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電子商務(wù)的高校智慧型檔案館建設(shè)論文
“智慧型檔案館”是智慧城市背景下檔案館發(fā)展的高級(jí)形態(tài)�！爸腔坌蜋n案館”的建設(shè)需要借用物聯(lián)網(wǎng)的概念，將互聯(lián)網(wǎng)、檔案實(shí)體、電子檔案、管理人員等各種要素有效連接，形成“自助辦公”、“智能服務(wù)”、“科學(xué)監(jiān)控”的智慧型形態(tài)。電子商務(wù)系統(tǒng)，旨在通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)超越時(shí)空界限的檔案服務(wù)體系，體現(xiàn)“以人為本”的服務(wù)理念，是“智慧型檔案館”建設(shè)的必然選擇。本文通過(guò)高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)建立的必然性、實(shí)現(xiàn)方式、注意問(wèn)題的分析，以期對(duì)“智慧型檔案館”建設(shè)研究有所裨益。
一、實(shí)現(xiàn)高校檔案電子商務(wù)的必要性
實(shí)現(xiàn)高校檔案電子商務(wù)是建立“智慧型檔案館”的必然選擇。一方面，電子商務(wù)系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)檔案查詢方式的超越。高校檔案是再現(xiàn)高校在教學(xué)、科研、行政方面真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，具有一定的延時(shí)性。以教學(xué)檔案為例，學(xué)生在校期間的錄取登記表、成績(jī)單、畢業(yè)資料等檔案，只有學(xué)生畢業(yè)離校之后，才會(huì)由教學(xué)部門轉(zhuǎn)存檔案館。另一方面，高校檔案電子商務(wù)的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。高校電子商務(wù)系統(tǒng)旨在實(shí)現(xiàn)“自助式”下單、“自動(dòng)式”分配，線上線下協(xié)調(diào)合作，規(guī)范了檔案辦理流程，提高了業(yè)務(wù)辦理的效率。電子商務(wù)系統(tǒng)的建立，進(jìn)一步推進(jìn)了高校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)，促進(jìn)了高校檔案的數(shù)字化水平。
二、高校檔案電子商務(wù)的實(shí)現(xiàn)方式
�。ㄒ唬┮跃W(wǎng)絡(luò)為溝通平臺(tái)
高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)的建立可以借鑒B2C電子商務(wù)模式的基本原理，以網(wǎng)絡(luò)為溝通平臺(tái)實(shí)現(xiàn)用戶與服務(wù)者之間的在線聯(lián)系。電子商務(wù)系統(tǒng)可以通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)，使教學(xué)、科研等日常辦理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)線上服務(wù)。用戶通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)可以進(jìn)行檔案查詢預(yù)約、檔案查詢咨詢、檔案在線辦理等業(yè)務(wù)；管理人員則可通過(guò)平臺(tái)了解用戶需要，進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理，并借助平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)智能化、檢索智能化、應(yīng)用的智能化等。
�。ǘ┚�上下單線下服務(wù)
電子商務(wù)系統(tǒng)需要線上線下的通力合作。用戶通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)表達(dá)需求，檔案工作人員則需要通過(guò)信息審查、檔案查詢、檔案辦理、檔案審查等方式進(jìn)行線下的服務(wù)。線上線下的有效配合是檔案在線業(yè)務(wù)順利辦理的保障。一方面，必須依托于安全、便捷的系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)線下下單的有效完成；另一方面，需要檔案工作人員提高互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)辦理水平，有效完成線下的檔案核實(shí)、查詢、郵寄等后續(xù)工作。
�。ㄈ┮钥爝f為物流手段
快遞等物流行業(yè)地快速發(fā)展為高校檔案電子商務(wù)模式的實(shí)現(xiàn)提供了便捷的條件。紙質(zhì)版的檔案資料可以通過(guò)快遞郵寄的方式，在短時(shí)間內(nèi)到達(dá)用戶手中，為用戶節(jié)省大量的經(jīng)濟(jì)、時(shí)間成本，同時(shí)較大程度上提高了高校檔案的利用效率和效益�？爝f郵寄方式還可以通過(guò)快遞訂單憑證作為信息查詢和保存的有效依據(jù)。
三、高校檔案電子商務(wù)需注意的問(wèn)題
�。ㄒ唬┌踩[私問(wèn)題
高校檔案涉及用戶的私人信息，具有隱私性。高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)的建立要充分注意檔案信息的保密性，防止個(gè)人信息的泄露。一方面，確保辦理人的身份，可通過(guò)上傳個(gè)人身份證等方式，對(duì)申請(qǐng)人的身份進(jìn)行核實(shí)；另一方面，簽訂隱私申明，對(duì)申請(qǐng)人的身份，檔案資料的使用進(jìn)行約束，申請(qǐng)人只有確認(rèn)同意隱私聲明，才能進(jìn)行檔案后續(xù)辦理。
�。ǘ┫到y(tǒng)設(shè)計(jì)問(wèn)題
高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要具有便捷性、有效性、個(gè)性化的特征。首先，頁(yè)面的設(shè)計(jì)要充分體現(xiàn)用戶需要，辦理程序要簡(jiǎn)單明了，減少程序?qū)蛹?jí)，便捷用戶辦理。其次，要及時(shí)對(duì)用戶申請(qǐng)服務(wù)信息進(jìn)行審核回復(fù)，提高用戶申請(qǐng)的有效性，并準(zhǔn)確及時(shí)進(jìn)行后續(xù)線下服務(wù)，減少線上辦理的“失誤率”。
�。ㄈ┕芾砩�(jí)問(wèn)題
高校檔案在線系統(tǒng)的建立涉及到檔案辦理流程的創(chuàng)新，需要調(diào)整檔案辦理流程，使其與之相配合。一方面，要清晰劃分業(yè)務(wù)接收、業(yè)務(wù)審核、業(yè)務(wù)查詢、業(yè)務(wù)郵寄等不同業(yè)務(wù)之間的職責(zé)，進(jìn)行合理的分工；另一方面，開(kāi)啟檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化的新篇章，提高高校檔案數(shù)字化水平，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)與在線系統(tǒng)的有效整合，提高檔案查詢的現(xiàn)代化水平。高校檔案電子商務(wù)是順應(yīng)電子商務(wù)時(shí)代的新興產(chǎn)物，一方面，為用戶節(jié)省了大量的成本，提高了高校檔案的效率；另一方面，促進(jìn)了高校檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化，推進(jìn)了“智慧型檔案館”的建設(shè)。但是高校檔案電子商務(wù)的發(fā)展還處于探索階段，辯證唯物主義認(rèn)為，任何事物的發(fā)展都是前進(jìn)性與曲折性的統(tǒng)一。因此，高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)在建立和發(fā)展的過(guò)程中，要遵守事物發(fā)展的客觀規(guī)律，在汲取B2C電子商務(wù)模式優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校檔案管理實(shí)際情況，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高運(yùn)行效率。
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