試論圖書館年度投資效果的分析方法

如何分析年度投資效果,是筆者在工作中碰到的一個棘手題目。最近以來,通過一番思考,形成了幾點不成熟的想法,提供出來,目的是想得到同行的指教,以期收到“拋磚引玉”之效。　　一、 分析圈書館年度投資效果的依據(jù) 　　關于分析年度投資效果的依據(jù),不過乎是兩個方面:一是要看投資使用的公道，二是要看使用這些投資所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益�！　‰S著經(jīng)濟體制改革的深化，各高等院校普遍實行了經(jīng)費分項包干的辦法，由于財務制度的不嚴，一些本來不屬于圖書經(jīng)費開支的額外項目，也擠進了圖書經(jīng)費之列，如行政辦公費和加班補貼費等等。這些項目，固然開支的數(shù)目不大，但逐年累積起來，也是十分可觀的。從目前的實際情況看，個人以為，要完全杜盡這些額外開支是不現(xiàn)實的，由于它會給圖書館帶來很多不便，但必須要加以控制。這里我們引進關于“投資保障率”的概念，其含意是年購書經(jīng)費額占年圖書經(jīng)費總額的百分比。在通常情況下，這一比率應保證在95%以上，這是衡量一個館對圖書經(jīng)費使用是否公道的標志之一。　　衡量圖書經(jīng)費使用是否公道的另一標志，是看當年的采購計劃是否完成，這個計劃是根據(jù)本館的特點和讀者的需求情況所制定的，“它包括數(shù)目、比例、品種、復本等等，”①有的同道提出了“采購率”的概念。②所謂采購率，就是完成計劃購進的圖書占計劃購進圖書的百分比。從理論上講，這個比率應該是1。。%的，但由于很多主客觀因素的影響，實際上難已達到，個人以為，圖書能保證達到80%以上，期刊保證達到90%以上就算較好的了�！　∫�評價圖書經(jīng)費投資的“純”經(jīng)濟效益，是十分困難的。由于圖書館不象物質生產(chǎn)部分或貿(mào)易流通部分那樣，可以直接觀察它的經(jīng)濟價值�！皥D書館的經(jīng)濟效益是以隱蔽的潛伏的形式存在的，只有讀者從利用文獻中所獲得的知識轉化為技能并運用于科學技術和生產(chǎn)領域之后，才能發(fā)揮它的經(jīng)濟效益，而這又是長期積累、持續(xù)作用的過程。”③因此，圖書經(jīng)費投資的經(jīng)濟效益，只能由圖書館服務效果的指標來間接反映。也就是要具體計算文獻的利用率和文獻閱讀率。需要說明的是，這里所謂的利用率和閱讀率與反映圖書館服務效果的利用率和閱讀率，在含意和算法上是不相同的。我們不妨引進“投資效果利用率”和“投資效果閱讀率”兩個概念。所謂“投資效果利用率”就是在一定的時間內(nèi)被讀者利用的文獻量與當年文獻進躲量的百分比;而“投資效果閱讀率”就是在一定的時間內(nèi)被讀者利用的文獻冊數(shù)與實際借閱人數(shù)的比較。由于計算的是年度投資效益，被讀者利用的文獻是〔或借覽冊數(shù))術能全部計進，必須要乘上一個常數(shù)K，根甩多年流通工作的經(jīng)驗，可以把常數(shù)K的值定為0.2(關于常數(shù)K的論證，本文不擬贅述)。如采用字母S，S2、N分別表示文獻利用量(冊數(shù))，當年文獻進躲量及讀者借閱人數(shù)，則投資效果利用率P:一和投資效果閱讀率P:的表達公式如下: 　　　　據(jù)報道，圖書的均勻使用年限為10-20年，科技報告為10年，連續(xù)出版物為3一5年，那么五年以內(nèi)的新書的利用率至少可以視為100%。關于閱讀率的指數(shù)，國外一般穩(wěn)定在10一20冊，假如考慮到文獻的使用時效，閱讀新書的指數(shù)應為4冊。以上就是分析圖書館年度投資效果的理論依據(jù)�！　《�、分析圖書館年度投資效果的方法　　要進行圖書館年度投資效果分析，必須要做好以下幾方面的工作:　　(一)要制訂具體的采購計劃　　完善的采購計劃，不僅是分析投資效果的需要，而且是保證采購質量的基本條件。它的內(nèi)容應包括要購進圖書的數(shù)目、品種和復本的具體要求，而不僅只是訂出經(jīng)費分配的比例。只有這樣，才能在實際的采購工作中把握主動權，減少或避免人為的失誤，從而保證采購工作的全面完成。　　(二)要完善采購工作的統(tǒng)計制度　　數(shù)據(jù)是分析的基礎，沒有完善和正確的數(shù)據(jù)，就不會有正確的分析結果。圖書館忽視統(tǒng)計工作的現(xiàn)象是存在的。近幾年來，在流通、閱覽部分已經(jīng)有所加強，而在采購部分正在逐步建立。筆者以為，采購工作的統(tǒng)計應包括計算“文獻收躲率”和“文獻采購率”所描的基礎數(shù)據(jù)。所謂“文獻收躲率”即指圖書館年文獻收躲量與全國出版發(fā)行總量(以訂購自錄為準)的百分比，要求分類進行統(tǒng)計。建立這項統(tǒng)計的目的，在于探討圖書館在成為本著、統(tǒng)文獻迅息中心方面的可能性。采購職員要在這方面當好館領導的顧問。與采購計劃相對莊，要做好年末實際采購文獻的數(shù)目、品種和復本的統(tǒng)計，以便于檢查采購計劃的執(zhí)行情況。編目職員為了提供固定資產(chǎn)的增長情況，也要進行這方面的統(tǒng)計，但是，兩者的數(shù)據(jù)是不會完全相同的，不能夠互相代替。(三)綜合分析投資效果的各項指標　　只有統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而無綜合分析，就不能揭示事物的內(nèi)在規(guī)律。采購職員必須要重視對年投資效果的綜合分析，檢查采購工作中的不足之處，探討進步投資效果的最佳方案供館領導決策本館工作時參考�！　∪�、投資效果分析實例　　(一)某館1987年投資保障率的情況(表1)　　從上表可知，該館1987年的投資保障率達到97%;圖書的均勻采購率為83%，報刊的均勻采購率為99%;而文獻利用率達到89%，閱讀率為3.9冊/人。反映投資效果的全部指標，都達到或接近理想水平。通過以上分析可以認定，該館一九八七年的圖書經(jīng)費使用是比較公道的，投資效果處于最佳狀態(tài)。　　四、結束語.　　圖書館年度投資效果分析，是一項經(jīng)常性的工作，它對圖書館工作具有指導意義，也是財務部分進行年度預決算的重要依據(jù)。為扭轉往年的被動局面，筆者設想了上述幾點意見，錯誤之處難免，看同行們批評指教。　�、�、②戴達寧:衡量躲書質量的標準。《大學圖書館通訊》1984年No6　�、凼�方:關于大學圖書館工作的評價題目�！洞髮W圖書館通訊》1984.No3

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