試談ＥＲＰ在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的作用

一、ＥＲＰ的思想體現(xiàn)了對(duì)財(cái)務(wù)管理的要求


企業(yè)資源計(jì)劃（ＥＲＰ）系統(tǒng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。它集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身，核心目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理，滿足企業(yè)合理調(diào)配資源、最大化地創(chuàng)造財(cái)富的要求，成為企業(yè)在信息生存、發(fā)展的有力保障，同時(shí)也為財(cái)務(wù)管理提供了基礎(chǔ)的信息。ＥＲＰ的思想主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：


１．對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈資源進(jìn)行管理的思想。企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)不是單純的企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，而是一個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈與另一個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)，即企業(yè)不但要依靠自己的資源，還必須把經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的有關(guān)各方如供應(yīng)商、制造工廠、分銷、客戶等納入一個(gè)緊密的供應(yīng)鏈中，才能在市場(chǎng)上獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。ＥＲＰ系統(tǒng)正是適應(yīng)了這一市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要，實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈的管理。在供應(yīng)鏈上有五種基本“流”在流動(dòng)：物流、資金流、信息流、增值流和工作流。物料、資金、信息都不會(huì)自己流動(dòng)，物料的價(jià)值也不會(huì)自動(dòng)增值，要靠人的勞動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，要靠企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)——工作流或業(yè)務(wù)流程使它們流動(dòng)起來(lái)。企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組（ＢＰＲ）是保障各種流程順利運(yùn)行的基礎(chǔ)。ＥＲＰ在ＢＰＲ的基礎(chǔ)上提供各種行之有效的業(yè)務(wù)流程，而且可以適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)的發(fā)展，隨著企業(yè)工作流（業(yè)務(wù)流程）的改革在程序的操作上做出相應(yīng)的調(diào)整，最終實(shí)現(xiàn)五“流”的統(tǒng)一。在這個(gè)大的管理平臺(tái)上，財(cái)務(wù)管理享有了及時(shí)、充分、完整的信息，可以洞察企業(yè)業(yè)務(wù)流程中的每一個(gè)蛛絲馬跡，使視野更開闊、控制更有力、更透徹。


２．精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造的思想。精益生產(chǎn)（ＬＰ）思想，是指企業(yè)把客戶、銷售代理商、供應(yīng)商、協(xié)作單位納入生產(chǎn)體系，同他們建立起利益共享的合作伙伴關(guān)系，進(jìn)而組成一個(gè)企業(yè)的供應(yīng)鏈。敏捷制造（ＡＭ）思想，是指當(dāng)市場(chǎng)上出現(xiàn)新的機(jī)會(huì)，而企業(yè)的基本合作伙伴不能滿足新產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)的要求時(shí)，企業(yè)組織一個(gè)由特定的供應(yīng)商和銷售渠道組成的短期或一次性供應(yīng)鏈，形成“虛擬工廠”，把供應(yīng)商和協(xié)作單位看成是企業(yè)的一個(gè)組成部分，運(yùn)用同步工程（ＳＥ）組織生產(chǎn)，用最短的時(shí)間將新產(chǎn)品打入市場(chǎng)，時(shí)刻保持產(chǎn)品的高質(zhì)量、多樣化和靈活性。ＥＲＰ的這一思想和功能使企業(yè)對(duì)市場(chǎng)變化的迅速反應(yīng)能力大大提高，也使財(cái)務(wù)管理具備迅速跟進(jìn)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的能力，并且在個(gè)性化的生產(chǎn)、銷售活動(dòng)中發(fā)揮應(yīng)有的管理作用。


３．事前計(jì)劃與事中控制的思想。ＥＲＰ系統(tǒng)中的計(jì)劃體系主要包括：主生產(chǎn)計(jì)劃、物流需求計(jì)劃、能力計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、銷售執(zhí)行計(jì)劃、利潤(rùn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和人力資源計(jì)劃等，而且這些計(jì)劃功能與價(jià)值控制功能已經(jīng)完全集成到整個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，形成“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的格局。此外，ＥＲＰ系統(tǒng)通過(guò)定義與事務(wù)處理相關(guān)的核算科目和核算，在事務(wù)處理發(fā)生的同時(shí)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算分錄，不僅降低了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度、人為出錯(cuò)率，而且保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的完全一致性，從而實(shí)現(xiàn)了根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)可以追溯資金的來(lái)龍去脈、追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)直至最細(xì)微的環(huán)節(jié)，便于實(shí)現(xiàn)事中控制和實(shí)時(shí)做出決策。


二、ＥＲＰ使財(cái)務(wù)管理從核算型向管理型轉(zhuǎn)變


企業(yè)實(shí)施ＥＲＰ必不可少的環(huán)節(jié)是進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組。這個(gè)過(guò)程就是將企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程根據(jù)新的管理需要并結(jié)合ＥＲＰ軟件的功能進(jìn)行重新劃分和制定，最終在系統(tǒng)中分配不同的職責(zé)權(quán)限，以完成業(yè)務(wù)流與信息流的同步運(yùn)行。從另一個(gè)角度講，這個(gè)過(guò)程也是部門職責(zé)、工作任務(wù)的重新分配。


首先，由于業(yè)務(wù)流程的重組，財(cái)務(wù)部不再負(fù)責(zé)對(duì)銷售收入和銷售成本的確認(rèn)和核算工作，這項(xiàng)工作分別由商務(wù)部和生產(chǎn)部來(lái)完成，而且此項(xiàng)工作是在ＥＲＰ系統(tǒng)中隨著“發(fā)貨”指令的發(fā)出而自動(dòng)完成的。商務(wù)部將銷售合同的信息（物料清單、工藝路線等）輸入系統(tǒng)中，創(chuàng)建銷售定單；系統(tǒng)運(yùn)行市場(chǎng)資源計(jì)劃（ＭＲＰ）后就會(huì)由銷售定單自動(dòng)觸發(fā)生產(chǎn)計(jì)劃（生產(chǎn)定單），生產(chǎn)計(jì)劃又會(huì)觸發(fā)采購(gòu)計(jì)劃；生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)定單上顯示的物料需求進(jìn)行領(lǐng)料和生產(chǎn)；每個(gè)產(chǎn)品被發(fā)貨后，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)生成銷售收入和銷售成本的財(cái)務(wù)憑證，無(wú)須財(cái)務(wù)人員做憑證。


ＥＲＰ系統(tǒng)的這一功能不僅嚴(yán)格保證了收入和成本的相互匹配、業(yè)務(wù)流與財(cái)務(wù)信息流的高度統(tǒng)一，而且使從繁重勞動(dòng)中解脫出來(lái)的財(cái)務(wù)人員有精力仔細(xì)檢查：每個(gè)銷售定單的毛利率是否正常，偏離預(yù)算毛利率的原因是什么；每個(gè)生產(chǎn)定單的完工狀態(tài)有無(wú)，標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際成本的差異產(chǎn)生在哪個(gè)環(huán)節(jié)；客戶和供應(yīng)商的庫(kù)存狀態(tài)是否正常，有多少存貨是處于滯留的狀態(tài)，對(duì)采購(gòu)量和采購(gòu)價(jià)進(jìn)行分析；查詢應(yīng)收款和應(yīng)付款的動(dòng)態(tài)、賬齡狀況等。這從根本上實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理從核算型向管理型的轉(zhuǎn)變。

三、ＥＲＰ使財(cái)務(wù)管理水平得到提高


１．ＥＲＰ系統(tǒng)功能對(duì)毛利預(yù)測(cè)、合同管理更加準(zhǔn)確和及時(shí)。銷售合同報(bào)價(jià)在ＥＲＰ系統(tǒng)中自動(dòng)完成，每更改一次產(chǎn)品的配置，系統(tǒng)都會(huì)瞬間、準(zhǔn)確地計(jì)算出銷售收入、成本和毛利，為包括財(cái)務(wù)部在內(nèi)的合同評(píng)審者、決策者提供可靠的數(shù)據(jù)支持。銷售合同的評(píng)審也從各個(gè)部門輪流的書面評(píng)審變?yōu)樵冢牛遥邢到y(tǒng)中的評(píng)審，不僅不受地域的限制，而且評(píng)審時(shí)間由原來(lái)的５ ～ １０天縮短為１天，大大提高了工作效率。


２．ＥＲＰ系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)了對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算的實(shí)時(shí)控制和多角度。在ＥＲＰ系統(tǒng)中，所有的費(fèi)用項(xiàng)目全部設(shè)置在費(fèi)用明細(xì)層。同時(shí)，將需要考核的單位設(shè)置成不同的“成本中心”，然后根據(jù)不同的管理或查詢需要建立起不同的“成本中心組”，這樣就可以靈活、方便、快捷地查詢出不同的期間費(fèi)用總額、部門費(fèi)用總額、公司費(fèi)用總額、任意組合的“成本中心組”的費(fèi)用總額等。ＥＲＰ系統(tǒng)對(duì)費(fèi)用的管理還可以實(shí)現(xiàn)同時(shí)按部門和項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)，這就大大方便了對(duì)研發(fā)項(xiàng)目成本管理或某個(gè)階段性產(chǎn)品項(xiàng)目成本管理的需求。


獲利能力分析是ＥＲＰ系統(tǒng)提供給的又一個(gè)強(qiáng)大的財(cái)務(wù)管理功能。具體而言，公司將內(nèi)部組織根據(jù)管理和考核的需要設(shè)置成不同層次的“利潤(rùn)中心”和“成本中心”，并將公司年度整體預(yù)算逐層分解到每個(gè)被考核的“利潤(rùn)中心”和“成本中心”。當(dāng)業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將每一筆業(yè)務(wù)的收入、成本、毛利、費(fèi)用及時(shí)地歸集在預(yù)先設(shè)置好的“利潤(rùn)中心”和“成本中心”名下。管理者可以從系統(tǒng)的報(bào)表工具中逐層查詢每個(gè)“利潤(rùn)中心”和“成本中心”的財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況，分析產(chǎn)生偏差的原因，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)整體經(jīng)營(yíng)指標(biāo)的分解、落實(shí)、監(jiān)督、分析和考核，拓展了財(cái)務(wù)管理的視角，提高了財(cái)務(wù)管理的透明度、及時(shí)性和有效性。


３．ＥＲＰ系統(tǒng)功能使資產(chǎn)管理水平大大提高。ＥＲＰ系統(tǒng)可以詳細(xì)記載資產(chǎn)購(gòu)進(jìn)、轉(zhuǎn)移、組建以至于到最后處理的所有業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)和過(guò)程。電子資產(chǎn)卡片替代了書面的卡片；一項(xiàng)資產(chǎn)在系統(tǒng)中擁有唯一的代號(hào)；同一資產(chǎn)在各部門間的流動(dòng)都將記錄起始時(shí)間；系統(tǒng)對(duì)組建的資產(chǎn)自動(dòng)計(jì)算其新的價(jià)值；資產(chǎn)折舊不再是按類別而是按每項(xiàng)資產(chǎn)分別自動(dòng)計(jì)提，并且按照記載的資產(chǎn)在部門間流動(dòng)的起始時(shí)間分別列支在不同的部門（成本中心）名下。財(cái)務(wù)人員甩掉了繁重的核算工作，把主要精力放在對(duì)資產(chǎn)使用有效性和安全性的監(jiān)督、控制和分析工作上，強(qiáng)化了管理職能。


４．ＥＲＰ系統(tǒng)功能提高了成本管理水平。ＥＲＰ作為一個(gè)高度集成的信息系統(tǒng)，將不同業(yè)務(wù)部門的信息高度交匯，體現(xiàn)物流、信息流、資金流的統(tǒng)一。它強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制、事后反饋的統(tǒng)一，一套預(yù)測(cè)、計(jì)劃、決策、控制、分析、考核的管理模式也體現(xiàn)在成本管理中。從具體的管理來(lái)看，ＥＲＰ系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)成本的預(yù)先確定、實(shí)際成本發(fā)生后成本差異的分析、以成本中心為主體的責(zé)任成本管理等功能，而這些都是管理的重要。它并非停留在僅僅能夠完成計(jì)算機(jī)化的成本記錄、歸檔等傳統(tǒng)任務(wù)，更多貫穿于ＥＲＰ成本管理中的是管理會(huì)計(jì)的原則和思想。


具體而言，標(biāo)準(zhǔn)成本的制定與企業(yè)年度預(yù)算緊密相連；實(shí)際成本的核算從最底層物料的材料費(fèi)開始，逐層向上將每一件物料的材料費(fèi)、人工耗用、機(jī)器耗用和制造費(fèi)用累積，得出每一層零部件直至最終產(chǎn)品的成本。對(duì)于成本分析來(lái)說(shuō)，徹底擺脫了月末結(jié)賬的限制，變事后分析為可隨時(shí)查詢某個(gè)生產(chǎn)定單在不同工序上實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本的比較情況；可隨時(shí)通過(guò)查詢“成本中心報(bào)表”來(lái)觀察每個(gè)生產(chǎn)工序上實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本的對(duì)比情況；可監(jiān)督生產(chǎn)部門工時(shí)確認(rèn)的準(zhǔn)確性等等。它最終實(shí)現(xiàn)了成本管理的及時(shí)性。?

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