聲像電子管理信息化應(yīng)用研究論文
摘要：檔案信息化建設(shè)已成為檔案建設(shè)工作的重中之重，特別是海量電子數(shù)據(jù)的管理與利用。近年來，廣州市城市建設(shè)檔案館不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，信息化工作取得了一定的成績。本文擬從廣州市城市建設(shè)檔案館自行編制的《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》以及自主研發(fā)的規(guī)范化聲像電子檔案管理系統(tǒng)展開調(diào)研，簡述廣州市城市建設(shè)檔案館檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀并提出發(fā)展對(duì)策。
關(guān)鍵詞：檔案信息化；聲像電子管理規(guī)范；聲像檔案信息系統(tǒng)
一、研究背景及意義
近年來，信息化建設(shè)已成為檔案發(fā)展的新方向，特別是以信息技術(shù)為核心的信息化建設(shè)已成為社會(huì)發(fā)展的強(qiáng)大推動(dòng)力。2002年國家檔案局、中央檔案館發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，標(biāo)志著我國檔案信息化建設(shè)的啟動(dòng)�！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中，國家明確指出“把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局。”緊跟國家信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與國家信息化建設(shè)同步發(fā)展，已經(jīng)成為檔案部門的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)�；仡櫸覈鴻n案信息化的歷程，總共經(jīng)歷了萌芽起步（20世紀(jì)70年代末～90年代初期）、快速推進(jìn)（20世紀(jì)90年代中期～21世紀(jì)初）以及系統(tǒng)發(fā)展（21世紀(jì)以后）三個(gè)階段。隨著信息化時(shí)代的到來，海量電子文件數(shù)據(jù)的涌現(xiàn)以及包括云計(jì)算、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、4G通信等新興技術(shù)的發(fā)展，無一不使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件生命周期理論、全宗理論和價(jià)值鑒定理論受到了挑戰(zhàn)。海量電子文件的管理以及利用已成為檔案學(xué)理論的新發(fā)展方向，也是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)方向。本文根據(jù)廣州市城市建設(shè)檔案館自行編制的《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》以及自主研發(fā)的規(guī)范化聲像電子檔案管理系統(tǒng)展開調(diào)研，以期簡述廣州市城市建設(shè)檔案館檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀并提出發(fā)展對(duì)策。
二、檔案信息化的概述
20世紀(jì)60年代日本的學(xué)者首次提出了信息化，而后20世紀(jì)70年代后期西方學(xué)者提出了“信息社會(huì)”、“信息時(shí)代”等概念。我國信息化起步較晚，1997年召開了全國第一次信息化工作會(huì)議。目前，關(guān)于檔案信息化并沒有統(tǒng)一的定義，與檔案信息化相關(guān)的諸如檔案數(shù)字化、檔案信息數(shù)字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關(guān)檔案信息化的內(nèi)涵，楊公之(2011)定義為“檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)�！盵1]張珺（2009）認(rèn)為檔案信息化是檔案工作與信息技術(shù)手段的結(jié)合；檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)工程，由諸多相關(guān)項(xiàng)目構(gòu)成，是現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)管理目標(biāo)的支持。[2]孟世恩與王穎（2004）認(rèn)為檔案信息化可理解為“是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實(shí)際運(yùn)用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為主導(dǎo)，以實(shí)現(xiàn)資源共享為目的推動(dòng)檔案工作發(fā)展的進(jìn)步過程”。[3]《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》對(duì)檔案信息化的表述為“以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程�！毕到y(tǒng)核心功能方面還需要進(jìn)一步完善。目前對(duì)于系統(tǒng)的配置管理、備份恢復(fù)、權(quán)限管理等核心的后臺(tái)管理功能都還比較簡單，存在嚴(yán)重的管理和安全風(fēng)險(xiǎn)。而且目前系統(tǒng)的部分核心業(yè)務(wù)功能嚴(yán)重不足，例如軟件對(duì)于圖片檔案的完整性管理的缺乏，導(dǎo)致一些查詢需要投入大量人力進(jìn)行，對(duì)于聲像檔案的查詢利用和編研工作都帶來諸多不便。4.系統(tǒng)設(shè)計(jì)中尚未考慮到未來電子檔案和長期保存需要目前的系統(tǒng)主要處于應(yīng)付現(xiàn)階段的管理模式，即以紙質(zhì)+數(shù)字化的雙套制模式，不具備原生電子文件歸檔功能，也沒有針對(duì)電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的設(shè)計(jì)考慮。從長遠(yuǎn)來看，結(jié)合信息化改革步伐（例如國土規(guī)劃信息化工作建設(shè)目標(biāo)）以及本地信息環(huán)境的現(xiàn)實(shí)(云計(jì)算環(huán)境的逐步成熟和認(rèn)證技術(shù)的落地)，未來城建聲像電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定位高遠(yuǎn)，需要面向電子檔案管理的需要進(jìn)行通盤考慮。
三、基于聲像電子管理規(guī)范的檔案信息化建設(shè)
廣州城市建設(shè)檔案館的信息化建設(shè)工作開展較早，上個(gè)世紀(jì)90年代初便開始著手建立檔案管理信息系統(tǒng)，在2002年后該館開始致力于建設(shè)數(shù)字城建檔案館。目前使用的`聲像檔案管理系統(tǒng)為2005年開發(fā)的系統(tǒng)，隨著內(nèi)外部環(huán)境的飛速變化與發(fā)展，使得現(xiàn)有的系統(tǒng)目前面臨著內(nèi)外部環(huán)境的雙重壓力，其中既有信息系統(tǒng)自身業(yè)務(wù)需求發(fā)展所帶來的內(nèi)部推動(dòng)力，又有環(huán)境調(diào)整所帶來的外部拉動(dòng)力，在雙向驅(qū)動(dòng)力的作用下，信息系統(tǒng)的升級(jí)工作勢(shì)在必行。因此，該聲像系統(tǒng)的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對(duì)信息化升級(jí)的要求。《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》由廣州市城建檔案館在多年實(shí)踐中擬定，在業(yè)界也是首次明確以聲像電子檔案為研究對(duì)象，其規(guī)定了聲像電子檔案的術(shù)語和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元數(shù)據(jù)要求。針對(duì)原系統(tǒng)的不足以及工作中出現(xiàn)的各種問題，并基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》中明確的標(biāo)準(zhǔn)、定義，利用成熟、專業(yè)的聲像處理技術(shù)，從以上有關(guān)信息化的表述中，我們可以發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)、開發(fā)利用、資源共享這三個(gè)關(guān)鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認(rèn)為檔案信息化就是運(yùn)用信息技術(shù)開發(fā)利用檔案，最終達(dá)到資源共享的目的。
廣州市城建檔案館現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理模式定型于本世紀(jì)初，館內(nèi)以“數(shù)字化生產(chǎn)、檔案編研、自主建設(shè)”為立足點(diǎn)，在工作過程中取得了不少成果與榮譽(yù)，并曾一度成為城建檔案行業(yè)的學(xué)習(xí)典范。隨著時(shí)代的發(fā)展，新的上位法、國家標(biāo)準(zhǔn)和事業(yè)單位行政分類的改革賦予廣州市城市建設(shè)檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉(zhuǎn)變，尤其使得其工作流程、服務(wù)方式、服務(wù)對(duì)象以及數(shù)量格式上產(chǎn)生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統(tǒng)的功能模塊已經(jīng)難以應(yīng)對(duì)日常工作中的管理需求，主要問題體現(xiàn)在以下幾方面。1.頂層架構(gòu)設(shè)計(jì)不足廣州城建檔案館信息化工作總的來說是受業(yè)務(wù)需求驅(qū)動(dòng)，歷經(jīng)數(shù)十年時(shí)間的建設(shè)由多個(gè)系統(tǒng)構(gòu)成的集合，尚未形成內(nèi)部密切聯(lián)系、資源有效共享的覆蓋核心業(yè)務(wù)流程的綜合性的信息系統(tǒng)�，F(xiàn)有的子系統(tǒng)集合有拼湊之感，無論從命名，乃至到功能覆蓋范圍來看，系統(tǒng)之間的關(guān)系并不是很清晰，軟硬件平臺(tái)不夠統(tǒng)一，使用部門和功能比較分散，信息集成度較低。這些已不能適應(yīng)業(yè)務(wù)管理要求和新型城市化發(fā)展的要求。隨著時(shí)間的推移和業(yè)務(wù)管理的不斷發(fā)展，信息共享和系統(tǒng)集成的難度日益加大。2.系統(tǒng)功能整體性表現(xiàn)不足現(xiàn)有系統(tǒng)在整體層面上存在升級(jí)換代緩慢，用戶體驗(yàn)友好性不足，子系統(tǒng)零散，缺乏統(tǒng)一入口等問題�，F(xiàn)有系統(tǒng)中有相當(dāng)部分都是獨(dú)立建設(shè)的，各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能基本上是陸續(xù)拼接的，使用的編程平臺(tái)和后臺(tái)軟件存在較大差異，因而難以進(jìn)行總體性的功能框架展示。目前信息系統(tǒng)對(duì)于業(yè)務(wù)活動(dòng)的覆蓋面還不夠充分，例如實(shí)體管理與資源存儲(chǔ)管理就還很不完善，功能模塊之間的聯(lián)系基本上屬于各自為戰(zhàn)的局面，用戶需要根據(jù)自己的職權(quán)選擇進(jìn)入不同的系統(tǒng)進(jìn)行操作，加上命名方面的隨意性，導(dǎo)致用戶體驗(yàn)較為零亂，沒有整體性概念。3.核心功能有待進(jìn)一步強(qiáng)化建立專門的聲像檔案管理系統(tǒng)，對(duì)聲像檔案信息資源進(jìn)行集中有效管理，通過網(wǎng)絡(luò)方式相互連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息的有效、規(guī)范、科學(xué)管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫，能和其他信息系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統(tǒng)。其中功能模塊主要包括配設(shè)任務(wù)申請(qǐng)、任務(wù)分配、成果數(shù)據(jù)發(fā)布、數(shù)據(jù)查看、聲像檔案利用、著錄、目錄生成、檔案移交、專題制作、查詢檢索、統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案、用戶權(quán)限管理。本聲像電子檔案管理系統(tǒng)是基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》的需求而量身訂造的。該系統(tǒng)的上線及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設(shè)檔案館目前的工作流程，提高其對(duì)聲像電子檔案管理及調(diào)用的效率。這不僅順應(yīng)了國家大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)＋”的戰(zhàn)略方針，而且通過《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》與系統(tǒng)的相互結(jié)合，使得整個(gè)系統(tǒng)在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個(gè)系統(tǒng)的搜索效率及降低維護(hù)成本。同時(shí)，這種標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)也值得國內(nèi)其他城市參考，我們可以預(yù)想在不久的將來全國各地都遵循一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)聲像電子文檔的管理，存放在一個(gè)相同的系統(tǒng)下，這個(gè)系統(tǒng)所產(chǎn)生的價(jià)值將是不可估量的。
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