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紙質(zhì)檔案數(shù)字化步驟
紙質(zhì)檔案具有易損壞，無(wú)法再生，需要保密等特點(diǎn)，對(duì)檔案的保護(hù)和修復(fù)是檔案工作必須重視的工作和任務(wù)。下面是小編分享的紙質(zhì)檔案數(shù)字化步驟，希望能夠幫助到大家。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化步驟
1、即按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。
2、在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
3、按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。
4、破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。
5、制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。
6、掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。
紙質(zhì)檔案是什么
紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報(bào)、戶籍、帳冊(cè)、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。
以紙張作為載體的一種檔案,如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報(bào)、戶籍、帳冊(cè)、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。紙張是中國(guó)古代四大發(fā)明之一，紙質(zhì)檔案最先產(chǎn)生在中國(guó)(見(jiàn)紙質(zhì)文獻(xiàn))。東漢時(shí)已經(jīng)開(kāi)始用紙張書寫文件，魏晉以后紙質(zhì)文件逐漸增多，但官府公文仍以簡(jiǎn)為主。到東晉末葉,公元403年底，桓玄代晉自立，下令公文全部用紙書寫。他在詔令中說(shuō)：“古無(wú)紙，故用簡(jiǎn)，非主于敬也。今諸用簡(jiǎn)者，皆以黃紙代之。”從此紙質(zhì)檔案大量產(chǎn)生。從4世紀(jì)到17世紀(jì)末，中國(guó)造紙術(shù)先后傳入越南、朝鮮、日本、阿拉伯國(guó)家、歐洲各國(guó)、美洲大陸，乃至全世界，促進(jìn)了世界檔案事業(yè)的發(fā)展。紙張的使用引起檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，以羅馬教皇形成的檔案為例:使用紙張以前,在1243～1254年的11年間，每年平均形成730件；使用紙張以后，在1294～1303年9年間，每年平均形成5萬(wàn)件，增加近70倍。紙質(zhì)檔案優(yōu)點(diǎn)較多，便于管理和利用。當(dāng)代聲像檔案和機(jī)讀檔案已有顯著增長(zhǎng)，但紙質(zhì)檔案在世界各國(guó)檔案館的總藏中仍占主要地位。
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