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如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作
隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展,很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來(lái)由小編為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,希望大家喜歡!
一、掃描加工前階段
這一階段是數(shù)字化工作開(kāi)展前的準(zhǔn)備階段,是該項(xiàng)工作的起步階段也是關(guān)鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。
1、紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。
許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感,希望盡早把工作完成,這是好事,但不能盲目推進(jìn),在紙質(zhì)檔案沒(méi)有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段,必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開(kāi)展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動(dòng)相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁(yè)正確排序、頁(yè)碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無(wú)誤等工作,確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范,同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物,修整頁(yè)面,修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作,才能進(jìn)行數(shù)字化加工。
2、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所,數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來(lái)保障數(shù)字化加工工作安全有保障。
3、人員的準(zhǔn)備。
檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反映此項(xiàng)工作的程序和需求,做好工作計(jì)劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務(wù)外包),制定實(shí)施方案,成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組,工作人員要求責(zé)任心強(qiáng),細(xì)心細(xì)致,能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān),實(shí)行數(shù)字化加工過(guò)程的全流程管理。
4、管理制度的完善。
科學(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項(xiàng)工作的順利有序開(kāi)展,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場(chǎng)地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等,要做好這項(xiàng)工作,應(yīng)從這幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過(guò)程嚴(yán)格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。
二、掃描加工中階段
這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作階段,是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法,充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。
1、掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。
做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲(chǔ)空間降低標(biāo)準(zhǔn),也不要不顧實(shí)際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁(yè)紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對(duì)應(yīng),每一件檔案圖像首頁(yè)應(yīng)含有歸檔章,各頁(yè)有正確的頁(yè)碼標(biāo)識(shí),每一頁(yè)圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。
2、掌握操作方法。
在未實(shí)現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的,要做好此項(xiàng)工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。
掃描操作:檔案掃描儀與計(jì)算機(jī)連接,安裝驅(qū)動(dòng)和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說(shuō)起來(lái)并不復(fù)雜,就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描,在掃描前一定要對(duì)掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲(chǔ)格式進(jìn)行判斷和設(shè)置,其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。目前市場(chǎng)上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲(chǔ)格式關(guān)聯(lián),彩色圖像通常存儲(chǔ)的格式為JPG,若存儲(chǔ)為TIFF格式占用空間相對(duì)會(huì)大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實(shí)現(xiàn)OCR識(shí)別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對(duì)比度的微調(diào)。
圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過(guò)程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點(diǎn)過(guò)多過(guò)大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問(wèn)題,出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實(shí)用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。
三、掃描加工后階段
一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)移交等工作,每項(xiàng)工作依次銜接完成。
1、圖像檢查。
數(shù)字化加工的成果好不好,在數(shù)字檔案利用過(guò)程中會(huì)得到檢驗(yàn),但是作為加工工作來(lái)說(shuō),不能等到利用時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題再回過(guò)頭來(lái)修改,就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,這樣就會(huì)造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查,最低不能低于10%,對(duì)抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率,一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,必須進(jìn)行修改,該處理的處理,該重掃的重掃,該補(bǔ)掃的補(bǔ)掃,并要進(jìn)一步擴(kuò)大檢查范圍,再檢查完善。
2、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查。
目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過(guò)目錄來(lái)檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對(duì)應(yīng),也是檢查的重要內(nèi)容,檢查率應(yīng)為100%,如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,必須重新修改完善。
3、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。
在前兩步驟沒(méi)有問(wèn)題的前提下,就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)存儲(chǔ),目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì),存儲(chǔ)的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說(shuō)明文件等,其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板來(lái)建立,而相關(guān)文件說(shuō)明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過(guò)程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼說(shuō)明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。
4、數(shù)據(jù)移交。
這是掃描加工工作完成前的最后一項(xiàng)內(nèi)容,將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定,移交過(guò)程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù),此驗(yàn)收由檔案管理部門來(lái)驗(yàn)收,驗(yàn)收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù),如果驗(yàn)收不合格,那么說(shuō)明前期的工作還存在問(wèn)題,需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后,標(biāo)明此次工作即圓滿完成。
檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時(shí)間檔案工作的重要內(nèi)容之一,這一工作說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)則需要很大的細(xì)心和耐心,但只要掌握具體規(guī)范,并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn),都能夠把這項(xiàng)工作很好地完成。
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