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ＥＲＰ系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理特性分析
【摘要】 本文通過(guò)對(duì)企業(yè)資源計(jì)劃的了解，分析了其系統(tǒng)中財(cái)務(wù)管理的主要特點(diǎn)，并提出在創(chuàng)新發(fā)展中呈現(xiàn)的新特征。
【關(guān)鍵詞】 企業(yè)資源計(jì)劃 財(cái)務(wù)管理 系統(tǒng)
一、引言
企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resources Planning，簡(jiǎn)稱ERP）的基本思想是將企業(yè)的運(yùn)營(yíng)流程看作一個(gè)緊密連接的供應(yīng)鏈，主要包括供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)和客戶等，其目標(biāo)是充分協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部資源，確立企業(yè)全面競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。ERP系統(tǒng)是個(gè)較完整的集成化管理信息系統(tǒng)，包括分銷、制造、財(cái)務(wù)、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、運(yùn)輸管理等子系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)是以業(yè)務(wù)為中心來(lái)組織，根據(jù)物流、資金流、信息流的連續(xù)運(yùn)動(dòng)和反饋來(lái)設(shè)計(jì)，以跨越職能領(lǐng)域的邊界來(lái)實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的集成。在ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)子系統(tǒng)只是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)有機(jī)組成部分，與其他子系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系。
二、ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理的主要特點(diǎn)
1、即時(shí)性——資料管理功能實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)
在ERP的狀態(tài)下，資料是聯(lián)動(dòng)的，也是隨時(shí)更新的，每個(gè)有關(guān)人員都可以隨時(shí)掌握即時(shí)的資訊，而這在過(guò)去只能依賴大量的人力與時(shí)間才能完成。一般說(shuō)來(lái)，影響企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力有許多因素，但一個(gè)很重要的因素就是它對(duì)企業(yè)內(nèi)部各種信息的把握以及對(duì)外部市場(chǎng)的資訊的掌握。在當(dāng)今信息社會(huì)里，不僅要知己知彼，還要貴在“即時(shí)”。
ERP系統(tǒng)中資金管理對(duì)會(huì)計(jì)科目的分層使之相對(duì)于其他會(huì)計(jì)軟件確立了絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，即不需要任何人工分析，系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)時(shí)生成《現(xiàn)金流量表》。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的資金管理模塊將會(huì)計(jì)科目分為三個(gè)層次。
（1）現(xiàn)金層，包含貨幣資金和短期投資等科目。相當(dāng)于《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則——現(xiàn)金流量表》中對(duì)于現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物的定義，即庫(kù)存現(xiàn)金。它是能隨時(shí)支取的銀行存款、其他貨幣資金以及三個(gè)月內(nèi)到期的短期債券等期限短、流動(dòng)性強(qiáng)、易于轉(zhuǎn)換為已知金額現(xiàn)金、價(jià)值變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)很小的投資。
（2）收入支出層，包含的科目代表了企業(yè)現(xiàn)金流量的起源。如產(chǎn)品銷售收入代表了現(xiàn)金流入的起源，固定資產(chǎn)、庫(kù)存商品代表了現(xiàn)金流出的起源，而長(zhǎng)期投資、應(yīng)交稅金的明細(xì)科目則分別代表了現(xiàn)金流入和流出。所有的權(quán)益類和損益類科目都應(yīng)包含在這一層。這一層對(duì)應(yīng)于《現(xiàn)金流量表》中現(xiàn)金流量的分類或者說(shuō)直接反映了《現(xiàn)金流量表》的主要內(nèi)容，即經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、籌資活動(dòng)產(chǎn)生的現(xiàn)金流量以及匯率變動(dòng)對(duì)現(xiàn)金的影響額。
（3）應(yīng)收應(yīng)付層，不僅包含應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款，而且還包含預(yù)收和預(yù)付賬款、其他應(yīng)收和應(yīng)付款、應(yīng)收和應(yīng)付票據(jù)等科目。這一層的科目反映了收入和支出在形成現(xiàn)金流量之前以短期債權(quán)債務(wù)存在的臨時(shí)狀態(tài)。它對(duì)應(yīng)《現(xiàn)金流量表指南》中計(jì)算各表項(xiàng)時(shí)的調(diào)整項(xiàng)。
2、集成性——財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)可靠性之保證
在ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)子系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)有機(jī)組成部分，與其他子系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系。財(cái)務(wù)集成是指在采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)的處理過(guò)程中，系統(tǒng)自動(dòng)采集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，自動(dòng)選擇總賬科目和分賬科目，并自動(dòng)生成記賬憑證。ERP系統(tǒng)的集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理，包括采購(gòu)集成、銷售集成、庫(kù)存集成及生產(chǎn)集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理。其中，采購(gòu)訂單、銷售訂單和生產(chǎn)訂單一般是由系統(tǒng)自動(dòng)生成，也可以由人工維護(hù)。相應(yīng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)在訂單的處理過(guò)程中自動(dòng)生成記賬憑證，進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。財(cái)務(wù)子系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，實(shí)現(xiàn)與ERP其他子系統(tǒng)之間的信息集成，是財(cái)務(wù)軟件發(fā)展的必然趨勢(shì)。集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的特點(diǎn)主要包括以下幾個(gè)方面。
（1）通過(guò)采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)、庫(kù)存與財(cái)務(wù)集成，實(shí)時(shí)反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入和存儲(chǔ)，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流相統(tǒng)一，為企業(yè)管理決策提供了及時(shí)準(zhǔn)確的信息。
（2）在集成環(huán)境下，對(duì)其他子系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求很高，其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能直接影響財(cái)務(wù)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
（3）在集成環(huán)境下，財(cái)務(wù)集成參數(shù)對(duì)集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理結(jié)果起關(guān)鍵性作用，要求系統(tǒng)能提供靈活的財(cái)務(wù)集成參數(shù)設(shè)置功能。既要減少設(shè)置財(cái)務(wù)集成參數(shù)的工作量，又要使設(shè)置的財(cái)務(wù)集成參數(shù)能滿足會(huì)計(jì)核算與管理的需要，同時(shí)還要確保集成總賬科目、分賬科目、集成關(guān)系準(zhǔn)確無(wú)誤，否則會(huì)影響財(cái)務(wù)報(bào)表的可靠性。
3、遠(yuǎn)見性——先進(jìn)財(cái)務(wù)管理思想之體現(xiàn)
ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)融合在一起，即系統(tǒng)集財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)于一體。這種系統(tǒng)整合及其系統(tǒng)的信息供給，有利于財(cái)務(wù)做前瞻性分析與預(yù)測(cè)，體現(xiàn)了先進(jìn)的計(jì)劃、控制和決策思想。
（1）ERP系統(tǒng)體現(xiàn)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)思想。ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)部分將企業(yè)的需求定位在一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)而不是一個(gè)賬務(wù)系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)在定義企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的框架和流程時(shí)結(jié)合考慮了制造管理和供應(yīng)鏈管理的框架和流程。會(huì)計(jì)子系統(tǒng)一方面是從其他子系統(tǒng)獲得有助于完成確認(rèn)、計(jì)量、記錄、報(bào)告等各環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；另一方面是通過(guò)其系統(tǒng)和流程的定義來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)制造和供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)的控制。
（2）ERP系統(tǒng)體現(xiàn)的管理會(huì)計(jì)思想。ERP系統(tǒng)體現(xiàn)了先進(jìn)的管理會(huì)計(jì)思想，反映了一套預(yù)測(cè)、計(jì)劃、決策、控制、分析、考核的管理模式，強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制和事后反饋。這些計(jì)劃功能和控制功能已完全集成到整個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中。一方面，ERP系統(tǒng)通過(guò)定義與事務(wù)處理相關(guān)的會(huì)計(jì)核算科目和核算方式，使系統(tǒng)在處理事務(wù)的同時(shí)自動(dòng)生成記賬憑證，改變了資金信息滯后于物流信息的狀況，便于企業(yè)實(shí)行事中控制并實(shí)時(shí)做出決策。另一方面，計(jì)劃、事務(wù)處理、控制與決策功能都在整個(gè)供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實(shí)現(xiàn)。ERP系統(tǒng)遵循整體預(yù)算架構(gòu)，采用客戶訂單來(lái)啟動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃和材料采購(gòu)計(jì)劃。
（3）ERP系統(tǒng)體現(xiàn)的成本管理思想。ERP系統(tǒng)的成本管理包括成本預(yù)測(cè)、計(jì)劃決策、控制、分析和考核，強(qiáng)調(diào)成本預(yù)算、成本控制與分析、責(zé)任成本管理等。典型的ERP系統(tǒng)成本管理涉及產(chǎn)品成本核算、成本中心會(huì)計(jì)、訂單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)、獲利能力分析、利潤(rùn)中心會(huì)計(jì)以及輔助管理決策的執(zhí)行信息系統(tǒng)。成本中心會(huì)計(jì)包括標(biāo)準(zhǔn)成本的確定、標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際成本之間的差異對(duì)比、成本報(bào)告與分析。訂單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)用于歸集某一訂單或項(xiàng)目的實(shí)際成本，并將其與計(jì)劃成本進(jìn)行比較，實(shí)現(xiàn)對(duì)訂單或項(xiàng)目的監(jiān)控。獲利能力分析可以回答哪一類產(chǎn)品或市場(chǎng)會(huì)產(chǎn)生最好的效益，一份特定訂單的利潤(rùn)是怎樣構(gòu)成等問(wèn)題。
三、ERP開創(chuàng)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)新的特征
財(cái)務(wù)管理的功能主要是基于會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)，并加以分析，從而進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測(cè)、管理和控制活動(dòng)。ERP的應(yīng)用不僅直接促使財(cái)務(wù)計(jì)劃、控制、分析和預(yù)測(cè)，還為企業(yè)財(cái)務(wù)管理提供了更廣闊的發(fā)展空間。借助于ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)，模擬企業(yè)在不同的利潤(rùn)率、成本影響下，分析企業(yè)資金流與物流發(fā)生的變化后，再慎重地做出決策，有利于提高企業(yè)適應(yīng)力與競(jìng)爭(zhēng)力。ERP系統(tǒng)的優(yōu)越性在于它能夠提供企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者需要的各種營(yíng)運(yùn)信息，使管理者能適時(shí)做出最好的決策，有效地適應(yīng)市場(chǎng)變化的需要，為公司獲取豐厚的利潤(rùn)。
過(guò)去的會(huì)計(jì)工作僅僅是起記錄的作用，而這樣記錄的財(cái)務(wù)信息無(wú)法對(duì)生產(chǎn)管理加以控制。如今，企業(yè)面臨日趨加劇的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，勢(shì)必要求企業(yè)物流、信息流、資金流的統(tǒng)一，生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、銷售的統(tǒng)一。ERP系統(tǒng)可以把企業(yè)的生產(chǎn)和財(cái)務(wù)管理集成在一起，在這樣一個(gè)集成的環(huán)境下，各子系統(tǒng)信息高度共享。當(dāng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)正常運(yùn)行時(shí)，驅(qū)動(dòng)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)正常運(yùn)行。因此，信息處理系統(tǒng)將會(huì)得到一套比以往任何時(shí)候都更為有效的數(shù)據(jù)作為工作的基礎(chǔ)，并促使企業(yè)的計(jì)劃控制能力得到空前的提高。也就是說(shuō)，ERP作為整個(gè)企業(yè)的信息系統(tǒng)，使得企業(yè)整體合作的意識(shí)和作用加強(qiáng)了，通過(guò)準(zhǔn)確、及時(shí)、統(tǒng)一的信息傳遞，為企業(yè)制定統(tǒng)一的計(jì)劃創(chuàng)造條件，使企業(yè)目標(biāo)集中在同一方向，以統(tǒng)一的工作流程觀點(diǎn)和方式來(lái)運(yùn)營(yíng)、管理企業(yè)，而不是把企業(yè)當(dāng)作一個(gè)個(gè)部門的組合。綜上分析，可以看出ERP中的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不僅能克服傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理工作的缺陷，還能及時(shí)反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況及出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況起到了預(yù)警的作用。
為適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)一體化，能在激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中求得生存與發(fā)展，我國(guó)企業(yè)正日漸重視企業(yè)管理，并應(yīng)用了許多企業(yè)資源管理軟件，ERP在我國(guó)企業(yè)的應(yīng)用，勢(shì)必會(huì)走向一個(gè)新的高度。
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