電子商務的高校智慧型檔案館建設論文
“智慧型檔案館”是智慧城市背景下檔案館發(fā)展的高級形態(tài)�！爸腔坌蜋n案館”的建設需要借用物聯(lián)網的概念，將互聯(lián)網、檔案實體、電子檔案、管理人員等各種要素有效連接，形成“自助辦公”、“智能服務”、“科學監(jiān)控”的智慧型形態(tài)。電子商務系統(tǒng)，旨在通過互聯(lián)網實現(xiàn)超越時空界限的檔案服務體系，體現(xiàn)“以人為本”的服務理念，是“智慧型檔案館”建設的必然選擇。本文通過高校檔案電子商務系統(tǒng)建立的必然性、實現(xiàn)方式、注意問題的分析，以期對“智慧型檔案館”建設研究有所裨益。
一、實現(xiàn)高校檔案電子商務的必要性
實現(xiàn)高校檔案電子商務是建立“智慧型檔案館”的必然選擇。一方面，電子商務系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案查詢方式的超越。高校檔案是再現(xiàn)高校在教學、科研、行政方面真實面貌的原始文獻，具有一定的延時性。以教學檔案為例，學生在校期間的錄取登記表、成績單、畢業(yè)資料等檔案，只有學生畢業(yè)離校之后，才會由教學部門轉存檔案館。另一方面，高校檔案電子商務的實現(xiàn)，進一步促進了檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。高校電子商務系統(tǒng)旨在實現(xiàn)“自助式”下單、“自動式”分配，線上線下協(xié)調合作，規(guī)范了檔案辦理流程，提高了業(yè)務辦理的效率。電子商務系統(tǒng)的建立，進一步推進了高校檔案專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，促進了高校檔案的數(shù)字化水平。
二、高校檔案電子商務的實現(xiàn)方式
（一）以網絡為溝通平臺
高校檔案電子商務系統(tǒng)的建立可以借鑒B2C電子商務模式的.基本原理，以網絡為溝通平臺實現(xiàn)用戶與服務者之間的在線聯(lián)系。電子商務系統(tǒng)可以通過系統(tǒng)平臺，使教學、科研等日常辦理業(yè)務實現(xiàn)線上服務。用戶通過系統(tǒng)平臺可以進行檔案查詢預約、檔案查詢咨詢、檔案在線辦理等業(yè)務；管理人員則可通過平臺了解用戶需要，進行業(yè)務辦理，并借助平臺實現(xiàn)檔案存儲智能化、檢索智能化、應用的智能化等。
�。ǘ┚�上下單線下服務
電子商務系統(tǒng)需要線上線下的通力合作。用戶通過系統(tǒng)平臺表達需求，檔案工作人員則需要通過信息審查、檔案查詢、檔案辦理、檔案審查等方式進行線下的服務。線上線下的有效配合是檔案在線業(yè)務順利辦理的保障。一方面，必須依托于安全、便捷的系統(tǒng)平臺實現(xiàn)線下下單的有效完成；另一方面，需要檔案工作人員提高互聯(lián)網業(yè)務辦理水平，有效完成線下的檔案核實、查詢、郵寄等后續(xù)工作。
（三）以快遞為物流手段
快遞等物流行業(yè)地快速發(fā)展為高校檔案電子商務模式的實現(xiàn)提供了便捷的條件。紙質版的檔案資料可以通過快遞郵寄的方式，在短時間內到達用戶手中，為用戶節(jié)省大量的經濟、時間成本，同時較大程度上提高了高校檔案的利用效率和效益�？爝f郵寄方式還可以通過快遞訂單憑證作為信息查詢和保存的有效依據(jù)。
三、高校檔案電子商務需注意的問題
�。ㄒ唬┌踩[私問題
高校檔案涉及用戶的私人信息，具有隱私性。高校檔案電子商務系統(tǒng)的建立要充分注意檔案信息的保密性，防止個人信息的泄露。一方面，確保辦理人的身份，可通過上傳個人身份證等方式，對申請人的身份進行核實；另一方面，簽訂隱私申明，對申請人的身份，檔案資料的使用進行約束，申請人只有確認同意隱私聲明，才能進行檔案后續(xù)辦理。
（二）系統(tǒng)設計問題
高校檔案電子商務系統(tǒng)的設計要具有便捷性、有效性、個性化的特征。首先，頁面的設計要充分體現(xiàn)用戶需要，辦理程序要簡單明了，減少程序層級，便捷用戶辦理。其次，要及時對用戶申請服務信息進行審核回復，提高用戶申請的有效性，并準確及時進行后續(xù)線下服務，減少線上辦理的“失誤率”。
（三）管理升級問題
高校檔案在線系統(tǒng)的建立涉及到檔案辦理流程的創(chuàng)新，需要調整檔案辦理流程，使其與之相配合。一方面，要清晰劃分業(yè)務接收、業(yè)務審核、業(yè)務查詢、業(yè)務郵寄等不同業(yè)務之間的職責，進行合理的分工；另一方面，開啟檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化的新篇章，提高高校檔案數(shù)字化水平，逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與在線系統(tǒng)的有效整合，提高檔案查詢的現(xiàn)代化水平。高校檔案電子商務是順應電子商務時代的新興產物，一方面，為用戶節(jié)省了大量的成本，提高了高校檔案的效率；另一方面，促進了高校檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化，推進了“智慧型檔案館”的建設。但是高校檔案電子商務的發(fā)展還處于探索階段，辯證唯物主義認為，任何事物的發(fā)展都是前進性與曲折性的統(tǒng)一。因此，高校檔案電子商務系統(tǒng)在建立和發(fā)展的過程中，要遵守事物發(fā)展的客觀規(guī)律，在汲取B2C電子商務模式優(yōu)點的基礎上，結合高校檔案管理實際情況，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高運行效率。
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