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電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)控制的有效措施論文
一、電子檔案的特點(diǎn)
隨著人類社會(huì)的快速進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，涌現(xiàn)了大量的電子出版物、電子郵件、電子文件，它們逐步把以紙質(zhì)為介質(zhì)的文件進(jìn)行了取代。所以，檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)就是檔案網(wǎng)絡(luò)化、電子化。電子檔案的主要優(yōu)點(diǎn)在于：具有巨大的信息存儲(chǔ)量、快捷的傳遞方式、獨(dú)立的信息存儲(chǔ)空間、方便的操作手段、便于長(zhǎng)期保存，它所需的空間比較小、信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享、復(fù)制檔案的過程中不容易丟失信息，表現(xiàn)形式也是多種多樣，使檔案更加形象、全面、生動(dòng)，復(fù)用性非常良好，它是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物。但是它也有一定的缺陷：具有較強(qiáng)的設(shè)備依賴性、較大的信息不安全性、載體的易修改性、非直讀性、載體與實(shí)用技術(shù)缺乏穩(wěn)定性、較強(qiáng)的背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性，邏輯結(jié)構(gòu)與物理結(jié)構(gòu)存在復(fù)雜性，以及載體與信息存在相互分離性等。
二、檔案風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的手段
檔案工作開展的一個(gè)重要步驟及基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)就是細(xì)致深入的分析研究風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的有效方案。對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前性的防范，這是最為經(jīng)濟(jì)、最為有效的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)手段，在還沒有出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候就加以遏制，提前進(jìn)行預(yù)防，防患于未然，可以降風(fēng)險(xiǎn)的代價(jià)為最低。第一，保證審批工作的可靠與嚴(yán)格，審批需要逐級(jí)別的進(jìn)行，針對(duì)信息內(nèi)容加以保存和管理，并對(duì)工作權(quán)限加以認(rèn)定；第二，嚴(yán)格的權(quán)限限制必須建立起來，只有在權(quán)限的范圍內(nèi)各個(gè)級(jí)別的工作人員才能進(jìn)行工作，使用檔案；第三，以使用的規(guī)范為準(zhǔn)則，確認(rèn)使用權(quán)限，為了防止信息泄露，有必要對(duì)備份的文件實(shí)施技術(shù)處理，對(duì)信息的整理復(fù)制備份要竭力避免出現(xiàn)。
三、檔案風(fēng)險(xiǎn)避免的手段
�。ㄒ唬┮M(jìn)最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。在工作的時(shí)候計(jì)算機(jī)要將多種措施同時(shí)結(jié)合起來，而引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)是風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的最佳選擇，先進(jìn)技術(shù)可以提高電子信息檔案的安全可靠性。在現(xiàn)代操作系統(tǒng)中比較經(jīng)常運(yùn)用的、很重要的方法就是密碼設(shè)置。第一，提升加密技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分層次、分級(jí)別的加密處理；第二，實(shí)施數(shù)據(jù)加密處理應(yīng)選擇最佳的軟件，制定適合的檔案軟件，并對(duì)用戶密碼的設(shè)置、訪問的授權(quán)、安全的級(jí)別等予以保證，使檔案及信息的安全性得到有效保證。
�。ǘ┘皶r(shí)發(fā)現(xiàn)和處理是風(fēng)險(xiǎn)防范的首要措施。數(shù)據(jù)安全性的重點(diǎn)是檔案信息的管理工作，而在使用電子信息檔案的時(shí)候出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問題，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。有關(guān)企業(yè)針對(duì)在維修計(jì)算機(jī)過程中的風(fēng)險(xiǎn)，需要加大力度，重點(diǎn)關(guān)注，有效的防范和控制可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并實(shí)施主動(dòng)的、有效的方案。
四、檔案風(fēng)險(xiǎn)分散的手段
在電子信息檔案管理中還有一種轉(zhuǎn)移策略是進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避過程中經(jīng)常使用的手段，實(shí)質(zhì)上所謂的轉(zhuǎn)移策略就是分散風(fēng)險(xiǎn)，降低分散已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)到最低程度，轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)到其他地方，實(shí)施修正風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的手段可以從多個(gè)角度開展，如：購(gòu)買保險(xiǎn)、與提供商簽署服務(wù)合同、修改配置模式或者外包給其他機(jī)構(gòu)等等。通過這樣手段，我們簡(jiǎn)化了復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題，再改進(jìn)優(yōu)化以前實(shí)施的電子信息檔案管理策略，從而使新的電子信息檔案管理系統(tǒng)更加先進(jìn)。另外，通過與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，在滿足電子信息檔案使用需要的前提下讓供應(yīng)商提供有效的安全服務(wù)。還有一點(diǎn)要強(qiáng)調(diào)的是，風(fēng)險(xiǎn)在外包上同樣隱含，假若外包人員與合同標(biāo)準(zhǔn)不符合，導(dǎo)致的后果也會(huì)非常嚴(yán)重。因此為了避免人為因素帶給企業(yè)損失，使用電子信息檔案的人員必須在嚴(yán)格的操作標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，要認(rèn)真執(zhí)行，嚴(yán)格遵守。結(jié)語：總之，立足于實(shí)際需要，通過全面的研究和分析，探討了管理與控制電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的主要手段，對(duì)具體的風(fēng)險(xiǎn)控制和防范的手段進(jìn)行細(xì)致深入的探究，探討了風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的手段、風(fēng)險(xiǎn)避免的措施以及風(fēng)險(xiǎn)分散的方式等，努力以此為基礎(chǔ)，為有關(guān)工作的進(jìn)一步進(jìn)行與開展，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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