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優(yōu)化管理模式提高理財質量
內(nèi)容摘要:根據(jù)財務工作的計劃性、指導性、嚴肅性、規(guī)范性和法制性,本文總結和探討了優(yōu)化財務管理模式的方法與途徑,這將為改進和提高理財質量奠定良好基礎。
財務工作面向廣大師生員工,倍受人們矚目和重視。它已成為教學、科研、管理和后勤等工作系統(tǒng)中的生命源泉。如何確保學院深化教學改革,提高辦學質量總體目標的實現(xiàn),配合學院各項評比、檢查、監(jiān)督和激勵措施的全面實施,將成為財務處現(xiàn)在和今后的主要任務。
一、確定工作使命強化服務意識
從系統(tǒng)科學的角度看,由學院到部門,再到每個科室形成了大環(huán)套小環(huán)的網(wǎng)絡體系。而從管理科學的角度看,卻要求學院各職能部門形成小環(huán)保大環(huán)、一環(huán)促一環(huán)的良性循環(huán)體。因此,應該把每個部門真正建設成為富有戰(zhàn)斗力的基層堡壘,實現(xiàn)學院上水平、上質量、上層次的戰(zhàn)略目標。為此,根據(jù)財務處事前統(tǒng)籌設計、事中協(xié)調服務、事后反饋監(jiān)督的職能,本著群策群力的原則,確定了財務處“嚴謹、快捷、誠懇、奉獻”的工作使命,并由此產(chǎn)生了每個人掛牌服務的承諾。這一措施使財務處把提高工作質量、講求辦事效率、強化服務意識、樹立文明形象和倡導奉獻精神作為建處根本,以激勵和鞭策每位工作人員為建設優(yōu)良秩序,創(chuàng)造和諧氛圍的財務處而努力拚搏。
為了調動全處人員不斷發(fā)揚自覺工作、自我管理、自我服務和自強不息的奮斗精神,在內(nèi)部管理上實行了“崗位責任制”和“值周科長負責制”。這兩個制度的推行,使全處上下權責對等、程序明確、關系協(xié)調。特別是通過值周科長負責制的貫徹執(zhí)行,把財務處的業(yè)務關系協(xié)調、勞動紀律考核、安全衛(wèi)生和儲蓄值班四個方面工作按照每周輪班的方式,由一名科長帶領三名成員全盤負責,做到天天有記錄、周周有講評。通過每周一早上例會制度,由處長和值周科長對上周情況進行工作總結,表揚鼓勵先進、找出存在問題,布置本周工作。這樣,既為每位科長和工作人員創(chuàng)造了一個展示能力發(fā)揮才干的良好機遇,又使財務處整體工作處于計劃、執(zhí)行、改進、提高的正規(guī)循環(huán)之中,也進一步增強了財務處的凝聚力、向心力和戰(zhàn)斗力,極大地調動、激發(fā)了全體工作人員的主人翁精神和責任感,建立起從下到上、從局部到整體的工作體系。
二、制定工作規(guī)劃明確努力目標
財務處的職責就是準確、及時、規(guī)范、足額地為學院教學、科研、行政和后勤等部門提供資金,成為它們堅強的經(jīng)濟后盾。從現(xiàn)代產(chǎn)品的概念出發(fā),工作績效的測度應通過工作數(shù)量和工作質量來綜合反映。為此,財務處在制度建設、文明形象、業(yè)務技術和管理方式等各方面都制定了年度和學期規(guī)劃,進一步明確了本處和每位工作人員的努力目標。這些規(guī)劃包括了兩大方面的工作,一是資金的使用方向及額度配置,二是財務管理的規(guī)范建設及效果監(jiān)控。資金使用方向及額度配置工作的過程可分為三個階段:第一個階段是制定年度預算,即根據(jù)教學、科研、行政和后勤等各方面工作的量度,按部門分項目制定經(jīng)費配置額度計劃,再按項目匯總平衡,根據(jù)量入為出、突出重點、挖掘潛力、略有節(jié)余的原則,經(jīng)過部門、財務處和院長辦公會三上三下的反復討論而形成正式年度預算。第二階段是制定月份用款計劃,根據(jù)年度預算額度特別是各部門各項業(yè)務開展的規(guī)律性和節(jié)拍性,以及當月上級財政撥款和自籌經(jīng)費的總量,安排各個部門的用款計劃。第三個階段是經(jīng)費進度執(zhí)行情況的分析,即對各部門及其分項目預算的進度進行分析。通過累計用款額度與年度預算的對比,來平衡各部門的用款節(jié)奏,并由此為下個月份配置經(jīng)費提供數(shù)量化依據(jù)。這樣,把年度預算、月份用款和日�？刂朴袡C地結合起來,形成由近及遠的滾動計劃。財務管理的規(guī)范建設及其效果的監(jiān)控可分為三個階段:第一個階段是各項財務管理制度的建立與制定階段。目前正在執(zhí)行并已取得顯著效果的有經(jīng)費管理暫行規(guī)定、專項工程立項及其預決算辦法、學費收繳的暫行規(guī)定、經(jīng)費報帳審批權限和報帳時間的規(guī)定、會計基礎規(guī)范規(guī)定、水電費承包辦法和乘車里程票制度等等。這些會計法規(guī)和財務制度的建立真正實現(xiàn)了業(yè)務歸口、權責對等、財務公開、相互制約。第二個階段是對上述各項財務管理制度的貫徹執(zhí)行。由此使各個部門在用款額度申請、借款期限、報帳方法、簽字過程、結算規(guī)定等各個方面都進一步明確了要求,使財務處工作人員每處理一筆業(yè)務都有法可依,使來辦事的每一位師生都有章可循。進而使財務程序明確化、制度規(guī)范化、要求具體化,也進一步協(xié)調了財務處與各個部門之間的工作關系。第三階段是各項財務管理制度的充實和完善階段。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷深入發(fā)展和社會環(huán)境的變化,在資金的投入方向、財務制度的嚴密程度、會計制約的監(jiān)督方式、帳務處理效率與經(jīng)費使用效果等各個方面都會出現(xiàn)新的情況和新的問題。這就要求在財務管理的實踐過程中,及時補充和修訂各項會計法規(guī)和財務制度,真正體現(xiàn)財務工作的嚴肅性、規(guī)范性和法制性。
通過制定財務處工作規(guī)劃和建立較為完善的財務制度,再有步驟、有組織、有目的、有檢查地落實和執(zhí)行這些工作規(guī)劃和財務制度,對學院的教學、科研、管理和后勤服務等各方面工作起到了保證和促進作用,也真正實現(xiàn)了財務處事前統(tǒng)籌設計、事中協(xié)調服務、事后反饋監(jiān)督的職能。
三、密切協(xié)作關系實現(xiàn)重點調配
財會工作的特點就在于它要求財務程序明確化、制度規(guī)范化、辦事公開化、把關雙向化。為適應這一規(guī)律,財務處利用牌匾形式繪制出報帳程序圖,標明經(jīng)費申請、登記、借款、簽字、核算的具體過程,使辦事人員一看就明白自己要做的工作有哪些、其先后順序如何。按照財會實務流程,本著“高內(nèi)聚、低耦合”的原則(即財務處每個科的職能盡量專一化;科間的業(yè)務以實務流程的縱向分段,而盡量避免橫向交叉),將全處劃分為預算管理、會計、出納、收費、資金結算五個科室,并在每個科配備業(yè)務能力和責任心較強的一二個帶頭人,形成科長領導下的窗口分工負責制模式。這樣,使財會人員業(yè)務分工明確、履行職責清晰、完成工作具體,逐漸提高了自身素質和工作效率。為了讓全院廣大教職工對財務工作給予更多的理解、更大的支持和更好的監(jiān)督,根據(jù)財務預算的執(zhí)行情況,財務處定期召開全院各部門領導參加的財務運行狀況分析會。通過收支對比、預算進度分析和歷史年度縱向分析,使各級領導和教職工對年度、季度和月份的經(jīng)費投入方向、額度和重點項目有了較為充分的了解,以便采取一些積極配合的措施和方法。特別是由于每年學費、宿費收繳工作在九月份進行,而學院的教學、科研、管理和后勤工作對資金的需求卻是持續(xù)漸進的,為解決這種時滯性所帶來的資金短缺的難題,財務處積極向省財政和省教委申請撥款,從開戶銀行抽出基建抵押款,合理調配經(jīng)費使用額度和進度,確保了全院教學、科研中的重點項目和人員經(jīng)費、水電費等剛性支出。同時,對設備購置、專項工程、取暖燃料等費用額較大的支出,根據(jù)相應工作的季節(jié)性、急需性,以交納訂金或部分付款方式來重點調配,保證了全院各方面工作的正常、穩(wěn)定、有序地進行。
四、加強基礎工作達到規(guī)范標準
財務工作表現(xiàn)為日記、月累、年匯帳的節(jié)拍,其基本職能體現(xiàn)為核算與監(jiān)督二個過程。會計核算投入的是各種原始憑證,而產(chǎn)出的是各種帳簿和報表。
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