探析改進大專院校圖書館書目數(shù)據庫質量之我見

　　論文關鍵詞:大專院�！　�書目數(shù)據庫

　　論文摘 要:文獻資源共享是圖書情報界多年來的追求,而書目數(shù)據庫質量的高低影響著文獻資源共享的可實現(xiàn)性和有效性。本文就大專院校圖書館書目數(shù)據庫存在的質量問題進行了探討,并分析了影響大專院校圖書館書目數(shù)據庫質量的內外因素,最后提出了改進大專院校圖書館書目數(shù)據庫質量的幾點措施。
　　
　　1 大專院校圖書館書目數(shù)據庫存在的問題
　　盡管整個圖書館界已基本上實現(xiàn)了自動化、網絡化,書目數(shù)據庫建設也取得了不小的成就,但仍存在著不盡人意的地方。就大專院校圖書館來說,其書目數(shù)據庫的質量普遍不太高,存在大量的不完備著錄和錯誤著錄等問題。
　　1.1 不完備著錄
　　不完備著錄主要體現(xiàn)在對某些必備字段、有則必備字段或其子字段不予著錄。具體情況如下:
　　1.1.1 編碼信息塊(Coded information block)中,100、102字段及101字段中的$b、$c子字段常被編目人員所忽視。實際上100、101對所有的在編文獻來說,均為必備字段,而101的$b、$c子字段則為“有則必備”,102字段也是體現(xiàn)文獻重要著錄內容的字段,不能隨便省略。
　　1.1.2 著錄信息塊(Descriptive information block)中,缺少著錄比較頻繁的有:200字段中的$f、$z等子字段,205字段中的$a和$b子字段,225字段中的$f子字段等。200字段中,漏著最頻繁的是$f子字段中有關外國責任者的國別或中國古代著者的朝代;205字段中,多數(shù)記錄中只著錄文獻的版次,對于修訂本、增訂本、重印本以及手抄本、刻本、影印本等附加版本說明則未予著錄;而225字段中$f著錄內容在各館書目數(shù)據庫中很難找到。
　　1.1.3 附注塊(Note Block)中,由于大專院校圖書館一般對此塊中的有關字段未作具體的硬性規(guī)定,編目人員幾乎很少進行相關著錄。而實際上,諸如300一般附注、305版本與書目沿革附注、330提要或文摘附注等字段非常重要,都不同程度地對文獻的有關信息進行揭示,最好予以著錄。
　　1.1.4 知識責任塊(Intellectual Responsibility Block)中,701字段中的子字段通常只著$a、$4,而無$c(國別、朝代)、$f(年代)等相關內容的著錄,702字段也是如此。此外701、702均可重復,但編目人員經常沒有進行重復著錄,這使得第三責任者之后的其他責任者未能得到體現(xiàn)。
　　1.2 錯誤著錄
　　1.2.1 著錄格式方面的錯誤
　　(1)數(shù)字、字母、符號等字符的輸入狀態(tài)錯誤。如205字段中的版次應著錄為“2版”“3版”“4版”等形式,卻被著錄為“二版”、“三版”、“四版”。在數(shù)據錄入時,對于書名號、雙引號、分號等符號,則不太注意區(qū)分半角與全角。
　　(2)數(shù)據的著錄形式不一致。如010中的子字段$d,有的數(shù)據中著錄到元,有的則著到角如CNY12.5,還有的著到分如CNY39.00等;210中的子字段$d,有的數(shù)據中著錄到年如$d1987,有的則著錄到月如$d1999.4。
　　(3)的繁簡著錄不一。對于含有繁體或異體字的文獻,有的館采用簡化字著錄,有的館采用繁體字著錄,還有的館在實際操作中繁簡兼用,致使同書異名,不便于用戶的檢索與利用。
　　1.2.2 著錄內容的錯誤
　　(1)責任方式著錄錯誤。如“編著”著錄為“著”、“主編”著錄為“編”、“主譯”著錄為“譯”,更有甚者,把第一責任者與其他責任者相混,這種錯誤常出現(xiàn)在中譯本中,具體表現(xiàn)為將譯者著錄于200字段的$f子字段,而原著作者卻不予著錄。
　　(2)205版本項著錄錯誤。主要出現(xiàn)在中譯本的版本著錄上。比如有許多中譯本圖書是根據原版圖書的第二版過來的,但卻是中譯本的第一版,這種情況下,205字段不能著錄為2版。
　　(3)606主題和690分類標引錯誤。主題標引錯誤主要包括主題詞錯誤、不規(guī)范、子字段的指示符使用錯誤等,而分類標引錯誤主要體現(xiàn)為分類不到位、仿分復分錯誤等。
　　2 大專院校圖書館書目數(shù)據庫質量問題的影響因素
　　2.1 內部影響因素
　　影響大專院校圖書館書目庫數(shù)據質量的內部因素主要包括館內的人員因素、標準因素、系統(tǒng)因素和管理因素。
　　2.1.1 人員因素
　　人員因素,是影響書目數(shù)據質量的最主要因素。筆者所說的人員因素主要包括人才結構和人員素質兩個方面。
　　人才結構主要是指構成人才整體的各要素之間的組合聯(lián)系方式。包括要素的數(shù)量、配置以及在整體中的地位等。人才結構的合理與否,將影響人才整體功能的發(fā)揮。人才結構是否合理,主要取決于“量”和“質”兩個方面。人才結構的“量”主要指人才的數(shù)量,“質”主要指人才的配置。要使人才整體功能達到最大值,既要保證人才的充足,又要達到人才的合理配置,二者相輔相成,互相制約,缺一不可。對于圖書館來說,要想保證書目數(shù)據庫的高質量,首先必須保證一定數(shù)量的編目人員,不能因為人數(shù)的不足而降低書目數(shù)據制作的質量;另外,還應該做到編目人員的合理配置,各館應根據各自的購書情況、學科特點等,將不同層次不同專業(yè)的人員有效配置,發(fā)揮人才的最大效能。
　　人員素質包括思想素質和業(yè)務素質,作為書目數(shù)據的生產者,編目人員素質的高低直接決定著書目數(shù)據庫的質量高低。編目人員能否自覺地提高建庫質量,與其思想素質密切相關。舉個簡單的例子,在進行主題標引時,如果編目人員思想上不重視,就很容易僅從標題入手進行淺標引,影響主題標引的深度。而編目人員的業(yè)務素質是影響書目數(shù)據質量的關鍵因素,編目人員對文獻著錄標準與原則的把握程度、對機讀目錄格式的熟悉程度、對分類法和主題詞表的掌握程度、對標引方法和規(guī)則的熟練運用程度、以及相關學科知識的具備程度等都將直接影響到在編書目數(shù)據的質量高低。
　　2.1.2 標準因素
　　標準因素主要指書目數(shù)據著錄的標準化、規(guī)范化問題。目前我國高校主要以《中國文獻編目規(guī)則》或《CALIS聯(lián)機合作編目手冊》為著錄規(guī)則,以《中國機讀目錄通訊格式》(CNMARC)為數(shù)據著錄格式進行書目數(shù)據的著錄。但由于各館對著錄標準、規(guī)則的理解有所不同,致使各館的文獻著錄細則有不少出入甚至存在一些錯誤規(guī)定,直接影響書目數(shù)據著錄的規(guī)范化和一致性。例如我館的中文圖書著錄規(guī)則中,對200字段是這樣規(guī)定的:“$a正題名原則上按照規(guī)定信息源所載題名著錄……圖書的上下冊、卷數(shù)、戲曲的幕數(shù)都是書名的一部分,與正題名之間用“.#”連接,有分卷(冊)次的分卷(冊)書名前用“,#”連接。如:20010$a世界史#第一卷,#亞洲$f……”很顯眼,這一規(guī)定混淆了文獻著錄規(guī)則與著錄格式的區(qū)別,在一定程度上誤導了編目人員,造成同書異號、一書多條記錄現(xiàn)象的普遍存在,從而影響了書目數(shù)據的標準與規(guī)范、交換與共享。
　　2.1.3 系統(tǒng)因素
　　大專院校圖書館多使用中小型的圖書館自動化管理系統(tǒng)(金盤、妙思、金蝶、金思維、索菲特等),這些系統(tǒng)比較簡單易用,費用也比較低,但其系統(tǒng)自身卻存在不少問題,成為影響書目數(shù)據庫質量的因素之一。如我館使用的“圖騰”系統(tǒng)就存在不少問題:在采訪、編目子系統(tǒng)中,無法串查各個數(shù)據庫的數(shù)據,容易產生漏查、重購、重編現(xiàn)象,影響采編工作的效率與書目數(shù)據的質量;系統(tǒng)的自動生成,種次號功能程序不太穩(wěn)定,常常存在跳號重號現(xiàn)象,容易導致索書號重復問題的出現(xiàn);系統(tǒng)為了簡化書目數(shù)據的著錄過程,提高工作效率,對CNMARC中指示符的規(guī)定不予采納,致使書目數(shù)據交換格式不一致,不利于書目數(shù)據資源的共享等。
　　2.1.4 因素
　　影響書目數(shù)據庫質量的因素除了人員因素、標準因素、系統(tǒng)因素,還包括管理因素,即對編目流程的控制管理。一般來說,一個完整的書目數(shù)據生產流程包括數(shù)據查重、制作工作單、核對、計算錄入機、校對、數(shù)據形成并交送中央數(shù)據庫,但在實際的工作中各館的編目流程多有不同。以我館為例,對到館圖書校對、基本加工(夾磁條、貼財產號、蓋館藏章、抽取樣本)之后,才真正進入書目數(shù)據加工生產階段,主要包括五個環(huán)節(jié):書目查重——文獻標引——數(shù)據著錄——數(shù)據審核——送交中央數(shù)據庫。這五個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣,只要忽略某一環(huán)節(jié)的控制管理,就會產生一系列的問題,從而影響書目數(shù)據的質量。
　　2.2 外部影響因素
　　2.2.1 著錄規(guī)則變化因素
　　數(shù)據庫中的文獻著錄是根據一定的編目規(guī)則及格式(統(tǒng)稱規(guī)則)進行的,規(guī)則由于修訂或改版所引起的內容變化,勢必會引起數(shù)據庫中數(shù)據標準化和規(guī)范化的相應變化。而規(guī)則的修訂和變化是客觀存在的現(xiàn)實情況,從這個角度來看,數(shù)據庫質量存在一定的問題也是在所難免的。以我國實行標準化著錄以來常見的歐美國家的個人責任者著錄為例,就經歷了由著錄中文姓氏,或依據相關工具書將姓氏原文為中文,修改為按文獻實際情況客觀著錄的變化過程。規(guī)則中的類似變化還有很多。因此,規(guī)則的變化是影響數(shù)據庫質量的重要因素之一。
　　2.2.2 套錄數(shù)據質量因素
　　套錄數(shù)據質量不高也是影響書目數(shù)據質量的一個重要因素。由于、財力方面的不足,大多數(shù)專科院校還沒有真正實行聯(lián)機編目。為了減輕編目工作量、提高工作效率,專科院校多使用書商提供的套錄數(shù)據,但我們在套錄的過程中發(fā)現(xiàn)書商提供的書目數(shù)據存在著分類不準確、標引不規(guī)范等問題。若本館的編目人員不對套錄數(shù)據進行細致審核與修改,照搬照錄,必然會降低書目數(shù)據的質量。
　　3 改進大專院校書目數(shù)據庫質量的措施
　　3.1 調整人員結構,提高人員素質
　　3.1.1 調整編目人員結構
　　由于種種原因大專院校圖書館的人員來源相對比較復雜,具有圖書情報、信息管理或背景的人員比較少,更不用說是復合型人才。相當一部分的編目人員沒有系統(tǒng)學習過現(xiàn)代文獻編目理論,對文獻著錄、標引及機讀目錄并不熟悉,還有一部分人員在編目中,仍停留于傳統(tǒng)編目,采用表格著錄形式。因此當務之急,應該及時調整人員結構,適時引進文獻編目專業(yè)人才,補充到編目工作中來。
　　3.1.2 提高編目人員素質
　　圖書館首先要對編目人員進行職業(yè),培養(yǎng)編目人員嚴謹細致的工作作風和良好的質量意識。其次,要提高編目人員的業(yè)務素質。對擬上崗的編目人員進行上崗培訓,使上崗人員在盡可能短的時間內基本達到編目崗位上質和量的要求;對在崗的編目人員,選派參加各種與編目有關的培訓活動,參加國內外學術交流活動,及時了解國內外編目工作的動態(tài),不斷更新知識。另外,還應定期或不定期地開展業(yè)務討論,加強編目人員之間的交流,促進編目人員整體業(yè)務水平的提高。
　　3.2 及時完善編目規(guī)則
　　為了保證書目數(shù)據質量,保證書目數(shù)據的統(tǒng)一性與規(guī)范性,各館應不斷完善本館的編目規(guī)則。盡管大專院校圖書館都有各自的文獻編目規(guī)則,但這些規(guī)則大多是對國家標準的簡單摘錄,未能就標準、規(guī)范條款所未能涵蓋的編目問題做出具體規(guī)定,這使得編目人員在實際工作中也往往無據可依,很難就某些具體方面進行準確著錄。因此,各館應改變現(xiàn)狀,根據國家標準著錄規(guī)則,制定相應的編目細則,具體規(guī)定標準、規(guī)范所未涵蓋方面的處理辦法,供編目人員使用,減少因無據可依而造成的錯誤著錄問題。另外各館要隨著現(xiàn)行標準、規(guī)范的變動及時更新本館編目標準及細則,做到始終與現(xiàn)行標準、規(guī)范的一致性。
　　3.3 嚴格控制套錄數(shù)據質量
　　大專院校圖書館套錄數(shù)據的來源主要是書商,為了確保套錄數(shù)據的質量,圖書館應對書商數(shù)據的來源提出合理的建議,要求書目數(shù)據最好來自大型書目數(shù)據中心。并要求書商在自己編目時嚴格按照各館的編目規(guī)則和具體要求進行,盡可能不依賴CIP數(shù)據。另外對于套錄數(shù)據中頻繁出現(xiàn)的錯誤要求書商及時修正,只有這樣,才能保證外來數(shù)據的質量。
　　3.4 加強編目工作的過程控制
　　編目工作一環(huán)扣一環(huán),只要某一個環(huán)節(jié)出了差錯,就會前功盡棄。因此,我們必須嚴把質量關,加強編目工作的過程控制。首先要嚴把“書目查重關”,查重是編目工作中的第一步,是保證館藏圖書分類一致的主要辦法,編目人員應通過書名、著者和ISBN號等步驟來確保同書同號,避免同書異號等現(xiàn)象的發(fā)生;其次要嚴把“文獻標引關”,文獻標引包括分類標引與主題標引,編目人員應運用分類法、主題詞表等標引工具,依據文獻的主要內容,參考網上權威書目中心數(shù)據進行文獻的標引;第三要嚴把“數(shù)據著錄關”,編目人員應嚴格按照文獻著錄規(guī)則、CNMARC著錄格式進行數(shù)據的著錄輸入工作;第四要嚴把“數(shù)據審校關”,制定嚴格的審核制度和適量的質量指標,設立專門的審校崗,對各編目人員制作的書目數(shù)據進行質量校驗,不符合要求的要及時進行修改。
　　3.5 優(yōu)化系統(tǒng)功能
　　3.5.1 修正系統(tǒng)錯誤
　　系統(tǒng)的不足是編目人員所無法克服的,但由于系統(tǒng)的不足而產生的錯誤數(shù)據是可以修正也必須修正的。為了避免和減少系統(tǒng)帶來的錯誤,首先應對編目人員進行有關系統(tǒng)使用的技術培訓,力爭使每一位編目人員能夠對系統(tǒng)的運行、功能特點、不足之處了如指掌;其次,編目人員要時刻留心編目系統(tǒng)容易產生錯誤的地方,一旦發(fā)現(xiàn)錯誤,及時運用技巧予以修正,對于情況比較復雜的可進行商討,最好將解決辦法以文字的方式呈現(xiàn),便于以后參考之用。
　　3.5.2 更新系統(tǒng)功能
　　盡管編目人員可以人為地減少系統(tǒng)的一些錯誤,但系統(tǒng)功能的不足確是我們無法克服的。這就要求圖書館及時就使用過程中發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)問題與不足,以及對系統(tǒng)的新要求與系統(tǒng)開發(fā)方進行溝通,盡可能要求開發(fā)方對系統(tǒng)做出相應的優(yōu)化和升級。如果所用的系統(tǒng)已沒有太大的升級空間,圖書館可以考慮更換新的自動化系統(tǒng),來降低原有系統(tǒng)本身不足帶來的書目數(shù)據質量問題。
　　
　　參考文獻:
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