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對(duì)高校圖書(shū)館期刊管理的思考
摘 要: 期刊是高校圖書(shū)館館藏資源的重要組成部分,按時(shí)限分為現(xiàn)刊和過(guò)刊。期刊的管理不同于圖書(shū),其各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系更為緊密,適宜統(tǒng)一管理。做好期刊現(xiàn)代化管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)是實(shí)現(xiàn)期刊價(jià)值的前提。
關(guān)鍵詞: 高校圖書(shū)館 期刊 組織管理
期刊作為一種連續(xù)出版物,是高校圖書(shū)館館藏資源的重要組成部分。因其具有出版周期短、內(nèi)容廣泛新穎、閱讀方便等特點(diǎn),備受讀者歡迎。在高校圖書(shū)館,期刊管理工作與圖書(shū)相比其各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系更為緊密。從現(xiàn)刊的采訪、訂購(gòu)、分編、典藏驗(yàn)收到過(guò)刊的下架裝訂、驗(yàn)收、分編、典藏、賬目管理等各個(gè)環(huán)節(jié)不可分割,彼此之間相互影響和制約,適宜統(tǒng)一組織管理。這樣不僅有利于各道工序的協(xié)調(diào)及互補(bǔ),而且避免了各部門(mén)間出現(xiàn)的相互推諉、制約等不良現(xiàn)象,減少誤差和人力的重復(fù)浪費(fèi)。因此,做好期刊現(xiàn)代化管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)是實(shí)現(xiàn)期刊價(jià)值的前提。
期刊的管理工作具體來(lái)說(shuō),主要有現(xiàn)刊、過(guò)刊兩方面的內(nèi)容。
一、現(xiàn)刊
現(xiàn)刊指在訂期內(nèi)的期刊。管理內(nèi)容主要有:期刊的采購(gòu)和利用期刊的集成管理系統(tǒng)完成期刊的現(xiàn)代化管理(預(yù)訂、分編、典藏、訂單驗(yàn)收、催缺、下架裝訂等)。
1.現(xiàn)刊的采購(gòu)
這是期刊管理關(guān)鍵的第一步。期刊的采訪訂購(gòu)工作從表面上看時(shí)間短、時(shí)效性強(qiáng),其實(shí)很多工作在日常工作中要提前準(zhǔn)備。
通過(guò)充分調(diào)研,積累采訪信息。為使館藏期刊最大限度地滿(mǎn)足學(xué)院的教學(xué)科研及學(xué)生自主學(xué)習(xí)的文獻(xiàn)資料需求,首先要了解本館館藏、經(jīng)費(fèi)及完成任務(wù)和目標(biāo)所需的期刊;其次要了解學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃,對(duì)新增或停辦的專(zhuān)業(yè)及學(xué)科的變化等情況做到心中有數(shù),同時(shí)對(duì)各學(xué)科專(zhuān)業(yè)的設(shè)置、課程安排、教師的科研情況也要及時(shí)調(diào)研。再次,要通過(guò)不同形式收集學(xué)生讀者的期刊利用情況及其對(duì)館藏期刊的意見(jiàn)和建議。因?yàn)?那些經(jīng)常利用館藏期刊的大學(xué)生,對(duì)館藏期刊結(jié)構(gòu)能作出自己的評(píng)價(jià),這些基本上反映了在校學(xué)生的需求。另外,對(duì)期刊本身的變化情況的掌握也是調(diào)研內(nèi)容的一部分,近年來(lái)期刊的變化比較頻繁,不論哪些變化,都會(huì)影響其管理及利用。通過(guò)了解其變化情況確定是否續(xù)訂。
期刊的訂購(gòu):根據(jù)學(xué)校教學(xué)科研的需要,結(jié)合平時(shí)積累的采訪信息和圖書(shū)館期刊的購(gòu)置經(jīng)費(fèi),從實(shí)際出發(fā),確定期刊的采集規(guī)模,制定訂購(gòu)計(jì)劃。我館對(duì)期刊的采集,要求全面布局、重點(diǎn)建設(shè)、教研優(yōu)先、專(zhuān)業(yè)為主。另外,為確定合理的采購(gòu)比例,對(duì)期刊載體的多樣化的特點(diǎn)也要認(rèn)真考慮分析,使不同存貯載體的期刊資源得到合理配置,以最大限度地滿(mǎn)足讀者不同層次、不同專(zhuān)業(yè)的用刊需求。
2.現(xiàn)刊的現(xiàn)代化管理
(1)期刊預(yù)訂
這是期刊現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。具體來(lái)說(shuō)就是將訂購(gòu)的期刊計(jì)劃,通過(guò)集成管理系統(tǒng)采用年度續(xù)訂的方式完成。這樣既節(jié)省時(shí)間,又節(jié)省人力。但是,要十分注意那些停訂、增訂及信息有變化的期刊,這些要素的變化,不僅直接影響到期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量,而且影響和制約著期刊管理的后續(xù)工作。所以,要及時(shí)完善期刊的預(yù)訂信息,要將相應(yīng)的變化及時(shí)體現(xiàn)在對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)的各字段中。
(2)期刊的分類(lèi)、著錄
期刊分類(lèi),是按其內(nèi)容所屬的學(xué)科門(mén)類(lèi)歸到相應(yīng)類(lèi)目,這是對(duì)期刊進(jìn)行科學(xué)管理以保證查全率,降低漏檢率的必要步驟。每種期刊都由多個(gè)作者的多篇文章組成,對(duì)它進(jìn)行分類(lèi)雖然不能向讀者揭示某刊某篇文章的具體內(nèi)容,但它可以滿(mǎn)足讀者對(duì)某學(xué)科的族性檢索的需要。因此期刊分類(lèi)不是可有可無(wú)的問(wèn)題,而是必須做的。
期刊著錄:期刊著錄不像圖書(shū)著錄那樣一次完成,它除了對(duì)期刊的實(shí)體形態(tài)進(jìn)行客觀描述外,還需要根據(jù)實(shí)際到館期刊的具體情況,不斷地補(bǔ)充后序變化,即期刊的各著錄項(xiàng)必須跟隨期刊的變化而不斷地進(jìn)行補(bǔ)充和更新,因?yàn)槿魏巫兓囊乇仨氃谙鄳?yīng)的字段上反映出來(lái)。如期刊的更名,就需要建立一條新記錄,且要在新舊兩條記錄中相關(guān)字段進(jìn)行連接。它關(guān)系到期刊的上架、排架、下架裝訂處理及讀者使用等環(huán)節(jié)。
(3)期刊排架
期刊排架也是多年來(lái)期刊管理工作者探討的焦點(diǎn)問(wèn)題之一,但由于期刊本身的特性及各館的具體情況不同,至今仍然沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。不同的圖書(shū)館面對(duì)的讀者對(duì)象不同,其規(guī)模結(jié)構(gòu)、閱覽環(huán)境也不盡相同,這些都影響到期刊的布局。所以,使用哪種排架方式,就應(yīng)因地制宜。我館期刊排架按學(xué)科進(jìn)行,將同一學(xué)科的相關(guān)期刊集中管理。先根據(jù)所屬各學(xué)科期刊數(shù)量確定刊架數(shù)量,再依據(jù)讀者的需求結(jié)合實(shí)際閱覽布局,確定其所屬區(qū)域的詳細(xì)架位。我館的這種排架方式不僅能最大限度地滿(mǎn)足讀者使用,而且非常利于館員對(duì)所負(fù)責(zé)學(xué)科期刊的全面了解,以提供更深層次的服務(wù)。
(4)現(xiàn)刊驗(yàn)收
現(xiàn)刊驗(yàn)收,既能為采購(gòu)提供數(shù)據(jù)查詢(xún),又能為讀者了解圖書(shū)館年度期刊目錄提供準(zhǔn)確的信息,也是現(xiàn)刊下架裝訂工作不可缺少前期準(zhǔn)備�，F(xiàn)刊驗(yàn)收,不同館要求不同,我館現(xiàn)刊驗(yàn)收有兩個(gè)內(nèi)容:一是驗(yàn)收期刊的加工(加磁條、貼書(shū)標(biāo)及加蓋館藏章)情況,這部分工作是由投遞單位來(lái)完成的,對(duì)有加工質(zhì)量問(wèn)題的,要及時(shí)反饋;二是驗(yàn)收期刊的到館情況,不僅要如實(shí)記錄期刊的到館情況,對(duì)于期刊自身某些信息的變化,及時(shí)修改,以完善書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù),便于后續(xù)工作的正常開(kāi)展。
(5)催缺
期刊短期是普遍存在的問(wèn)題,這項(xiàng)工作的完成程度能體現(xiàn)出該館或其館員的責(zé)任心和管理水平。期刊訂購(gòu)后的到館情況不同于圖書(shū)。圖書(shū)一旦訂購(gòu),集中到館,而期刊是隨著時(shí)間的推移及出版情況,陸續(xù)到館。通過(guò)期刊的催缺模塊定期地檢索期刊的到館情況,將未按時(shí)到館的期刊及時(shí)反饋,以便盡快地補(bǔ)充缺期的期刊。這道工序不但保證了館內(nèi)財(cái)產(chǎn)不受損失,而且減少了影響讀者利用期刊的因素。
二、過(guò)刊
過(guò)刊指的是前一年的期刊。過(guò)刊管理工作主要內(nèi)容有下架裝訂、裝訂本的驗(yàn)收、分類(lèi)編目、典藏、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)等。
1.下架裝訂
期刊的下架裝訂是一項(xiàng)很細(xì)致的工作。因期刊的連續(xù)性,現(xiàn)刊室陳列的期刊一般情況一年后就要下架,為下一年的期刊到館留位。下架裝訂不僅要求期刊實(shí)體下架整理,其相應(yīng)的數(shù)據(jù)也要按實(shí)際逐一完成,要保證裝訂數(shù)據(jù)與實(shí)體裝訂情況一致。此工序不僅能準(zhǔn)確反映期刊的在館狀態(tài),而且能為下一步的裝訂本的驗(yàn)收工作、財(cái)產(chǎn)登記、合訂本的相關(guān)數(shù)據(jù)管理等打下良好的基礎(chǔ)。
2.裝訂本驗(yàn)收
具體工作有兩方面,一是驗(yàn)收加工質(zhì)量,期刊的裝訂由承包商按裝訂協(xié)議來(lái)完成,通過(guò)驗(yàn)收,可發(fā)現(xiàn)期刊的裝訂及加工情況是否符合館內(nèi)要求,不符合要求的要嚴(yán)格按裝訂合同條款實(shí)施;二是將裝訂好的合訂本在系統(tǒng)的裝訂本驗(yàn)收模塊處理,若有數(shù)據(jù)與實(shí)際不符的要及時(shí)調(diào)整,以確保合訂本與數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)。要按實(shí)際入庫(kù)的合訂本修改那些不一致的裝訂數(shù)據(jù)。通過(guò)此工序,完成期刊在數(shù)據(jù)庫(kù)中的狀態(tài)轉(zhuǎn)變,由在裝訂轉(zhuǎn)化成合訂本。
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本文選自yjbys原創(chuàng)論文網(wǎng)代寫(xiě)畢業(yè)論文【對(duì)高校圖書(shū)館期刊管理的思考】相關(guān)文章：
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