- 相關(guān)推薦
新型網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理模式研究
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是指將分布在不同地點的多個多媒體計算機物理上互聯(lián)，依據(jù)某種協(xié)議互相通信，實現(xiàn)軟、硬件及其網(wǎng)絡(luò)文化共享的系統(tǒng)。
摘要：檔案管理是日常工作中形成的具有保存意義和價值的文字、圖像、聲音以及各種不同載體的歷史記錄，是行政日常工作之一。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的飛速發(fā)展和自動化、智能化轉(zhuǎn)變，檔案的生成、采集、驗證、歸檔再到電子檔案的利用，將檔案管理工作逐步電子化，電子檔案孕育而生。但是由于網(wǎng)絡(luò)的資源共享、快速傳播及開放性等特征，檔案管理者在檔案管理中面臨更多挑戰(zhàn)。
關(guān)鍵詞：檔案;網(wǎng)絡(luò);管理模式
一、電子檔案生成對傳統(tǒng)檔案管理的影響
電子檔案是日常檔案管理的重要組成部分之一，檔案管理者要利用計算機系統(tǒng)建立功能相對完善的檔案信息系統(tǒng)。在收集和加工大量分散的信息的同時，將日常工作中遇到的問題以查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表、系統(tǒng)等進行科學(xué)管理，建立搜索引擎和檢索體系，使各職能部門能運用規(guī)定權(quán)限隨時查閱和傳送有效信息。在現(xiàn)階段工作中，電子文件與紙質(zhì)文件管理模式大致可分為：先有紙質(zhì)文件，然后根據(jù)個人需求以及儲存條件將文件轉(zhuǎn)化為電子版本的數(shù)字化過程;另外一種就是，因為長久以來的閱讀習慣以及文件存檔便捷性，將電子文件利用計算機轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。形成一種紙質(zhì)文件和電子版本文件共存的模式。它們各自發(fā)展又相互依存，改善自身功能的同時進一步提高工作效率。
信息形態(tài)的多樣性、極強的可操作性和傳遞的高速便捷，部分電子文件由于格式等方面的原因無法轉(zhuǎn)換為標準的紙質(zhì)文件，或因為基數(shù)和字數(shù)限制，使得紙張難以如實記錄各種數(shù)據(jù)。且因為信息的多樣性，電子音頻、視頻等大量聲相形式的運用也給紙質(zhì)記錄帶來難度。隨著信息技術(shù)的進步和社會信息化進程，這種只能以數(shù)字形態(tài)生存的文件的種類和數(shù)量會越來越多，其復(fù)雜程度也會日益加深。要使兩種載體檔案的信息管理融為一體，建立與紙質(zhì)檔案同步的檔案信息管理系統(tǒng);增加檢索目錄的數(shù)據(jù)模塊分析統(tǒng)計;根據(jù)檔案屬性及需求來決定是否形成電子檔案，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，協(xié)調(diào)管理。
二、新型網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的安全
由于網(wǎng)絡(luò)的便捷性，越來越多的文件通過網(wǎng)絡(luò)傳輸。網(wǎng)絡(luò)的普及，對電子檔案需求量增大。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，大部分文件已開始使用認證信息、電子簽名等專業(yè)技術(shù)來防范網(wǎng)絡(luò)攻擊，但是在安全問題上還是對檔案管理者提出了一定挑戰(zhàn)。因此電子檔案的安全問題可從以下幾個方面著手解決，一是計算機系統(tǒng)的安全保障，二是檔案傳輸和修改保存的安全，三是檔案雙備份的普及。
保密性即在公開開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案在傳輸和訪問的過程中信息不會泄漏。電子信息在有條件的前提下都可互相轉(zhuǎn)換和拷貝。這就要求我們避免使用社交軟件及公開信箱傳送檔案。完整性即電子檔案在傳輸過程中不會出現(xiàn)損壞，內(nèi)容不會篡改。因為網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性及各種文件格式的轉(zhuǎn)換條件缺損，保存形式越來越多樣化，影響電子檔案的完整性。部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，文件出現(xiàn)雙份保存，帶來便利的同時也增加了檔案歸檔和整理的工作量，工作繁重，管理者容易出現(xiàn)紕漏。
三、新型網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理途徑思考
3.1 構(gòu)建安全的電子檔案數(shù)據(jù)庫
利用現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理技術(shù)及檔案歸類保密等級，建立好安全完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫。對于涉密文件及較高的電子檔案，需定期對檔案管理人員進行全面、系統(tǒng)性的培訓(xùn)，明確工作職責和操作規(guī)范。進行合理的操作權(quán)限分配，劃分訪問和控制權(quán)限，保證每個文件的收集、整理、生成及上傳下達規(guī)范化。
其次，需在提高軟硬件設(shè)施的配備。運用先進的監(jiān)測系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)非法入侵行為;積極更新網(wǎng)絡(luò)病毒庫，避免病毒感染;積極對本單位的電子檔案專用設(shè)備進行維護與遠程監(jiān)控，合理運用信息安全技術(shù)，加強保障。
3.2 完善管理制度與增強創(chuàng)新意識
在管理方式上，要實現(xiàn)管理程序文件化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，加強電子檔案的統(tǒng)一管理，發(fā)揮檔案管理者的主觀能動性。檔案管理人員要最大限度的發(fā)揮檔案功能，縱向和橫向，多元化的進行資源整合。配合上級主管部門，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫和信息監(jiān)控，設(shè)置權(quán)限瀏覽，在提供便捷工作方式的同時，做到上下共享資源。
3.3 改進人才培養(yǎng)模式向創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變
在原有的人才培養(yǎng)模式基礎(chǔ)上拓展新方法，提高工作人員綜合素質(zhì)的同時，加強管理人員的規(guī)范化教育和創(chuàng)新思維模式培訓(xùn)。在日常工作中發(fā)現(xiàn)問題，針對問題不斷提高自身的操作能力，更好地適應(yīng)電子信息管理模式。發(fā)揮檔案電子管理的優(yōu)勢，建立信息一體化的管理模式，提高專業(yè)業(yè)務(wù)技能。
3.4 提高檔案館建設(shè)標準及紙質(zhì)檔案的保存技術(shù)
根據(jù)《檔案法》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》《檔案館安全管理標準》等一系列法律法規(guī)標準，適應(yīng)建設(shè)需要，使得建筑設(shè)計符合功能、安全、衛(wèi)生等方面的基本要求，根據(jù)不同等級、不同規(guī)模和職能配置，使各類檔案及資料保管安全、調(diào)閱方便。
紙質(zhì)檔案有易損壞，無法再生，需要保密等特點。提高紙質(zhì)檔案保存環(huán)境，研究紙質(zhì)檔案保存技術(shù)，做到制作影印副本、對已損壞的檔案及時修復(fù)，如加膜、修裱、去污、增塑，電子和紙質(zhì)同步存檔等，降低非檔案化風險。
四、結(jié)語
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案的電子化管理及更多新型模式的出現(xiàn)是檔案工作中面臨的新挑戰(zhàn)和新課題，也是檔案工作實踐和發(fā)展中衍生出的新事物。檔案工作者應(yīng)不斷完善工作流程，不斷開發(fā)新技術(shù)，不斷學(xué)習實用的技術(shù)，不斷提高創(chuàng)新思維，努力使檔案管理工作在電子化大環(huán)境下發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。
參考文獻：
[1]孫慧.淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的安全問題[J].黑龍江檔案，2011(1).
[2]陳婷，孫建宇.醫(yī)院電子檔案的重要性與創(chuàng)新[J].中國公共衛(wèi)生管理，2014(2).
[3]魏媛媛.電子檔案的利弊及電子檔案的管理研究[J].大家健康，2014(9).
【新型網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理模式研究】相關(guān)文章：
關(guān)于計量標準設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)化管理模式研究論文12-03
電力工程的新型安全管理模式探究11-29
探析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的學(xué)習策略研究03-16
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的企業(yè)組織再造研究03-07
協(xié)同運輸管理：新型供應(yīng)鏈管理模式03-21
旅游企業(yè)知識管理模式研究03-17
新型電子商務(wù)管理模式-“供應(yīng)鏈管理”03-22