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電子檔案與紙質(zhì)檔案有什么區(qū)別
檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。下面是小編分享的是電子檔案與紙質(zhì)檔案有什么區(qū)別，快來看看吧！
管理方法的區(qū)別
1、歸檔
把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案部門就為紙質(zhì)檔案的歸檔。電子檔案的歸檔比紙質(zhì)檔案要復雜，歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。條理性的歸檔方式，是通過信息設備把電子檔案中的地址存儲在網(wǎng)絡設備中的相關(guān)存儲設備當中，檔案部門記錄的是歸檔的電詳細來源，由信息設備直接查閱該電子檔案。條理性的歸檔方式對信息設備的要求非常之高，需要高超的技能、相關(guān)業(yè)務及信息設備的具體條件，要具備十分嚴謹?shù)墓芾矸绞郊胺�(wěn)定的網(wǎng)絡系統(tǒng)環(huán)境。而物理歸檔就是將電子檔案采取脫機備份，移交到檔案部門，實行脫機保存。
2、整理
把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理，加以組合、排序、區(qū)分、編目，形成一個完整的系統(tǒng)。根據(jù)檔案中的整體內(nèi)容、地址來源、組成方式和時間等歷史信息進行組合、區(qū)分、編目和排序。紙質(zhì)檔案的整理比較復雜化，基本是手工進行操作，效率低且勞動強度大。而電子檔案的整理涵蓋兩個方面：排序和分類，建立數(shù)據(jù)庫。由于電子檔案能通過計算機系統(tǒng)進行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動化的系統(tǒng)對電子檔案加以自由的組合分類。
3、編目與審核
編目紙質(zhì)檔案的方式有以下幾個方面：記錄卷內(nèi)文檔的有關(guān)目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號等，最后形成完整的目錄。通過實際操作將這些目錄進行審核。電子檔案的編目方法和紙質(zhì)的檔案不一樣，因電子檔案在計算機的系統(tǒng)上運作，而計算機系統(tǒng)具備極強的推理功能和邏輯性，可以自行完成對提要、全文及文件名的處理，選取關(guān)鍵詞轉(zhuǎn)換成規(guī)范的分類號和主題詞，進而實現(xiàn)自動標引，所有，等于在歸檔時，就可以自動化實現(xiàn)“編目”。而電子檔案檢索是根據(jù)電子檔案的檢索系統(tǒng)，直接瀏覽、輸出、檢索查詢文件信息，其優(yōu)勢是交互性強，響應的時間較短，且可提供出多種檢索的途徑，更能滿足用戶不同的檢索需求。
保護中的差異
1、載體壽命的差異
纖維素的好壞會對紙張的質(zhì)量產(chǎn)生決定性的因素，在對檔案加以保護的過程當中，一定要把化學反應的所需條件解決，才能使紙質(zhì)檔案的整體質(zhì)量更高。電子檔案所用的設備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過激光來獲取并存儲信息，目前，光碟利用的記錄載體包含了，碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產(chǎn)生變化的相關(guān)材料。而磁粉當中殘留下的的磁性化合物，是將信息記錄好的決定性因素，其會因外磁場的破壞而消磁或退磁。
2、兩者面對環(huán)境條件影響的區(qū)別
粉塵影響的區(qū)別
粉塵對紙張有所影響，重點是機器會帶來一些霉菌物質(zhì)、紙張一旦發(fā)生破損其粘結(jié)起來便會變成一些較硬的顆粒物。而粉塵給電子檔案帶來的損害是由化學物質(zhì)的反應、生物以及物理的傷害。粉塵中的化學因子會引起磁帶、光碟、發(fā)生分解或者侵蝕等，因化學反應而導致的質(zhì)量問題指的是化學損壞，導致記錄信息不足或者丟失；霉菌的傳播者是空氣和生活中的粉塵，也是霉菌開始來源，霉菌會分泌出有機酸和酶性物質(zhì)，這些物質(zhì)會使光盤和相關(guān)載體受到損壞，從而丟失相關(guān)的數(shù)據(jù)，而是生物上帶來的損壞；而物理反應的損壞指的是磁盤受損、光碟被污染，以至于信息被丟失。
溫濕度影響的整體區(qū)別
溫濕度的高低也會對光碟、紙張及其他的載體帶來不利的影響。對普通的紙張而言，過高的溫濕度會使紙張內(nèi)部的化學因子加速反應，從而加快紙張與水發(fā)生溶解，導致材料字不清晰。而電子檔案受不同溫濕度的影響反應是：在不確定溫度高低的條件下，聚酯底基分子容易發(fā)生膨脹或者緊縮，進而對數(shù)據(jù)的讀寫和定位帶來不利的影響。
3、信息保護技術(shù)的差異
如何使檔案的載體——紙張的質(zhì)量更高是紙質(zhì)檔案的核心工作之一，因為存儲的信息和相應載體是密切相關(guān)的，保障紙質(zhì)文件，且通過紙張實際的記錄內(nèi)容就能夠儲存。以電子檔案來分析，載體與信息是不總是相結(jié)合在一起的，電子檔案與載體的分離性會使檔案內(nèi)的內(nèi)容被竊取或變更。
4、技術(shù)壽命的差異
電子檔案是由信息設備將信息與載體相結(jié)合起來組成的，要通過信息設備才能進行利用。如果技術(shù)跟不上，就不能讀出相應的信息。但紙質(zhì)的檔案，其紙張、字跡和字跡的相關(guān)材料三者始終是緊密相連的，它的內(nèi)部因素、質(zhì)量好壞與環(huán)境的保護息息有關(guān)的。由于電子檔案是由信息設備將其載體與信息相組合而成的，要通過軟件設備才可查閱。所以，對于電子檔案中數(shù)字化信息的質(zhì)量好壞而言，技術(shù)的更新是比損壞載體更加嚴重的損害。
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