電子檔案信息化管理剖析論文
摘要：計(jì)算機(jī)的開展，為我們生活的各個(gè)方面帶來了便利，應(yīng)用辦公室軟件系統(tǒng)或其他軟件對(duì)文件進(jìn)行管理越來越便當(dāng)，在檔案管理方面我國(guó)很多中央都采用了信息化的技術(shù)，但是仍有一局部檔案由于時(shí)間的長(zhǎng)遠(yuǎn)以及重要性，沒有被信息化。信息化檔案建立會(huì)大大的便當(dāng)我們檔案的管理和查閱工作，但是電子檔案依賴于電子設(shè)備，假如設(shè)備呈現(xiàn)問題就可能面臨檔案失效，同時(shí)把檔案存在放在網(wǎng)絡(luò)上容易被別人入侵，檔案平安性不高。本文剖析了電子檔案的信息化管理的優(yōu)點(diǎn)及缺陷，并討論了電子檔案將來的開展趨向。
關(guān)鍵詞：電子檔案管理論文
如今的檔案管理處于傳統(tǒng)文件式和電子式平分天下的狀況，在一些新的機(jī)構(gòu)或單位普通都采用電子檔案的管理，由于電子檔案有著快速直觀的特性，但是有些重要部門或者以前的機(jī)構(gòu)，為了保證檔案的平安性或者材料太難整理沒有完成電子化管理。電子化檔案管理是一個(gè)必然趨向，電子化檔案有著諸多優(yōu)點(diǎn)，但是也有著缺陷，但是這些缺陷是今后能夠處理的，最重要的觀念的改動(dòng)。
1電子檔案是檔案開展的趨向
電子化、信息化辦公為我們的工作的便利性和工作速度有著很大的提升。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的開展，定制類軟件降生，辦公質(zhì)量和速度得到更多的提升。因而檔案的電子化和信息化也是開展的必然性。由于電子檔案有著以下的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：第一，電子檔案對(duì)辦公的場(chǎng)地請(qǐng)求小，在貯存大量的檔案時(shí)不需求檔案室，不需求房屋和場(chǎng)地的請(qǐng)求，有足夠裝置電腦的位置即可。大大減少了場(chǎng)地本錢。第二，電子檔案記載信息和查找信息的速度快，相比擬傳統(tǒng)及檔案室設(shè)計(jì)，電子檔案只需求簡(jiǎn)單的操作幾下鼠標(biāo)和鍵盤就要能夠查找到相應(yīng)信息。比檔案袋的方式速度提升了不少倍。第三，電子檔案復(fù)制速度快，有些檔案要需求共享時(shí)，電子檔案能夠快速完成材料復(fù)制，但是傳統(tǒng)檔案管理速度慢，而且會(huì)經(jīng)常呈現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)電子檔案的文字都是由計(jì)算機(jī)編輯，可以很好的辨認(rèn)。但是有些傳統(tǒng)檔案有人書寫，內(nèi)容有時(shí)很難識(shí)別。
2電子檔案存在的缺陷
2.1電子文件的平安性和長(zhǎng)期保管性問題
電子數(shù)據(jù)的保管憑仗的是計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)硬件或者互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)。所以這也是電子檔案的弊病所在，中國(guó)人心里有種“眼見為實(shí)”的觀念，對(duì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)檔案，由于看不到數(shù)據(jù)的詳細(xì)存在一直對(duì)檔案的平安性抱有疑問，電子檔案在長(zhǎng)期保管中遭到計(jì)算機(jī)硬件的影響，假如存儲(chǔ)的硬盤損壞。將代表一切文件都可無法找回，但是應(yīng)用最近的云技術(shù)能夠擺脫數(shù)據(jù)對(duì)硬件的依賴，但是另一個(gè)問題還是電子檔案的重要缺陷，那就是平安性。電子檔案可能被不法分子入侵然后文件損失，或者被非法復(fù)制，以及程序員的失誤操作形成文件不可修復(fù)性破壞等問題，也是電子檔案的平安性的重要問題。但是一切辦法都不是圓滿的，傳統(tǒng)文件檔案管理也可能面臨火災(zāi)，偷盜等問題。電子檔案的入侵相對(duì)較容易，抗干擾才能差，同時(shí)數(shù)據(jù)修復(fù)才能較低，但這些是逐步能被修復(fù)和改善的。
2.2紙質(zhì)和電子檔案并存的.問題
關(guān)于我國(guó)而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng)，在居民意中一向有著“白紙黑字”的想法。因而，局部地域并未大范圍的提高電子檔案，其紙質(zhì)檔案仍然占有大局部的檔案工作內(nèi)容。此時(shí)，紙質(zhì)和電子檔案并存的問題，直接影響我國(guó)的電子檔案提高和信息化管理工作。從目前的狀況來看，兩種檔案方式并存問題主要表如今以下幾個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案常常會(huì)由于對(duì)環(huán)境請(qǐng)求較高，因而在持久的保管后，字領(lǐng)會(huì)含糊、頁(yè)面會(huì)發(fā)黃，此時(shí)要想再次輸入電子檔案，其阻力較大；第二，局部秘密檔案或者是及其重要的文件，必需經(jīng)過紙質(zhì)檔案來保管；第三，電子檔案的工作并未得到一切人的信任，呈現(xiàn)問題的時(shí)分，并不能第一時(shí)間找到紙質(zhì)檔案來比照，由此在客觀上構(gòu)成了檔案方式的抵觸，社會(huì)言論的壓力也在客觀上為電子檔案工作形成了不小的影響。
3電子檔案信息化管理計(jì)劃
3.1更新電子檔案的管理辦法
電子檔案有著比傳統(tǒng)檔案優(yōu)秀的特性，但是也有著缺陷，有著關(guān)于平安性上人們的擔(dān)憂。為了補(bǔ)償電子檔案存在的缺陷，就要改動(dòng)電子檔案的管理辦法。首先就是依照檔案的重要水平樹立合適相應(yīng)的防火墻，同時(shí)關(guān)于極重要的檔案樹立相應(yīng)的鏡像，把鏡像文件給公眾運(yùn)用，同時(shí)主體文件維護(hù)平安性，就算不法分子入侵了鏡像檔案系統(tǒng)，也不會(huì)形成什么影響，只需再?gòu)?fù)制一個(gè)新鏡像就能夠把被竄改的數(shù)據(jù)交換。檔案管理的日常工作時(shí)，應(yīng)該做好相關(guān)人員的培育工作，減少失誤操作，同時(shí)做好相應(yīng)的備份。同時(shí)做好云設(shè)備的應(yīng)用，把檔案樹立在云上，維護(hù)在硬件呈現(xiàn)問題時(shí)，檔案的平安性。另外要對(duì)檔案進(jìn)行經(jīng)常性的檢查，掃除病毒以及做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)整理。電子數(shù)據(jù)假如把平安性問題處理了就逐步替代傳統(tǒng)檔案的位置，做到檔案全部的電子化。
3.2采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理
電子檔案信息化管理外表上比擬優(yōu)良，但在實(shí)踐的操作中，并不一定會(huì)取得理想的效果，其平安隱患和要挾較多，很多方面都是有待健全的。為此，今后在電子檔案信息化管理過程中，還應(yīng)積極采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，即對(duì)原始文件展開大量的維護(hù)和備份工作。電子檔案原始文件的管理，可嘗試從以下幾個(gè)方面動(dòng)身。第一，電子檔案部門為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功用，并進(jìn)行相應(yīng)的用戶確認(rèn)工作。第二，電子檔案部門在展開信息化管理的過程中，必需和技術(shù)部門、法律部門等專業(yè)部門進(jìn)行親密的配合，以此來保證信息化管理的規(guī)范化和自動(dòng)化，減少各種不用要的矛盾和抵觸。第三，由于原始電子文件的重要性，應(yīng)定期展開備份工作，保證一切的文件都有跡可循。第四，電子原始檔案在存儲(chǔ)的過程中，應(yīng)設(shè)定一定的密保措施，避免呈現(xiàn)惡性事情；同時(shí)，每一次的電子檔案更新，都不要掩蓋之前的材料，應(yīng)保證檔案在調(diào)取過程中，能夠明晰的展示出每一次的更新時(shí)間、更新內(nèi)容。第五，由于電子文件的原始性十分重要，因而應(yīng)對(duì)其采用最新的技術(shù)來完成，并且要經(jīng)過多項(xiàng)測(cè)試，需確保每一個(gè)方面都萬無一失。綜上所述，電子檔案信息化管理在目前的工作中，正在努力的展開，將來工作還會(huì)進(jìn)一步提升。
4結(jié)論
在檔案的管理上懂得分離新的技術(shù)，把信息化融入其中。樹立電子化檔案，在電子檔案的管理應(yīng)用中樹立相應(yīng)的機(jī)制，認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺陷。發(fā)揮電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，關(guān)于缺陷方面要分離相應(yīng)的技術(shù)改善相應(yīng)的平安性上的問題。關(guān)于一些主要檔案管理能夠采用兩種檔案管理形式共同進(jìn)行方式，然后慢慢的電子檔案會(huì)占領(lǐng)檔案管理的主流位置。
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