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科研課題財(cái)務(wù)治理信息化模式初探
【摘 要】 科研課題治理、核算是科研院所財(cái)務(wù)治理的重要組成部分，要?jiǎng)?chuàng)建將眾多課題分類(lèi)治理、多層面核算，使所需數(shù)據(jù)快速高效天生，以滿(mǎn)足不同使用者需求，通過(guò)主輔系統(tǒng)結(jié)合的科研課題財(cái)務(wù)治理的新平臺(tái)。筆者結(jié)合本單位的實(shí)際，對(duì)這一模式的構(gòu)建與應(yīng)用進(jìn)行初步探討。【關(guān)鍵詞】 科研課題； 財(cái)務(wù)治理； 信息化； 系統(tǒng)
一、引言
中國(guó)輻射防護(hù)研究院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“我院”）科研課題的治理、核算是財(cái)務(wù)治理的重要組成部分，占全院財(cái)務(wù)工作量的40%，特別是“十一五”期間的縱向課題，各課題不僅實(shí)行分類(lèi)與單獨(dú)雙重核算，而且要進(jìn)行長(zhǎng)期跟蹤與治理。不論是縱向課題、橫向課題還是其他課題，每個(gè)課題涉及八個(gè)本錢(qián)項(xiàng)，其中縱向課題還有二十七個(gè)用度明細(xì)項(xiàng)。在日常核算中，各課題負(fù)責(zé)人要知道每個(gè)課題的收進(jìn)、支出、結(jié)余情況，每年年底95%的課題要進(jìn)行結(jié)算，30%的課題有水電費(fèi)、治理費(fèi)等分?jǐn)�，最后將各課題結(jié)轉(zhuǎn)本錢(qián)，收進(jìn)與支出相抵，結(jié)余為下年收進(jìn)，重新開(kāi)始新一年的核算。如此龐大的數(shù)據(jù)運(yùn)作，不僅要求數(shù)據(jù)正確，而且要求在短時(shí)間內(nèi)完成，否則將影響后續(xù)工作，特別是年底決算工作的正常運(yùn)行。
要解決上述題目，只靠現(xiàn)成的貿(mào)易軟件－“用友ERP-U8”系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)用友系統(tǒng)）只能完成一半的工作，而且數(shù)據(jù)分散在不同的表中，給數(shù)據(jù)的分析、查詢(xún)、利用造成一定的困難，不能及時(shí)正確地了解各課題的全部情況。為此，需要在此基礎(chǔ)上重新構(gòu)建滿(mǎn)足我院科研課題財(cái)務(wù)治理需求的治理系統(tǒng)，以滿(mǎn)足會(huì)計(jì)信息使用者多樣化的需求，滿(mǎn)足我院科研治理發(fā)展的需求。
二、科研課題核算、治理的基本流程
研究院的科研課題分為縱向課題、橫向課題、其他課題三類(lèi)。每一類(lèi)按課題分別在不同的收進(jìn)與支出科目核算，收進(jìn)類(lèi)總賬科目為：撥進(jìn)科研費(fèi)、預(yù)收賬款、其他業(yè)務(wù)收進(jìn)；支出類(lèi)總賬科目為：科研本錢(qián)、技術(shù)本錢(qián)、其他業(yè)務(wù)本錢(qián)；每個(gè)課題的收進(jìn)按科目、部分核算（三欄式賬簿），支出按科目、部分、項(xiàng)目核算（多欄式賬簿）。
由上面會(huì)計(jì)核算可知，要想得知某一課題的收進(jìn)與支出情況，在用友系統(tǒng)下，財(cái)會(huì)職員要查詢(xún)收進(jìn)科目、支出科目及相應(yīng)的輔助核算，至少要操縱五步，才能得知該課題的基本情況。基本流程如圖1所示。
假如需查詢(xún)縱向課題的二十七個(gè)用度明細(xì)項(xiàng)需到治理會(huì)計(jì)的項(xiàng)目治理中才可查詢(xún)，而且每年的數(shù)據(jù)在當(dāng)年的賬套中，其工作量之大可想而知。
為了解決用友系統(tǒng)在科研課題核算、治理中存在的上述題目，實(shí)時(shí)查詢(xún)各課題的收進(jìn)、支出、結(jié)余情況及其他相關(guān)情況，必須將涉及科研課題核算的科目、輔助核算項(xiàng)目、代碼通過(guò)接口系統(tǒng)導(dǎo)出到“科研課題治理系統(tǒng)”，通過(guò)重新計(jì)算、分類(lèi)匯總、多重關(guān)聯(lián)等功能，實(shí)現(xiàn)科研課題的集中核算與治理。
三、科研課題治理系統(tǒng)的構(gòu)建原則
（一）從各系統(tǒng)接口導(dǎo)出、導(dǎo)進(jìn)的數(shù)據(jù)正確可靠
系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)自用友系統(tǒng)，收進(jìn)科目是按部分核算的，支出科目是按項(xiàng)目、部分核算的，兩者唯一的共同點(diǎn)是收進(jìn)科目與支出項(xiàng)目中的課題號(hào)相同。由于用友系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集、編輯、加工都是通過(guò)編碼進(jìn)行的，只要編碼不同就可視為不同的科目、不同的項(xiàng)目，實(shí)際操縱中難免出現(xiàn)同一課題號(hào)重復(fù)出現(xiàn)的情況。為此在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程中，應(yīng)保證數(shù)據(jù)的正確性、完整性。
�。ǘ┐_保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行
系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通過(guò)導(dǎo)出、導(dǎo)進(jìn)、建立關(guān)聯(lián)、進(jìn)行分析計(jì)算等過(guò)程，最后導(dǎo)進(jìn)憑證庫(kù)，每個(gè)細(xì)節(jié)緊密相連，環(huán)環(huán)相扣，若有一步出錯(cuò)，可能導(dǎo)致整個(gè)過(guò)程失敗，出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，需要重新開(kāi)始。這就要求系統(tǒng)設(shè)計(jì)盡可能穩(wěn)定可靠，保證多次的數(shù)據(jù)導(dǎo)進(jìn)、導(dǎo)出不發(fā)生錯(cuò)誤。
�。ㄈ┎倏v簡(jiǎn)單、減少人工干預(yù)
在用友系統(tǒng)眾多復(fù)雜核算的基礎(chǔ)上利用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)構(gòu)建滿(mǎn)足我院要求的科研課題治理系統(tǒng)。這就要求操縱簡(jiǎn)單、方便、直觀(guān)，避免操縱職員對(duì)數(shù)據(jù)的修改，減少人工干預(yù)，保證數(shù)據(jù)的正確性和有效性。
（四）多向交流功能
財(cái)務(wù)信息的傳遞和交流是一種雙向、甚至多向交流模式，系統(tǒng)的報(bào)表數(shù)據(jù)應(yīng)能夠天生不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)格式，根據(jù)使用者的不同分別天生SQL、VFP、ACCESS、EXCEL等數(shù)據(jù)格式，以滿(mǎn)足不同用戶(hù)的需求。
�。ㄎ澹┫到y(tǒng)的可擴(kuò)充性良好
系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)層次分明，具有良好的可擴(kuò)充性，以適應(yīng)業(yè)務(wù)迅速發(fā)展、系統(tǒng)功能不斷擴(kuò)展的要求。
四、科研課題治理系統(tǒng)的構(gòu)建
作為研究院會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中不可缺少的輔助核算系統(tǒng)，實(shí)行主輔系統(tǒng)相結(jié)合的方式和構(gòu)架，既能適應(yīng)日常會(huì)計(jì)核算的需要，又能滿(mǎn)足治理者對(duì)各科研課題治理信息的需求，全面反映科研課題的收進(jìn)、支出基本情況。系統(tǒng)基本流程如圖2所示。
（一）數(shù)據(jù)導(dǎo)出
從用友系統(tǒng)將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為所需的格式文件，有三個(gè)收進(jìn)科目、三個(gè)支出科目、三個(gè)項(xiàng)目目錄，由于各科目的設(shè)置格式、核算方式不同，分別導(dǎo)出到不同的表中。數(shù)據(jù)導(dǎo)出流程圖見(jiàn)圖3。各種報(bào)表格式見(jiàn)表1、表2、表3（以橫向課題為例）。
（二）數(shù)據(jù)導(dǎo)進(jìn)
將各個(gè)表中的數(shù)據(jù)按一定的格式導(dǎo)進(jìn)該系統(tǒng)。
首次數(shù)據(jù)導(dǎo)進(jìn)：由于從用友系統(tǒng)中導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，各字段長(zhǎng)度過(guò)于長(zhǎng)且復(fù)雜，數(shù)值型字段長(zhǎng)度20位，小數(shù)位數(shù)5位，字符型字段都比需要的長(zhǎng)度要長(zhǎng)，有的字段是不需要的。因此要將數(shù)據(jù)通過(guò)接口系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為已制定好的標(biāo)準(zhǔn)格式，減少數(shù)據(jù)冗余度。
二次數(shù)據(jù)導(dǎo)進(jìn)：將各部分填制的結(jié)算表，輸進(jìn)或自動(dòng)導(dǎo)進(jìn)各對(duì)應(yīng)字段，與前面數(shù)據(jù)表合并，產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)表。
�。ㄈ┙y(tǒng)計(jì)計(jì)算
分科目、項(xiàng)目、部分按課題號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)計(jì)算，統(tǒng)計(jì)出每個(gè)課題的收進(jìn)、支出、結(jié)余數(shù)據(jù)。為保證數(shù)據(jù)的唯一性、正確性，克服用友系統(tǒng)中課題號(hào)重復(fù)不提示，部分不對(duì)應(yīng)不提示等弊端，分別采用計(jì)數(shù)法、正負(fù)數(shù)相抵法、以收進(jìn)部分為主與支出部分相比較法，及時(shí)提示會(huì)計(jì)職員查找原因并作相應(yīng)處理。
�。ㄋ模┹敵鰣�(bào)表
隨時(shí)可按部分、科目性質(zhì)輸出各課題收支余情況表，并轉(zhuǎn)換為EXCEL表格形式，提供給各部分。報(bào)表的發(fā)布形式有：打印紙質(zhì)、E-mail、導(dǎo)出至載體見(jiàn)表4。
�。ㄎ澹┌幢壤�(jì)算
年底除正常運(yùn)算外，按一定比例再計(jì)算出各課題本錢(qián)、保存、結(jié)余等，數(shù)據(jù)全部正確后，按部分、科目性質(zhì)天生各標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)模板，以備天生憑證需用。
�。⿲�(dǎo)進(jìn)憑證
導(dǎo)進(jìn)本錢(qián)：將天生的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)模板，通過(guò)實(shí)現(xiàn)編碼內(nèi)外核算的貫通，由數(shù)據(jù)接口系統(tǒng)分科目、項(xiàng)目、部分等導(dǎo)進(jìn)數(shù)據(jù)，自動(dòng)天生記賬憑證見(jiàn)表5。
結(jié)轉(zhuǎn)本錢(qián)：各課題本錢(qián)全部進(jìn)進(jìn)用友總賬系統(tǒng)后，系統(tǒng)登賬生玉成年數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為標(biāo)準(zhǔn)模板格式，通過(guò)接口軟件沖銷(xiāo)本錢(qián)、抵銷(xiāo)收進(jìn)、自動(dòng)得出結(jié)余，天生所有科目的記賬憑證數(shù)據(jù)見(jiàn)表6。
�。ㄆ撸┹敵鰬{證
全部數(shù)據(jù)導(dǎo)進(jìn)完畢，憑證已自動(dòng)天生。進(jìn)進(jìn)用友系統(tǒng)，按憑證號(hào)輸出各個(gè)憑證。
（八）歷史數(shù)據(jù)
將各課題收進(jìn)、支出科目的所有發(fā)生數(shù)據(jù)及各課題二十七個(gè)專(zhuān)屬要素按部分、科目性質(zhì)等規(guī)律追加到歷史數(shù)據(jù)庫(kù)，形成歷史數(shù)據(jù)。
�。ň牛⿺�(shù)據(jù)綜合利用
對(duì)歷史數(shù)據(jù)、當(dāng)年數(shù)據(jù)通過(guò)整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)不同方式的利用，滿(mǎn)足各個(gè)時(shí)期、各種用戶(hù)對(duì)信息的不同需求。
五、應(yīng)用效果
�。ㄒ唬⿺�(shù)據(jù)清楚、直觀(guān)，所見(jiàn)即所得
憑證數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)組合、分解、再組合等過(guò)程將數(shù)據(jù)融合在一張表格中，隨時(shí)查詢(xún)、輸出科研課題經(jīng)費(fèi)使用情況，特別是年終結(jié)算所需大量數(shù)據(jù)按部分、課題名稱(chēng)、課題編號(hào)、治理費(fèi)等多項(xiàng)數(shù)據(jù)排列，滿(mǎn)足各種用戶(hù)對(duì)信息的不同需求。集核算、治理、憑證天生多種功能于一體，各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接。
（二）年底結(jié)算，工作效率成倍進(jìn)步
應(yīng)用本系統(tǒng)使科研課題年底結(jié)算、本錢(qián)結(jié)轉(zhuǎn)、制作憑證，由8～10天縮短為2～3天，工作效率大大進(jìn)步。2007年三大類(lèi)課題共計(jì)779個(gè)課題，每個(gè)課題有8個(gè)本錢(qián)項(xiàng)，結(jié)算后有數(shù)據(jù)5 530個(gè)，結(jié)轉(zhuǎn)本錢(qián)數(shù)據(jù)2 230個(gè)，沖減收進(jìn)數(shù)據(jù)779個(gè)，再加上輔助數(shù)據(jù)，總共數(shù)據(jù)9 500多個(gè)。在年底結(jié)算、決算，時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下，若一筆一筆錄進(jìn)數(shù)據(jù)，其工作量是非常之大的（每筆憑證都要輸進(jìn)部分、項(xiàng)目輔助核算）。
�。ㄈ┲鬏o系統(tǒng)結(jié)合，搭建科研課題治理平臺(tái)
用友系統(tǒng)搭建了一個(gè)科目、項(xiàng)目、多功能輔助核算齊全的核算、治理平臺(tái)，其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)豐富、多樣，科目編碼多級(jí)設(shè)置，是一個(gè)多層面的核算體系，但是只靠貿(mào)易軟件提供的核算，即使再精細(xì)也很難滿(mǎn)足個(gè)性化的需求。只有靠主輔核算互補(bǔ)、編碼內(nèi)外結(jié)合，才能滿(mǎn)足不同使用者對(duì)會(huì)計(jì)信息的不同需求。該系統(tǒng)的建立為科研課題治理搭建了一個(gè)良好的平臺(tái)，使科研課題治理由分散型到集中型、粗放型到精細(xì)型，全面覆蓋各個(gè)課題。
�。ㄋ模﹦�(dòng)態(tài)設(shè)置，系統(tǒng)操縱靈活方便
通過(guò)配置參數(shù)、修改公式，即可計(jì)算出各課題對(duì)應(yīng)的本錢(qián)項(xiàng)及其他各項(xiàng)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)達(dá)到最大限度共享，做到一次輸進(jìn)多次應(yīng)用，盡量減少人工干預(yù)，為各部分及時(shí)提供每個(gè)課題經(jīng)費(fèi)使用情況，加強(qiáng)資金核算工作。
六、結(jié)語(yǔ)
本系統(tǒng)以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為出發(fā)點(diǎn)，經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)的多次應(yīng)用、組合等流程，得到必須的數(shù)據(jù)，可以隨時(shí)獲取大量動(dòng)態(tài)信息，滿(mǎn)足了科研課題治理的需求，解決和彌補(bǔ)了用友系統(tǒng)在科研課題核算、治理方面的諸多不足。它集治理、結(jié)算、憑證天生于一體，將眾多課題的收進(jìn)、本錢(qián)直接寫(xiě)進(jìn)用友系統(tǒng)憑證表及其他相關(guān)表中，極大地進(jìn)步了財(cái)會(huì)職員的工作效率，使每一個(gè)課題的相關(guān)數(shù)據(jù)不受年度限制及時(shí)、正確地轉(zhuǎn)存到“歷史數(shù)據(jù)庫(kù)”，便于數(shù)據(jù)的查詢(xún)、分析、利用。本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和成功應(yīng)用對(duì)進(jìn)步科研課題的治理水平有較大的現(xiàn)實(shí)意義，把科研課題治理水平推上一個(gè)新臺(tái)階。
【參考文獻(xiàn)】
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