料主數(shù)據(jù)收集工作涉及到研發(fā)、采購(gòu)等多部門(mén)，而Adar公司新增物料主數(shù)據(jù)申請(qǐng)流程中數(shù)據(jù)收集責(zé)任不夠明確。根據(jù)ERP項(xiàng)目管理理論，ERP實(shí)施流程包括ERP實(shí)施項(xiàng)目準(zhǔn)備、企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)、系統(tǒng)上線試運(yùn)行和系統(tǒng)正式運(yùn)行幾個(gè)步驟。新品BOM的創(chuàng)建流程應(yīng)該在業(yè)務(wù)流程再造階段確定后，而不是在系統(tǒng)正式上線運(yùn)行發(fā)生此類(lèi)事件后，再來(lái)追究原因解決流程問(wèn)題。那么Adar公司為何發(fā)生這樣的事情呢？事實(shí)上，ERP項(xiàng)目實(shí)施因?yàn)楦鱾�(gè)企業(yè)千差萬(wàn)別，流程繁多，尤其是流程細(xì)節(jié)問(wèn)題，難以在業(yè)務(wù)流程再造階段確定所有流程細(xì)節(jié)，需要在后續(xù)的使用過(guò)程中不斷調(diào)整、修正和補(bǔ)充。完善后Adar公司主數(shù)據(jù)申請(qǐng)流程方案中數(shù)據(jù)收集責(zé)任如表1所示。
通過(guò)完善新增物料BOM流程中主數(shù)據(jù)收集責(zé)任問(wèn)題，Adar公司再?zèng)]有發(fā)生過(guò)類(lèi)似事件了。
管理思想：完善的企業(yè)管理制度和積極的企業(yè)文化是ERP應(yīng)用的保障。企業(yè)應(yīng)用ERP就是把先進(jìn)的管理思想和業(yè)務(wù)模式固化到ERP系統(tǒng)中，然后應(yīng)用到企業(yè)中。在企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)的初期，需要完善和規(guī)范的制度來(lái)保障ERP有效的應(yīng)用，而在后期應(yīng)用階段，企業(yè)主要的業(yè)務(wù)流程和制度已經(jīng)和ERP有效結(jié)合，細(xì)節(jié)業(yè)務(wù)流程的完善則需要企業(yè)文化來(lái)保障。因此Adar公司解決問(wèn)題的根本之處是首先完善企業(yè)管理制度，然后進(jìn)一步建立積極的企業(yè)文化，讓員工積極主動(dòng)地思考管理中遇到的難題，而不是相互推諉。
二、ERP應(yīng)用與企業(yè)管理創(chuàng)新案例：Adar公司成品流水線上最后一道工藝——成品包裝，因?yàn)槿鄙?個(gè)包裝紙箱，導(dǎo)致部分成品無(wú)法包裝入庫(kù)。因計(jì)劃員下發(fā)任務(wù)單時(shí)并沒(méi)有發(fā)現(xiàn)紙箱缺料，查詢(xún)ERP系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)2個(gè)成品包裝紙箱不久前被研發(fā)部門(mén)樣品制作領(lǐng)用。經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)，研發(fā)部門(mén)歸還2個(gè)紙箱以保證成品的包裝入庫(kù)，以免延誤發(fā)貨時(shí)間。
探討分析：本案例中，經(jīng)分析
后發(fā)現(xiàn)紙箱被領(lǐng)走的原因是在Adar公司紙箱是一般零部件,研發(fā)部門(mén)領(lǐng)用一般零部件，經(jīng)研發(fā)部門(mén)主管審批即可憑領(lǐng)料單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取，只有產(chǎn)品關(guān)鍵零部件，需經(jīng)生產(chǎn)部門(mén)主管審查后才可以領(lǐng)料，以免影響生產(chǎn)計(jì)劃。
盡管研發(fā)部門(mén)歸還2個(gè)紙箱后并
沒(méi)有影響客戶(hù)發(fā)貨，但影響了研發(fā)部門(mén)的樣品制作。經(jīng)過(guò)和公司管理層并結(jié)合ERP系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程會(huì)診探討后，提出兩種解決方案：一是將研發(fā)部門(mén)用于樣品制作的物料單獨(dú)采購(gòu)入庫(kù)，并與生產(chǎn)用料分開(kāi)管理；另外一種方案是樣品制作同樣通過(guò)ERP系統(tǒng)的訂單管理進(jìn)行管理，走正規(guī)的訂單管理流程。通過(guò)比較兩種方案的優(yōu)劣，我們選用第一種方案。因?yàn)榈诙N方案對(duì)于有些不會(huì)進(jìn)入后續(xù)階段的樣機(jī)同樣需要維護(hù)很多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如銷(xiāo)售視圖、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)視圖數(shù)據(jù)等，增加數(shù)據(jù)管理成本。
在后續(xù)的使用過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)啟用
ERP系統(tǒng)的“預(yù)留”機(jī)制對(duì)樣品制作、維修等用料進(jìn)行管理比單獨(dú)采購(gòu)管理更加有效，成本更小。辦法是研發(fā)部門(mén)、售后部門(mén)對(duì)所需物料進(jìn)行用料申請(qǐng)，ERP系統(tǒng)運(yùn)行物料需求后統(tǒng)一采購(gòu)入庫(kù)，然后由物料計(jì)劃部門(mén)對(duì)這些物料進(jìn)行“預(yù)留”管理。經(jīng)過(guò)流程優(yōu)化后Adar公司再?zèng)]有發(fā)生過(guò)此類(lèi)缺料事件，達(dá)到預(yù)期效果。
管理思想：通用ERP產(chǎn)品管理
與企業(yè)個(gè)性化管理是普遍存在的矛盾，如果矛盾處理不好，ERP的成功應(yīng)用可能功虧一簣，導(dǎo)致失敗。根據(jù)SAP公司的統(tǒng)計(jì)，通用ERP產(chǎn)品中標(biāo)準(zhǔn)化的流程只能滿(mǎn)足客戶(hù)60%的需求,其余40%的需求都是個(gè)性化的。因此要求企業(yè)管理層必須清楚ERP實(shí)施應(yīng)用不是相互模仿，以統(tǒng)一的模式應(yīng)用，它允許企業(yè)發(fā)揮個(gè)性化管理，且能夠使管理更為有效。
變革是企業(yè)管理不變的真理，精細(xì)化管理和ERP結(jié)合能夠更加高效發(fā)揮ERP的管理能力，細(xì)微之處的變通往往能夠解決企業(yè)管理的頑疾。
三、ERP應(yīng)用與BPR案例：Adar公司ERP正式運(yùn)行一年后，中轉(zhuǎn)倉(cāng)庫(kù)出現(xiàn)60多萬(wàn)元的庫(kù)存無(wú)法過(guò)賬的情況。Adar公司作為集團(tuán)公司的獨(dú)立核算事業(yè)部，除了部分對(duì)外銷(xiāo)售訂單外，90%的產(chǎn)品是為集團(tuán)公司配套生產(chǎn)的。Adar公司與集團(tuán)公司的成品供應(yīng)及財(cái)務(wù)結(jié)算流程如下：1．集團(tuán)公司下達(dá)采購(gòu)訂單，Adar公司根據(jù)集團(tuán)采購(gòu)訂單安排生產(chǎn)，完工后入成品庫(kù)；
2．成品庫(kù)保管員根據(jù)采購(gòu)訂單
交貨日期，組織監(jiān)督成品送貨，ERP系統(tǒng)從成品庫(kù)移至虛擬的中轉(zhuǎn)倉(cāng)庫(kù)并打印移庫(kù)單，由送貨人員確認(rèn)；
3．送貨人員追蹤集團(tuán)公司的入
庫(kù)單，成品保管員核對(duì)移庫(kù)單及入庫(kù)單后交Adar公司財(cái)務(wù)；
4．財(cái)務(wù)根據(jù)入庫(kù)單建立銷(xiāo)售訂
單，從中轉(zhuǎn)倉(cāng)庫(kù)過(guò)賬后開(kāi)銷(xiāo)售發(fā)票，形成應(yīng)收帳款。
理論上成品供應(yīng)及財(cái)務(wù)結(jié)算流程
是一個(gè)完善的業(yè)務(wù)流程，但在實(shí)際操作上存在較大的難度及弊端，主要原因如下：1．集團(tuán)公司每天的采購(gòu)量較大，采購(gòu)訂單的種類(lèi)和批次有100個(gè)以上，并且有時(shí)需要變動(dòng)調(diào)整，調(diào)整后保管員保管的采購(gòu)訂單往往不是最新版本的，從而導(dǎo)致采購(gòu)訂單與移庫(kù)單不一致情況的發(fā)生。
2．移庫(kù)單與采購(gòu)訂單不一致，
導(dǎo)致移庫(kù)單與集團(tuán)公司入庫(kù)單難以對(duì)應(yīng)；另外由于運(yùn)輸距離等因素，集團(tuán)公司的入庫(kù)單有時(shí)不能及時(shí)返回Adar公司，尤其出現(xiàn)不良品扣除及缺數(shù)的情況，對(duì)應(yīng)難度更大。
3．當(dāng)成品倉(cāng)庫(kù)賬面數(shù)據(jù)不準(zhǔn)時(shí)，方，BPR是有效解決這些矛盾的管理思想；ERP包含很多已經(jīng)證明是成功的管理思想和業(yè)務(wù)流程，不同公司使用時(shí)需要結(jié)合具體情況應(yīng)用，但是企業(yè)必須是在充分了解ERP的基礎(chǔ)上來(lái)做個(gè)性化的應(yīng)用，如果改變經(jīng)過(guò)多數(shù)企業(yè)實(shí)踐證明是成功的管理功能，這樣只會(huì)限制ERP的應(yīng)用，作繭自縛。
ERP不是在成功實(shí)施后就可以一勞永逸給企業(yè)帶來(lái)效益、效率的提升，而是需要在后續(xù)的使用過(guò)程中，不斷地優(yōu)化完善。良好的制度、高效的流程和ERP的有效運(yùn)用是保障公司高效率的關(guān)鍵，良好的制度靠有效的績(jī)效考核，能夠激發(fā)企業(yè)人員的工作熱情；持續(xù)的流程再造是提高流程效率和減少作業(yè)程序的有效手段；ERP是平臺(tái)，是工具，三者有機(jī)結(jié)合才能夠讓平凡公司創(chuàng)造不平凡業(yè)績(jī)。■作者單位廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院保管員有時(shí)直接移庫(kù)至中轉(zhuǎn)庫(kù)以求賬面的一致。因?yàn)樯鲜鲈蜃罱K導(dǎo)致中轉(zhuǎn)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存積壓，日積月累出現(xiàn)60多萬(wàn)元的虧損，集團(tuán)公司也提供不了更多的入庫(kù)單給Adar公司過(guò)賬開(kāi)票。
探討分析：Adar
公司業(yè)務(wù)流程中的各實(shí)體要素功能，總結(jié)如表2：根據(jù)表2各實(shí)體的功能，可以發(fā)現(xiàn)采購(gòu)訂單是公司生產(chǎn)、發(fā)貨與入中轉(zhuǎn)庫(kù)的依據(jù)，因此建立以集團(tuán)公司采購(gòu)訂單為中心的管理體系,理所當(dāng)然地成為Adar公司整個(gè)物流管理的解決方案，但是這種解決方案曲解了ERP核心管理思想，即銷(xiāo)售訂單驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)、銷(xiāo)售訂單驅(qū)動(dòng)采購(gòu)的管理思想，所以導(dǎo)致集團(tuán)公司的購(gòu)、退都不能通過(guò)ERP得到很好的跟蹤，因此建立標(biāo)準(zhǔn)的銷(xiāo)售訂單管理功能是解決壞賬的關(guān)鍵。
完善后的成品供應(yīng)及財(cái)務(wù)結(jié)算流
程如下：
1．根據(jù)集團(tuán)公司采購(gòu)訂單，Adar公司銷(xiāo)售部門(mén)建立相應(yīng)銷(xiāo)售訂單（附采購(gòu)訂單號(hào)），通過(guò)銷(xiāo)售訂單運(yùn)行生產(chǎn)訂單及采購(gòu)訂單；
2．Adar公司生產(chǎn)完成后，物流
部根據(jù)ERP系統(tǒng)中的未清銷(xiāo)售訂單清單發(fā)貨并出具交貨單（附采購(gòu)訂單號(hào)），并跟蹤集團(tuán)公司入庫(kù)單（附采購(gòu)訂單號(hào)）；
3．將對(duì)應(yīng)的交貨單、入庫(kù)單交
財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)維護(hù)結(jié)算價(jià)后開(kāi)具發(fā)票，進(jìn)入應(yīng)收帳款。
在通用ERP系統(tǒng)中，銷(xiāo)售訂單都具有很強(qiáng)的跟蹤功能，如能夠跟蹤未清銷(xiāo)售訂單、財(cái)務(wù)未開(kāi)票銷(xiāo)售訂單、退換貨銷(xiāo)售訂單等信息。Adar公司啟用標(biāo)準(zhǔn)的銷(xiāo)售訂單管理功能，取消中轉(zhuǎn)庫(kù)后，使中高層領(lǐng)導(dǎo)從關(guān)注生產(chǎn)訂單完成情況，改變?yōu)殛P(guān)注銷(xiāo)售訂單交付情況，提高產(chǎn)品質(zhì)量，避免退換貨情況的發(fā)生，提高了公司的管理質(zhì)量。
管理思想：企業(yè)原流程如何與包含先進(jìn)管理思想的ERP系統(tǒng)匹配；
ERP包含的先進(jìn)管理思想在企業(yè)中如何應(yīng)用都是企業(yè)成功應(yīng)用ERP需要認(rèn)真思考的問(wèn)題。企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)處理能力、信息獲取能力及決策分析能力都得到提升，原有的組織架構(gòu)和流程必然有不適應(yīng)的地·點(diǎn)滴·帕金森定律一個(gè)不稱(chēng)職的領(lǐng)導(dǎo)，可能有三條出路，第一是申請(qǐng)降職，把位子讓給能干的人；
第二是讓一位能干的人來(lái)協(xié)助自己工作；第三是任用兩個(gè)水平比自己更低的人當(dāng)助手。這第一條路是萬(wàn)萬(wàn)走不得的，因?yàn)槟菢訒?huì)喪失許多權(quán)利；第二條路也不能走，因?yàn)槟莻�(gè)能干的人會(huì)成為自己的對(duì)手；看來(lái)只有第三條路最適宜。于是，兩個(gè)平庸的助手分擔(dān)了領(lǐng)導(dǎo)的工作，領(lǐng)導(dǎo)自己則高高在上發(fā)號(hào)施令，他們不會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)利構(gòu)成威脅。兩個(gè)助手既然無(wú)能，他們就上行下效，再為自己找兩個(gè)更加無(wú)能的助手。如此類(lèi)推，就形成了一個(gè)機(jī)構(gòu)臃腫，人浮于事，相互扯皮，效率低下的領(lǐng)導(dǎo)體系。
這便是英國(guó)著名歷史學(xué)家諾斯古德·帕金森通過(guò)長(zhǎng)期調(diào)查研究，在其所著的《帕金森定律》一書(shū)中所闡述的機(jī)構(gòu)人員膨脹的原因及后果。
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