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談如何把握會(huì)計(jì)電算化發(fā)展方向
法也會(huì)隨著新問(wèn)題、新情況的出現(xiàn)而不斷發(fā)展。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算方法在電算化環(huán)境下有哪些變化、有哪些不同的體現(xiàn)形式，是否需要重新加以命名，新的會(huì)計(jì)核算方法如何確認(rèn)等等，都需要認(rèn)真地研究和總結(jié)，以正確地把握會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展方向。
會(huì)計(jì)核算方法是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行完整、連續(xù)和系統(tǒng)的記錄和計(jì)算，為經(jīng)營(yíng)管理提供必要的信息所應(yīng)用的方法。一般包括設(shè)置賬戶(hù)、復(fù)式記賬、填制會(huì)計(jì)憑證、登記賬簿、成本計(jì)算、財(cái)產(chǎn)清查、報(bào)表編制和會(huì)計(jì)資料的分析利用等，以上我們稱(chēng)之為傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法。在電算化環(huán)境下，為完成會(huì)計(jì)核算任務(wù)而采用的新方法，以下我們稱(chēng)之為電算會(huì)計(jì)方法。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法與電算會(huì)計(jì)方法的綜合運(yùn)用并不斷提高，是會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的必要保證。把會(huì)計(jì)電算化說(shuō)成是在計(jì)算機(jī)環(huán)境下傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法的模擬是只看到了事物的表面或結(jié)果，而沒(méi)有看到事物的本質(zhì)。電算會(huì)計(jì)方法只有建立的新問(wèn)題。
一、建立賬套的電算會(huì)計(jì)方法在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，一般采用通用會(huì)計(jì)軟件來(lái)建立自己的系統(tǒng)，這樣，不同會(huì)計(jì)主體在核算上的差異、不同會(huì)計(jì)對(duì)象適用的具體會(huì)計(jì)方法必須通過(guò)軟件的選項(xiàng)來(lái)加以區(qū)別和明確。在應(yīng)用會(huì)計(jì)核算軟件開(kāi)展會(huì)計(jì)核算工作的開(kāi)始，就要在系統(tǒng)中建立當(dāng)前會(huì)計(jì)主體獨(dú)立使用的一套核算數(shù)據(jù)，并明確有關(guān)事項(xiàng)以適應(yīng)當(dāng)前會(huì)計(jì)主體的核算要求，這就是建立賬套。建立賬套時(shí)，一般至少要明確下列事項(xiàng)：一是賬套編號(hào)。為便于計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理，以區(qū)別不同的賬套或據(jù)以命名應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾、數(shù)據(jù)文件名或數(shù)據(jù)庫(kù)名稱(chēng)。二是賬套名稱(chēng)。一般為核算單位名稱(chēng)。
三是會(huì)計(jì)主管。明確電算化系統(tǒng)主管的姓名，以便進(jìn)行全面的操作授權(quán)。
四是起始會(huì)計(jì)期間。在電算化系統(tǒng)中進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的開(kāi)始期間。五是具體核算方法或計(jì)算方法的選用。如會(huì)計(jì)科目編碼規(guī)則、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨成本計(jì)價(jià)方法、會(huì)計(jì)憑證分類(lèi)方法。六是選擇所屬行業(yè)以預(yù)置會(huì)計(jì)科目。以上在電算化系統(tǒng)中稱(chēng)之為賬套參數(shù)。建立賬套完成后，就具備了在電算化系統(tǒng)中開(kāi)展會(huì)計(jì)核算的物質(zhì)基礎(chǔ)。
二、初始設(shè)置的電算會(huì)計(jì)方法建立賬套完成以后，首先要進(jìn)行一些日常核算之前的準(zhǔn)備工作，主要是三個(gè)方面的任務(wù)：一是操作人員設(shè)置，將會(huì)計(jì)人員的職責(zé)分工在系統(tǒng)中加以明確，同時(shí)使系統(tǒng)具有合法的使用者；二是會(huì)計(jì)科目設(shè)置(即設(shè)置賬戶(hù))，在系統(tǒng)中建立起用于進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的會(huì)計(jì)科目(賬戶(hù))體系；三是輸入初始余額，是指將原來(lái)已經(jīng)存在于手工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到電算化系統(tǒng)中，以開(kāi)始日后的會(huì)計(jì)核算。
初始設(shè)置是會(huì)計(jì)軟件中建立賬套后必須首先完成的，并且只有正確完成了初始設(shè)置，才能進(jìn)行以后的操作。其中較典型的方法是輸入初始余額后要進(jìn)行試算平衡，初始余額平衡后，正式啟用賬套。啟用賬套后即進(jìn)入日常業(yè)務(wù)處理階段，不能再行修改初始余額。
初始設(shè)置中的操作人員設(shè)置、會(huì)計(jì)科目設(shè)置和輸入初始余額都需要采用具體的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。其效果的好壞對(duì)會(huì)計(jì)核算的大部分內(nèi)容都有著重要的影響，可以說(shuō)是系統(tǒng)中最為關(guān)鍵的部分，是系統(tǒng)設(shè)計(jì)水平的集中體現(xiàn)。
三、設(shè)置賬戶(hù)的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法的發(fā)展運(yùn)用設(shè)置賬戶(hù)這一傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法在電算化系統(tǒng)中一般稱(chēng)之為會(huì)計(jì)科目設(shè)置。賬戶(hù)是會(huì)計(jì)科目在核算中的具體形式，會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)要素的進(jìn)一步細(xì)化。通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)科目開(kāi)設(shè)賬戶(hù)的方法，分別對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象的不同內(nèi)容進(jìn)行反映和監(jiān)督，這是會(huì)計(jì)核算的主要形式。大部分會(huì)計(jì)資料如憑證、賬簿、報(bào)表等都要以會(huì)計(jì)科目作為直接對(duì)象來(lái)加以反映，從而建立一個(gè)完整的核算體系。
電算化系統(tǒng)運(yùn)用傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法時(shí)，在形式上進(jìn)行了變通，在結(jié)構(gòu)上進(jìn)行了突破，使電算化系統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算體系較之手工會(huì)計(jì)核算更全面、更完整、更合理。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
從形式上，以會(huì)計(jì)科目表代替所有分列在不同賬簿或賬頁(yè)上的賬戶(hù)。在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)主要以表的形式存在，無(wú)論是設(shè)置的賬戶(hù)，還是輸入的憑證。
會(huì)計(jì)科目表中，對(duì)會(huì)計(jì)科目首先要分級(jí)編號(hào)并順序排列；其次以每一會(huì)計(jì)科目的屬性來(lái)表示該科目所適用的賬頁(yè)格式或核算要求；另外，在會(huì)計(jì)核算軟件中，總是由多個(gè)相當(dāng)于會(huì)計(jì)科目表的部分，共同構(gòu)成了完整的核算體系，主要是會(huì)計(jì)科目主表部門(mén)目錄?單位往來(lái)目錄個(gè)人往來(lái)目錄項(xiàng)目目錄等，它們之間以從屬或交叉的關(guān)系，組合成一個(gè) 大的會(huì)計(jì)科目表。
從內(nèi)容上，豐富了傳統(tǒng)設(shè)置賬戶(hù)的方法。系統(tǒng)內(nèi)部處理數(shù)據(jù)時(shí)，以科目編碼作為會(huì)計(jì)科目的唯一標(biāo)識(shí)和所屬關(guān)系的判定依據(jù)，使分級(jí)核算更加緊湊、嚴(yán)格、清晰；可以根據(jù)需要產(chǎn)生新的賬頁(yè)格式或核算內(nèi)容；會(huì)計(jì)科目表各部分之間在使用時(shí)隨時(shí)組合，既保證了科目設(shè)置的完整性，又具有較強(qiáng)的靈活性，巧妙地解決了事先不可知會(huì)計(jì)科目的設(shè)置。
四、填制憑證與登記賬簿的電算會(huì)計(jì)方法電算化會(huì)計(jì)之所以仍然只是會(huì)計(jì)，而不是另外一個(gè)新的學(xué)科，就在于它仍然是以形成憑證賬簿報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案資料為重要任務(wù)的形式存在的。填制憑證和登記賬簿這樣的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法仍然是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理核心。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)形式上的主要差別就是這些會(huì)計(jì)檔案的存在形式不同。這也決定了填制憑證與登記賬簿這些方法的直接對(duì)象有著明顯的區(qū)別，在使用這些方法時(shí)，自然也因其對(duì)象屬性的變化而有所變化。
在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，填制憑證有兩種情形，一種是直接在系統(tǒng)中填制憑證，另一種是手工制好憑證后的輸入憑證，兩種情形都體現(xiàn)為會(huì)計(jì)軟件的一個(gè)較為重要的輸入功能。
與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法相比，龜算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的填制憑證及登記賬簿主要有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：一是憑證中各數(shù)據(jù)根據(jù)類(lèi)型、范圍進(jìn)行有效控制。二是鍵盤(pán)操作較之手工處理的筆誤更容易發(fā)生誤操作，因而憑證填制 在操作功能上分為填制修改刪除等步驟，以進(jìn)行正確性控制。三是填好的憑證同樣需要審核，電算化系統(tǒng)的審核可在程序中再次檢驗(yàn)憑證的正確性。四是登記賬簿之前可以匯總．而不是必須匯總。電算化系統(tǒng)可根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)任意范圍的憑證進(jìn)行匯總，匯總速度較快且準(zhǔn)確；計(jì)算機(jī)不會(huì)因疏漏出現(xiàn)總賬與明細(xì)賬登記結(jié)果不一致的情況，當(dāng)然在記賬之前不必進(jìn)行試算平衡。五是登記賬簿只是憑證數(shù)據(jù)的確認(rèn)過(guò)程，而不是抄寫(xiě)或復(fù)制過(guò)程。這一簡(jiǎn)單的過(guò)程明確了工作底稿與正式會(huì)計(jì)檔案之間的界限，具有非常重要的意義。
五、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的電算會(huì)計(jì)方法根據(jù)用戶(hù)定義，由系統(tǒng)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證的方法稱(chēng)為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，它已經(jīng)成為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)非常成熟的方法之一。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬有兩種情形，一種是直接從賬項(xiàng)數(shù)據(jù)中取數(shù)生成記賬憑證，如結(jié)轉(zhuǎn)期間損益；另一種是通過(guò)函數(shù)進(jìn)行較為復(fù)雜的運(yùn)算才能得到憑證上所需的數(shù)值，如計(jì)算并分配應(yīng)付福利費(fèi)。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬又分兩個(gè)層次，一個(gè)層次是在總賬系統(tǒng)f或稱(chēng)賬務(wù)處理系統(tǒng))中定義并使用的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬；另一個(gè)層次是在各個(gè)子系統(tǒng)中定義和使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，如工資系統(tǒng)中的工資費(fèi)用分配、固定資產(chǎn)系統(tǒng)的折舊費(fèi)用分配等。
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬一旦完成定義， 既可在不同會(huì)計(jì)期間重復(fù)使用， 又可大大提高系統(tǒng)效率。
六、 編制會(huì)計(jì)報(bào)表 的電算會(huì)計(jì)方法編制會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作中的重要組成部分， 也是階段性地完成會(huì)計(jì)核算任務(wù)的標(biāo)志性工作。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，更給這一傳統(tǒng)工作任務(wù)賦予了新的活力。
在會(huì)計(jì)核算軟件中，編制會(huì)計(jì)報(bào)表分為兩個(gè)步驟。第一步是設(shè)計(jì)階段， 有兩方面的設(shè)計(jì)任務(wù)：
一是 會(huì)計(jì)報(bào)表格式設(shè)計(jì)， 二是 數(shù)據(jù)來(lái)源定義；第二步是使用階段， 在一定會(huì)計(jì)期間， 即可自動(dòng)生成當(dāng)期會(huì)計(jì)報(bào)表的結(jié)果。設(shè)計(jì)完成的會(huì)計(jì)報(bào)表可以長(zhǎng)期使用。生成會(huì)計(jì)報(bào)表的過(guò)程快速準(zhǔn)確， 可以進(jìn)行正確性檢驗(yàn)和審核。會(huì)計(jì)報(bào)表之間隨時(shí)可以橫向或縱向地匯總或比較分析。
由于會(huì)計(jì)報(bào)表軟件帶來(lái)的方便性， 較之傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法， 可以編制更多、更詳細(xì)的會(huì)計(jì)報(bào)表， 為管理者提供更及時(shí)、更有用的會(huì)計(jì)信息。
以上對(duì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)方法的主要內(nèi)容進(jìn)行了列述， 可以看出， 這些方法在電算化環(huán)境下， 在形式上產(chǎn)生了明顯的變化，值得我們?cè)趯?shí)踐中不斷總結(jié)， 在理論上進(jìn)行深入研究， 從而更有力地指導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展方向。
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