檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考
摘 要：在現(xiàn)如今的檔案管理工作中，檔案信息化是一種普遍的趨勢。尤其是現(xiàn)如今檔案管理工作不斷發(fā)展，檔案管理工作的水平和效率都在不斷提升。檔案管理部門通過應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，提升了檔案管理工作的效率。檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和檔案管理工作之間存在著較為密切的關(guān)系。因此，本文主要對檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行深入介紹和分析，希望能夠給相關(guān)的檔案管理工作人員提供借鑒和參考。
關(guān)鍵詞：改進(jìn);檔案管理;信息化建設(shè);建議措施
計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入發(fā)展是促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的重要因素，在實(shí)際的檔案管理工作中，工作方式在不斷改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。另外，我國經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展在某種程度上也為檔案管理工作方式的改進(jìn)提供了動(dòng)力。先進(jìn)管理理念的融入，打破了傳統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)狀，管理模式得到了有效的改進(jìn)和創(chuàng)新，進(jìn)而順應(yīng)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的趨勢。
1 檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
檔案信息化從其內(nèi)容上看比較豐富，但是，具體來說主要可以分成廣義和狹義兩種。廣義上講，檔案信息化主要是以實(shí)現(xiàn)各領(lǐng)域信息融合為目的，其中包括經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)等方面的信息。將這些信息進(jìn)行收集和整理，就可以實(shí)現(xiàn)信息的共享和信息的融合。狹義上看，檔案信息的信息化只是檔案內(nèi)部資料的信息化，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資料的全面性和豐富性更加突出。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，可以為信息利用者提供更加真實(shí)的信息。另外，將先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用到其中，可以實(shí)現(xiàn)信息的共享，滿足大眾對信息的需求，檔案信息化進(jìn)程和社會(huì)的發(fā)展渾然一體。這樣，檔案信息的價(jià)值得到了高效地提升，同時(shí)為信息利用者提供更大的獲得信息的平臺(tái)。可見，信息化建設(shè)的主要內(nèi)容就是從廣義和狹義兩個(gè)方面來進(jìn)行，只有這種才能檔案信息建設(shè)的全面性。
2 改進(jìn)檔案管理的建議和措施
在實(shí)際的檔案信息管理工作中，為了建立健全管理模式，需要以先進(jìn)的管理技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)為指導(dǎo)，進(jìn)而提升檔案現(xiàn)代化建設(shè)的高效發(fā)展。科技的進(jìn)步和檔案管理水平的提升之間存在著密切的關(guān)系。另外，為了推進(jìn)檔案管理工作的`高效性，就需要提升檔案內(nèi)容的價(jià)值，檔案部門管理工作人員需要貢獻(xiàn)自身的力量。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，因此，改進(jìn)檔案管理工作的方式，勢在必行。
2.1 提升管理人員的服務(wù)意識(shí)
在實(shí)際的檔案管理工作中，工作人員工作的性質(zhì)是為社會(huì)的發(fā)展提供一定的服務(wù)，也就是說，檔案管理工作嚴(yán)格意義上來說服務(wù)性質(zhì)可以和服務(wù)業(yè)相比擬。工作人員需要明確認(rèn)識(shí)檔案工作的目的，以為大眾服務(wù)為己任。但是，在改變工作意識(shí)的過程中可能會(huì)遇到一定的難度，因?yàn)�，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以檔案內(nèi)容的收集、整理和保管為主，不重視檔案的利用，屬于單相的檔案管理�，F(xiàn)如今，檔案管理工作需要打破傳統(tǒng)的管理弊端，擴(kuò)寬檔案管理的范圍，明確檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)。所以，檔案管理工作人員也應(yīng)該對這一問題進(jìn)行明確，從觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變。
現(xiàn)如今，我國的檔案管理工作對于檔案管理人才的需求量不斷提升，但是，對于工作人員來說，其專業(yè)知識(shí)和技能是一方面，更重要的是管理人員的工作意識(shí)。提升檔案管理的服務(wù)意識(shí)，才能夠從根本上促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程。
2.2 提高檔案信息管理水平
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸融合到檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案也是一種比較常見的形式。計(jì)算機(jī)管理工作為現(xiàn)代化的檔案管理工作做出了重要的貢獻(xiàn)，不但提升了檔案信息管理工作的水平，同時(shí)也推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化的進(jìn)程。
從檔案文件的作用上可以看出，其屬于一種價(jià)值很高的信息資源，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展過程中的重要財(cái)富。檔案管理工作雖然不能夠直接產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)效益，但是卻可以提供一定的社會(huì)效益。所以，提升檔案信息管理的水平是提升檔案管理水平的重要內(nèi)容，也是一個(gè)不可避免的重要問題。
檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進(jìn)行開發(fā)和利用是開展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、便捷、全面，通過軟件的整合和開發(fā)利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。
2.3 加強(qiáng)工程檔案信息管理
工程建設(shè)的過程是工程檔案的形成過程，決定著檔案的建立和形成。從相關(guān)工作的立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實(shí)施，從客觀上增加了檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高了檔案管理效率與效益。
相關(guān)檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高這些檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便相關(guān)單位和部門利用這些檔案信息的條件。
充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
3 結(jié)束語
檔案的信息化建設(shè)，可以促進(jìn)檔案管理水平更好的提升，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，可以有效的提高檔案收集與整理的效率，也可以提高檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。通過檔案信息化的管理模式，有效的提高了檔案信息的價(jià)值，為相關(guān)人員瀏覽以及借閱檔案信息提供了很大的方便。為了促進(jìn)檔案管理更好的發(fā)展，檔案管理的工作人員一定要提高自身的素質(zhì)與技術(shù)，從而更好的推動(dòng)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。
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