對(duì)高校圖書(shū)館期刊管理的思考
摘 要: 期刊是高校圖書(shū)館館藏資源的重要組成部分,按時(shí)限分為現(xiàn)刊和過(guò)刊。期刊的管理不同于圖書(shū),其各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系更為緊密,適宜統(tǒng)一管理。做好期刊現(xiàn)代化管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)是實(shí)現(xiàn)期刊價(jià)值的前提。
關(guān)鍵詞: 高校圖書(shū)館 期刊 組織管理
期刊作為一種連續(xù)出版物,是高校圖書(shū)館館藏資源的重要組成部分。因其具有出版周期短、內(nèi)容廣泛新穎、閱讀方便等特點(diǎn),備受讀者歡迎。在高校圖書(shū)館,期刊管理工作與圖書(shū)相比其各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系更為緊密。從現(xiàn)刊的采訪、訂購(gòu)、分編、典藏驗(yàn)收到過(guò)刊的下架裝訂、驗(yàn)收、分編、典藏、賬目管理等各個(gè)環(huán)節(jié)不可分割,彼此之間相互影響和制約,適宜統(tǒng)一組織管理。這樣不僅有利于各道工序的協(xié)調(diào)及互補(bǔ),而且避免了各部門(mén)間出現(xiàn)的相互推諉、制約等不良現(xiàn)象,減少誤差和人力的重復(fù)浪費(fèi)。因此,做好期刊現(xiàn)代化管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)是實(shí)現(xiàn)期刊價(jià)值的前提。
期刊的管理工作具體來(lái)說(shuō),主要有現(xiàn)刊、過(guò)刊兩方面的內(nèi)容。
一、現(xiàn)刊
現(xiàn)刊指在訂期內(nèi)的期刊。管理內(nèi)容主要有:期刊的采購(gòu)和利用期刊的集成管理系統(tǒng)完成期刊的現(xiàn)代化管理(預(yù)訂、分編、典藏、訂單驗(yàn)收、催缺、下架裝訂等)。
1.現(xiàn)刊的采購(gòu)
這是期刊管理關(guān)鍵的第一步。期刊的采訪訂購(gòu)工作從表面上看時(shí)間短、時(shí)效性強(qiáng),其實(shí)很多工作在日常工作中要提前準(zhǔn)備。
通過(guò)充分調(diào)研,積累采訪信息。為使館藏期刊最大限度地滿足學(xué)院的教學(xué)科研及學(xué)生自主學(xué)習(xí)的文獻(xiàn)資料需求,首先要了解本館館藏、經(jīng)費(fèi)及完成任務(wù)和目標(biāo)所需的.期刊;其次要了解學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃,對(duì)新增或停辦的專(zhuān)業(yè)及學(xué)科的變化等情況做到心中有數(shù),同時(shí)對(duì)各學(xué)科專(zhuān)業(yè)的設(shè)置、課程安排、教師的科研情況也要及時(shí)調(diào)研。再次,要通過(guò)不同形式收集學(xué)生讀者的期刊利用情況及其對(duì)館藏期刊的意見(jiàn)和建議。因?yàn)?那些經(jīng)常利用館藏期刊的大學(xué)生,對(duì)館藏期刊結(jié)構(gòu)能作出自己的評(píng)價(jià),這些基本上反映了在校學(xué)生的需求。另外,對(duì)期刊本身的變化情況的掌握也是調(diào)研內(nèi)容的一部分,近年來(lái)期刊的變化比較頻繁,不論哪些變化,都會(huì)影響其管理及利用。通過(guò)了解其變化情況確定是否續(xù)訂。
期刊的訂購(gòu):根據(jù)學(xué)校教學(xué)科研的需要,結(jié)合平時(shí)積累的采訪信息和圖書(shū)館期刊的購(gòu)置經(jīng)費(fèi),從實(shí)際出發(fā),確定期刊的采集規(guī)模,制定訂購(gòu)計(jì)劃。我館對(duì)期刊的采集,要求全面布局、重點(diǎn)建設(shè)、教研優(yōu)先、專(zhuān)業(yè)為主。另外,為確定合理的采購(gòu)比例,對(duì)期刊載體的多樣化的特點(diǎn)也要認(rèn)真考慮分析,使不同存貯載體的期刊資源得到合理配置,以最大限度地滿足讀者不同層次、不同專(zhuān)業(yè)的用刊需求。
2.現(xiàn)刊的現(xiàn)代化管理
(1)期刊預(yù)訂
這是期刊現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。具體來(lái)說(shuō)就是將訂購(gòu)的期刊計(jì)劃,通過(guò)集成管理系統(tǒng)采用年度續(xù)訂的方式完成。這樣既節(jié)省時(shí)間,又節(jié)省人力。但是,要十分注意那些停訂、增訂及信息有變化的期刊,這些要素的變化,不僅直接影響到期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量,而且影響和制約著期刊管理的后續(xù)工作。所以,要及時(shí)完善期刊的預(yù)訂信息,要將相應(yīng)的變化及時(shí)體現(xiàn)在對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)的各字段中。
(2)期刊的分類(lèi)、著錄
期刊分類(lèi),是按其內(nèi)容所屬的學(xué)科門(mén)類(lèi)歸到相應(yīng)類(lèi)目,這是對(duì)期刊進(jìn)行科學(xué)管理以保證查全率,降低漏檢率的必要步驟。每種期刊都由多個(gè)作者的多篇文章組成,對(duì)它進(jìn)行分類(lèi)雖然不能向讀者揭示某刊某篇文章的具體內(nèi)容,但它可以滿足讀者對(duì)某學(xué)科的族性檢索的需要。因此期刊分類(lèi)不是可有可無(wú)的問(wèn)題,而是必須做的。
期刊著錄:期刊著錄不像圖書(shū)著錄那樣一次完成,它除了對(duì)期刊的實(shí)體形態(tài)進(jìn)行客觀描述外,還需要根據(jù)實(shí)際到館期刊的具體情況,不斷地補(bǔ)充后序變化,即期刊的各著錄項(xiàng)必須跟隨期刊的變化而不斷地進(jìn)行補(bǔ)充和更新,因?yàn)槿魏巫兓囊乇仨氃谙鄳?yīng)的字段上反映出來(lái)。如期刊的更名,就需要建立一條新記錄,且要在新舊兩條記錄中相關(guān)字段進(jìn)行連接。它關(guān)系到期刊的上架、排架、下架裝訂處理及讀者使用等環(huán)節(jié)。