新時(shí)期環(huán)境下如何做好高校人事檔案管理工作研究
[摘 要]我國越來越注重高等教育的發(fā)展，高校已多達(dá)2 000多所，同時(shí)每年高考畢業(yè)生進(jìn)入高校就學(xué)的也高達(dá)幾十萬，所以高校是一個(gè)相對來說人事流動(dòng)比較大的地方。長期以來，我國的高校人事檔案管理工作都比較弱后，大部分高校還停留在手工整理、紙質(zhì)存檔的階段，而其管理工作也僅停留在資料的匯總保存上，現(xiàn)階段我國高校的人事檔案管理工作過于僵化、死板、不規(guī)范，既不能體現(xiàn)其作用，也不能引起學(xué)校和學(xué)生的關(guān)注。現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息化、科技化的社會(huì)，如何改變高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀，做好高校人事檔案管理工作十分值得人去分析和思考。
[關(guān)鍵詞]人事檔案;新時(shí)期環(huán)境;高校;管理工作
人事檔案管理主要是將個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷、學(xué)歷情況、家庭情況、思想品德、個(gè)人能力及相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)和處罰的情況記錄在檔案，這份檔案跟隨并記錄了人的一生。我國目前的檔案保管工作還比較落后，并未完全達(dá)到信息化、科技化。高校應(yīng)該是人才、科技、思想水平都比較高的單位群體，更應(yīng)當(dāng)率先發(fā)現(xiàn)其內(nèi)部人事檔案管理工作方面存在的問題，并分析其解決的對策。
1 高�，F(xiàn)人事檔案管理中存在的問題
1.1 資料保存不完善
據(jù)筆者網(wǎng)上查閱和有關(guān)部門工作人員介紹，高校人事檔案主要包括以下內(nèi)容：學(xué)生集體常住人口登記表或戶口遷移證、高校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書、高校畢業(yè)生就業(yè)報(bào)道證、個(gè)人人事檔案等。個(gè)人人事檔案中又包括個(gè)人基本信息、各個(gè)時(shí)期的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績單、獎(jiǎng)懲經(jīng)歷等，還有包括思想道德在內(nèi)的黨團(tuán)材料。但與此同時(shí)也有很多其他資料沒有體現(xiàn)出來，相對來說并不完善，比如個(gè)人身體情況、能力情況等。
目前我國的高校人事檔案就資料保存方面來說并不是很完善，不能體現(xiàn)個(gè)人的整體情況，僅停留在成績和個(gè)人基本情況方面。而且由于大部分都是紙質(zhì)材料，所以在保存過程中，容易發(fā)生破損、霉變、氧化、蟲蛀等情況，一旦檔案室發(fā)生火宅等情況，檔案資料極易受到損害，難以保存。
1.2 人力物力不足
高校有專門的檔案科室來保存檔案，用鐵制柜分門別類的進(jìn)行保存，大多依據(jù)年級(jí)、性別字母排序、學(xué)號(hào)排序等。因平時(shí)不需要使用檔案，檔案管理部門人員非常清閑;但一旦到了畢業(yè)季，檔案室管理任務(wù)繁重，大量的畢業(yè)生個(gè)人資料、成績資料、黨團(tuán)資料需要整理，這時(shí)學(xué)校往往會(huì)請一些學(xué)生或兼職人員幫忙，但由于他們?nèi)狈?jīng)驗(yàn)，且無法確保資料的保密性，給檔案管理工作帶來一定困難。由此可見，我國高校在檔案管理人員的安排和調(diào)配方面非常不科學(xué)。而且人事檔案管理工作者缺乏專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)技能不高。
在物力方面，由于學(xué)校對人事檔案管理不甚關(guān)注，所以也存在資金不足的情況。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、信息化，就需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和掃描系統(tǒng)等設(shè)備，而目前這些設(shè)備都配備不足。同時(shí)，由于檔案室空間有限，很多詳細(xì)的個(gè)人資料都不能保存在個(gè)人檔案中，而只能放部分簡單的內(nèi)容，且由于存儲(chǔ)空間有限，很多時(shí)期較早的檔案被移交至其他部門，導(dǎo)致檔案信息不完整。由此可見，我國高校在保存學(xué)生人事檔案方面局限性較大。
1.3 檔案調(diào)取缺乏靈活性
高校對人事檔案的管理是保密的，學(xué)生只有在畢業(yè)時(shí)才可調(diào)取自己的檔案，而且檔案由文件袋包裝，加貼封條，其內(nèi)容嚴(yán)格保密，連本人都不能拆封查看自己的檔案。在檔案調(diào)取時(shí)，缺乏靈活性，往往由某單位申請去學(xué)校調(diào)取檔案需要幾天甚至一周的時(shí)間，如果是異地單位，則需要的.時(shí)間更久。而且在調(diào)取檔案過程中，檔案保管人員只能手動(dòng)將檔案從檔案柜中找出來，耗時(shí)耗力，對于已經(jīng)調(diào)走的和近期調(diào)進(jìn)的檔案不能一目了然，不利于檔案管理;并且檔案內(nèi)的內(nèi)容，是否有缺失、遺漏的情況也不得而知。
1.4 檔案保存環(huán)境安全性低
高校本身的檔案保管室，沒有非常嚴(yán)密的保管設(shè)施，只有一些防護(hù)欄門鎖柜子鎖等設(shè)施，被偷盜的可能性高。另外，檔案室紙質(zhì)文件偏多，比較干燥，很多檔案室設(shè)施陳舊，存在安全隱患，同時(shí)消防設(shè)備沒有定期檢查等都造成巨大的安全隱患，不能很好的做到防火防災(zāi)。
2 新時(shí)期環(huán)境下做好高校人事檔案管理工作
2.1 強(qiáng)化檔案材料搜集的真實(shí)性及檔案工作嚴(yán)謹(jǐn)性
21世紀(jì)是一個(gè)競爭和挑戰(zhàn)并存的時(shí)代，社會(huì)對人才的需求越來越迫切。我國高校也在蓬勃發(fā)展，越來越多的人步入大學(xué)課堂接受高等教育，未來，90%的人都要接受高等教育，也將有更多的學(xué)生選擇讀研、留學(xué)，單位企業(yè)也將逐漸規(guī)范化，建立內(nèi)部人事檔案管理部門。高校人事管理人員在具體的檔案管理工作過程中，要把搜集內(nèi)容具體到實(shí)踐內(nèi)容，不能單純停留在在職評(píng)選及學(xué)歷收集等方面。另外，還應(yīng)按時(shí)向材料搜集部門反映最新的教研結(jié)果。工作人員在材料搜集工作過程中，必須保持科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，保障材料的真實(shí)性和系統(tǒng)性。
2.2 提高檔案管理員工綜合素質(zhì)
針對于目前高校人事檔案管理人員不足，專業(yè)性不強(qiáng)，有以下幾點(diǎn)建議。
2.2.1 擴(kuò)大范圍、面向社會(huì)廣泛錄取檔案管理人員
以往的檔案管理人員多半是由學(xué)校內(nèi)部調(diào)動(dòng)調(diào)整的，很多都是年齡較大的行政工作人員，甚至還有返聘人員，這些人大都是奔著清閑的工作崗位去的，這就造成員工隊(duì)伍老齡化、缺乏進(jìn)取精神等問題。因此，學(xué)校要面向社會(huì)招聘管理人員，讓管理隊(duì)伍年輕化，使真正有能力的專業(yè)人才投入到這個(gè)工作崗位上來。
2.2.2 加強(qiáng)員工專業(yè)培訓(xùn)和績效考核工作
從高校人事檔案的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，既需要員工本身具有較強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)，還需要對員工進(jìn)行不斷的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平，使其實(shí)際操作和理論知識(shí)并進(jìn)。另外，還應(yīng)完善績效考核制度，通過考核激發(fā)員工學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能的熱情，以免其思維僵化、止步不前。 2.2.3 科學(xué)安排工作，提前做好部署，提高員工的做事效率，避免使用兼職工
由于人事檔案管理要求極高的保密性和準(zhǔn)確性，因此不適宜使用兼職工，他們沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，且責(zé)任心較低，在檔案管理工作中極易發(fā)生錯(cuò)誤。對畢業(yè)時(shí)期檔案科室繁重的工作任務(wù)，可提前做好工作部署，盡早做好工作安排和前期準(zhǔn)備工作，讓學(xué)校其他部門配合工作，提前準(zhǔn)備好檔案材料，使檔案管理工作順利、及時(shí)開展。
2.3 建立嚴(yán)格的高校檔案部門制度
筆者通過網(wǎng)上查閱資料得知目前很多高校人事檔案部門機(jī)構(gòu)不健全，沒有正式的高校行政管理部門統(tǒng)一管理。學(xué)校方面要加強(qiáng)關(guān)注，通常一個(gè)高校有著成千上萬份的畢業(yè)生人事檔案，如果沒有統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和健全的職責(zé)規(guī)范，就很難保證高校的人事檔案管理工作能長遠(yuǎn)發(fā)展，取得新突破。強(qiáng)化高校人事檔案管理部門的制度規(guī)范化工作，設(shè)置專門的主管領(lǐng)導(dǎo)，做好整體工作的部署和檢查推動(dòng)。調(diào)整員工結(jié)構(gòu)，如設(shè)置專門的檔案整理人員、電腦錄入人員、核查人員等，使每個(gè)員工責(zé)任清晰、分工合作。配備相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，降低檔案管理工作的錯(cuò)誤率。
2.4 加強(qiáng)管理人事檔案信息化建設(shè)
隨著新時(shí)期的到來，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，電腦技術(shù)不斷進(jìn)步，高校的人事檔案管理工作也應(yīng)逐漸信息化，如可將個(gè)人的檔案資料輸入電腦，形成電子文檔，方便調(diào)閱和整理。雖然初步的錄入階段耗時(shí)耗力，但這對長期的高校檔案管理工作來說是非常有好處的。第一，便于管理，調(diào)閱方便。第二，不占空間，檔案內(nèi)有什么缺什么一目了然。第三，可使部門單位間的檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作簡單方便，從網(wǎng)上直接傳取。第四，可以開放部門查閱權(quán)限，比如學(xué)生可通過校園一卡通或?qū)W號(hào)信息，通過柜臺(tái)或網(wǎng)站查閱自己的檔案資料。第五，教育部門可建立轄區(qū)內(nèi)整個(gè)高校的人事檔案備份，防止人事檔案因電腦故障或其他原因而丟失。第六，檔案流轉(zhuǎn)過程清晰，可以看到由誰錄入該份檔案、備份在何處、受何部門管理、于何時(shí)調(diào)往哪里、何人何時(shí)何因調(diào)閱，新減了哪些材料等。
3 結(jié) 語
我國步入新時(shí)期以來，科技飛速發(fā)展，高校的人事檔案管理工作也應(yīng)不斷發(fā)展，不能局限于當(dāng)前。檔案管理人員的素質(zhì)、專業(yè)技能都應(yīng)不斷提升并運(yùn)用到實(shí)際工作中。利用高校的人事檔案資源，使檔案管理更有意義，發(fā)揮其越來越突出的作用。
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