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基于精細(xì)化治理思想的題目治理系統(tǒng)設(shè)計
摘 要:針對某大型網(wǎng)絡(luò)平臺開發(fā)過程中出現(xiàn)大量題目,影響項目進(jìn)度的情況,以精細(xì)化治理的思想來設(shè)計出一套題目治理系統(tǒng),對題目進(jìn)行記錄,分配,核查,評定,驗收等,大大減少了治理中的混亂情況,實現(xiàn)了計劃治理,時間治理,績效治理,流程治理,本錢治理,發(fā)展治理等全面的治理系統(tǒng)。關(guān)鍵詞:精細(xì)化治理;題目治理系統(tǒng);治理信息系統(tǒng)
1 系統(tǒng)開發(fā)背景
某公司是屬于異地辦公形式,銷售客戶部分在北京,技術(shù)部在桂林分公司,協(xié)作進(jìn)行一個大型的綜合性網(wǎng)絡(luò)平臺的開發(fā),該平臺在開發(fā)過程中有個比較特殊的情況是,所有需求都是總公司逐步設(shè)計完善出來的,一邊開發(fā)一邊修改的過程,所以整個開發(fā)過程,需要北京公司的市場和規(guī)劃職員和桂林的技術(shù)開發(fā)職員密切的高頻率的交流,同時,由于該項目是個很龐大的門戶網(wǎng)站,包含幾十個子網(wǎng)站和獨(dú)立的小系統(tǒng),在研發(fā)過程中,舊的題目還沒有解決的時候,又出現(xiàn)了新的題目,新的題目在解決的過程中又出現(xiàn)更新的題目。盡管公司從各個方面進(jìn)行了強(qiáng)化治理,但由于龐大的系統(tǒng)和有限的人力,總是不能很好的解決。
對此筆者通過精細(xì)化治理的思想來設(shè)計一套適用于當(dāng)前這種情況的題目治理系統(tǒng)。隨著在開發(fā)應(yīng)用完善的過程中,筆者發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)大大的減少了題目治理中的各種不足和低效率的情況,提升了項目開發(fā)速度,同時對于精細(xì)化治理思想的細(xì)致應(yīng)用,使得該系統(tǒng)逐步拓展成為一個頗具規(guī)模的大型IT公司應(yīng)用的大型平臺。
2 基本設(shè)計需求和開發(fā)步驟
北京實創(chuàng)信通公司自從其2007年景立以來,就接受總公司委托,一直致力于面向上地信息產(chǎn)業(yè)基地和創(chuàng)新園等幾個高科技園區(qū)的綜合產(chǎn)業(yè)服務(wù)平臺的建設(shè)。由于該公司采取市場部在北京,技術(shù)部在廣西桂林分公司,兩邊協(xié)同開發(fā)的模式,因而在市場和技術(shù)以及技術(shù)開發(fā)本身對需求的實現(xiàn)程度等多個方面出現(xiàn)題目,尤其是大型平臺的開發(fā)過程中,出現(xiàn)了各類題目,數(shù)目和種類繁多,因此,公司很有必要設(shè)計并開發(fā)一套專門針對此題目及任務(wù)治理的系統(tǒng),利用信息化治理的手段嘗試解決這個題目。
該系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計經(jīng)歷了4個步驟,第一,分析實創(chuàng)公司當(dāng)前項目開發(fā)過程中對于各類題目處理的方法和措施以及其他相應(yīng)題目,第二,針對現(xiàn)狀設(shè)計題目治理系統(tǒng)的需求分析。第三,設(shè)計題目治理系統(tǒng)的具體功能和表現(xiàn)形式。第四,根據(jù)具體應(yīng)用情況設(shè)計相應(yīng)的參數(shù)指標(biāo)和內(nèi)部績效治理體系。
利用內(nèi)部治理系統(tǒng)以科技驅(qū)動型實現(xiàn)本錢治理的發(fā)展步驟:
第一步:題目治理。
包括題目的提出,備案,題目的分配,題目的確認(rèn),題目的限時解決,題目的評論和交流,題目解決結(jié)果的提交,題目的驗收,驗收失敗的流轉(zhuǎn),題目類型的統(tǒng)計,解決題目花費(fèi)的時間,責(zé)任人完成情況評價等功能�？梢詫崿F(xiàn)對于公司所有題目的精細(xì)化治理
第二步:計劃治理。
包括計劃的制定,整合、修改、流轉(zhuǎn)、批注到確認(rèn)和發(fā)布,分配,確認(rèn),自動統(tǒng)計和總結(jié)全程在線流程,可以大大節(jié)省計劃階段的耗費(fèi)時間,節(jié)約本錢
第三步:流程治理。
包括對項目實施流程的多元化定制以及流程固化,對于控制點的驗收和對整個項目的進(jìn)度把控等功能,可以避免對于流程的執(zhí)行經(jīng)常出現(xiàn)題目的情況等
第四步:本錢治理。
包括公司日報,周、日工作時間統(tǒng)計查詢,周、日本錢自動核算查詢,項目日本錢核算查詢,項目本錢自動預(yù)警,項目本錢效益自動計算查詢,項目本錢***度查詢,個人任務(wù)本錢查詢,公司周度月度本錢報表自動天生等功能,可以全盤清楚化把握公司的全部環(huán)節(jié)的本錢。
第五步:績效治理。
包括個人具體工作及耗費(fèi)時間列表,請假治理,會議治理,身份治理(專職,兼職,臨時等),個人超時任務(wù)及提前完成任務(wù)自動統(tǒng)計,個人績效分自動統(tǒng)計等功能,可以清楚有依據(jù)的評估出員工的價值度以便真正在保證公司效益的基礎(chǔ)上,根據(jù)個人所產(chǎn)生的價值落實對個人的激勵,產(chǎn)生促進(jìn)作用。
第六步:發(fā)展治理。
建立起完善的項目效率庫,記錄公司已有項目所有步驟和功能環(huán)節(jié)所耗費(fèi)的時間和完成職員以及相關(guān)技術(shù)水平,根據(jù)設(shè)置的百分比值,自動估算同類項目應(yīng)該進(jìn)步的效率和完成時間等,可以使得公司發(fā)展按預(yù)定的軌道進(jìn)行,實現(xiàn)自筆者激勵功能。 3 題目治理系統(tǒng)的初步參數(shù)和流程設(shè)計
3.1 任務(wù)治理的流程是
提出任務(wù)——確認(rèn)任務(wù)等級和緊急程度——分配給主管——主管分配給技術(shù)員——確認(rèn)任務(wù)以及具體完成時間——完成任務(wù)的過程或者階段性報告——完成任務(wù)并申請主管驗收——主管驗收獲功則提交總監(jiān)驗收——主管驗收失敗或者提交了修改意見則任務(wù)返回未完成狀態(tài)(要對任務(wù)完成情況進(jìn)行評定,如任務(wù)失敗還是需要完善)——繼續(xù)完成并提交驗收申請——主管驗收獲功提交總監(jiān)驗收——總監(jiān)自己驗收或者委托某人驗收并進(jìn)行評定——驗收完成后正式交付任務(wù)——任務(wù)回檔 。
3.2 任務(wù)治理的狀態(tài)有
狀態(tài)有:提交任務(wù)——任務(wù)性質(zhì)確定——第一次分配任務(wù)(總監(jiān))——第二次分配任務(wù)(主管)——確認(rèn)任務(wù)(包含完成時間)——進(jìn)行任務(wù)并階段性匯報(通過現(xiàn)在的日志或者跟帖實現(xiàn))——申請主管驗收——主管驗收并提修改意見——確認(rèn)修改意見(包含完成時間)——進(jìn)行修改并階段性匯報——再次申請主管驗收——循環(huán)該過程——主管驗收獲功并評定改任務(wù)完成情況以及提交總監(jiān)驗收——總監(jiān)驗收或委托某人驗收——提交修改意見并分配給主管——主管二次分配給技術(shù)員——技術(shù)員確認(rèn)修改意見并上報修改時間——循環(huán)該過程——總監(jiān)或總監(jiān)委托人驗收獲功——總監(jiān)簽字提交交付——任務(wù)日志評價。
3.3 任務(wù)變更的情況
第一次提交任務(wù)——走任務(wù)流程——任務(wù)出現(xiàn)變更或者需求變更——在原有任務(wù)下進(jìn)行跟帖——該變更任務(wù)由總監(jiān)進(jìn)行第一次分配到主管——主管第二次分配到技術(shù)職員——技術(shù)職員確認(rèn)需求并上報時間——該新確認(rèn)時間自動更新原任務(wù)完成時間(但不刪除原先提交的預(yù)期時間)——進(jìn)行任務(wù)并階段性報告(通過日志)——提交主管驗收——走任務(wù)治理流程 。
任務(wù)變更的簡單的說,就是在原先的題目的那個帖子下,再加一個跟帖,并以這個跟帖作為重新任務(wù)分配的的任務(wù) 。
3.4 題目治理的流程
題目治理的有些區(qū)別,就是多了一兩個環(huán)節(jié)主要是:
①提出題目(可以寫重要性和緊急狀態(tài),但是不是確定狀態(tài))——②題目的分類和重要性的確定(由總監(jiān)確認(rèn),如該題目是屬于無效題目還是有效題目,還是暫緩解決題目,以及該題目的重要性)——③題目的第一次分配給主管——④主管對該題目的第二次分配給技術(shù)員——⑤技術(shù)員確認(rèn)該任務(wù)以及完成時間——走任務(wù)治理流程——主管驗收——總監(jiān)驗收——題目提出人驗收——總監(jiān)對該題目的回檔和分類(如個人責(zé)任題目,還是非責(zé)任題目)——題目終結(jié)——記錄該題目整個流程——將該題目記錄到責(zé)任人的個人文檔。
3.5 時間治理
就是對于完成時間,由責(zé)任人或者主管提交的時間,假如筆者覺得分歧適的話,可以進(jìn)行修改,修改后,再交給主管以及責(zé)任人進(jìn)行確認(rèn)。
3.6 涉及到的治理
①任務(wù)治理;②題目治理;③時間治理;④題目的性質(zhì)治理;⑤任務(wù)的過程治理;⑥任務(wù)的交付治理;⑦題目和任務(wù)的回檔治理。
4 功能模塊設(shè)計
該系統(tǒng)功能模塊的設(shè)計是從以前以文檔處理和工作流為主的治理方式,發(fā)展成為以知識的共享和交流,夸大協(xié)作和團(tuán)隊精神的協(xié)同化的辦公和服務(wù),以題目和任務(wù)(計劃)治理為主要應(yīng)用的功能。創(chuàng)建一個共同使用的辦公平臺和集成的辦公環(huán)境,使所有的辦公職員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作,擺脫時間和地域的限制,實現(xiàn)電子化協(xié)同工作與知識治理。具體來說,在長期實踐過程中,逐步完善修改,確定出以下幾個方面的功能的構(gòu)造設(shè)計。
5 題目治理系統(tǒng)應(yīng)用條件及初始步驟
該系統(tǒng)是專門針對IT企業(yè)進(jìn)行設(shè)計的,其需要的一個必要條件就是每個員工都有自己的電腦,而且在工作期間一直處在開機(jī)狀態(tài),這樣才能保持系同一直處在激活狀態(tài),并對員工的相關(guān)工作進(jìn)行精細(xì)化的把握和控制。下面是該系統(tǒng)初次使用的基本流程和留意事項。
(1)該系統(tǒng)默認(rèn)保存帳號密碼,登錄一次后,下次使用時候不用重新登錄,建議大家作為自己電腦的主頁,若是在外面電腦上使用的時候,則每次用完必須退出登錄。
(2)每次打開頁面后,最上方顯示的是兩個欄目是“筆者未確認(rèn)的任務(wù)”和“筆者未完成的任務(wù)”。
(3)提出題目(任何人):就平臺以及治理治理,經(jīng)營上出現(xiàn)的任何題目,留意提題目的時候標(biāo)明期看解決時間,同時最好上傳題目截圖圖片。
(4)分配題目解決任務(wù)(總經(jīng)理、副總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)直接分配或委托部分主管分配):分配題目之前和責(zé)任人協(xié)商好大致的時間,分配的時候直接到具體的責(zé)任人,協(xié)助人以及完成時間。若有必要,需要對題目做一些分析說明。
(5)確認(rèn)任務(wù)(任務(wù)責(zé)任人和實施人):任務(wù)責(zé)任人到系統(tǒng)確認(rèn)自己的任務(wù)已經(jīng)接收。
(6)完成任務(wù)(任務(wù)責(zé)任人和實施人):接收到該任務(wù)的所有人都完成任務(wù)并提交任務(wù)完成,由任務(wù)責(zé)任人提交驗收申請。
(7)第一次驗收(任務(wù)分配人):由分配該任務(wù)的總經(jīng)理,副總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)等委托部分主管進(jìn)行驗收,驗收合格后提交。驗收失敗后進(jìn)進(jìn)“驗收失敗題目”,驗收獲功后進(jìn)進(jìn)第二次驗收流程。
(8)第二次驗收(題目提交人):由題目提交職員對題目解決的情況進(jìn)行驗收,驗收失敗后進(jìn)進(jìn)“驗收失敗題目”,驗收獲功后進(jìn)進(jìn)已經(jīng)解決題目,題目結(jié)束。
(9)題目解決的過程情況匯報可以通過“寫日志”來記錄。
(10)對安排的某個任務(wù)要發(fā)表自己的看法,可以用發(fā)表跟帖的方式進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)
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