如何對人事檔案進行編號

　　人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的記錄和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)的材料。以下是小編為大家整理如何對人事檔案進行編號相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

　　如何對人事檔案進行編號

　　首先要看你們單位各部門之間內(nèi)部的流動性是不是很大，如果流動性不是很大就使用流水編號，如果流動性較大的話，我個人建議有兩種：

　　1、流水編號，各部門的編號使用不同顏色；

　　2、流水編號，編號開頭使用部門名稱的縮寫；

　　以上兩種辦法，都使用流水編號，內(nèi)部調(diào)動的話，把顏色或者是部門編號修改一下即可，后面的編號不需改動；辭職人員的編號有新進人員頂替（把流動性不是很大的員工排在前位）。

　　人事檔案的檔案特征

　　全面性

　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。

　　現(xiàn)實性

　　由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

　　真實性

　　這是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　動態(tài)性

　　人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的"時間差"，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

　　流動性

　　人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即"有檔無人"，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持"檔隨人走"，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。

　　機密性

　　人事檔案的內(nèi)容涉及個人功過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機構(gòu)的個人也不能查閱自己的人事檔案。

　　淺談如何做好人事檔案管理

　　引言：高速公路的運營不僅對高速公路的建設(shè)負(fù)責(zé)，還對高速公路的管理以及維護負(fù)責(zé)，因此，高速公路系統(tǒng)單位需要動用到大量的人力物力資源，在運營管理規(guī)模不斷擴大的過程中，也面臨著大量的人事變動。高速公路系統(tǒng)人事檔案管理對系統(tǒng)內(nèi)人力資源開發(fā)以及人才政策制訂方面提供依據(jù)，具有非常重要價值。

　　1.高速公路系統(tǒng)人事檔案管理概述

　　人事檔案是以個人為單位根據(jù)人員的自身情況、個人經(jīng)歷和思想道德表現(xiàn)等情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關(guān)證明時，都需要使用檔案。是系統(tǒng)全面考察人員和管理、使用人才的重要參考依據(jù)。人事檔案對高速公路系統(tǒng)單位人力資源管理工作的發(fā)展、人事改革和調(diào)動等行政工作的開展都是極為重要的。我們有必要對高速公路系統(tǒng)人事檔案管理工作進行分析和總結(jié)，提出更多有利于人事檔案工作發(fā)展的建議，使人事檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮其對系統(tǒng)內(nèi)其他部門工作的輔助作用。

　　2.目前高速公路人事檔案管理中的問題

　　2.1 檔案管理的信息化程度低

　　高速公路系統(tǒng)人事檔案管理的信息化程度低，是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中最主要的問題。在信息化時代，無論是人事檔案查閱、調(diào)動，還是應(yīng)用，都離不開網(wǎng)絡(luò)，但高速公路系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理尚不能滿足信息化檔案應(yīng)用的要求，使得檔案管理工作本身的效率大大降低。

　　2.2 檔案管理工作人員素質(zhì)不足

　　在現(xiàn)代企業(yè)管理中，人本管理是最主要的思路，這就意味著，高速公路系統(tǒng)單位各項工作都應(yīng)該遵從“以人為本”的理念。但檔案管理工作并沒有完全體現(xiàn)出“以人為本”的特征，員工調(diào)取檔案步驟繁瑣、檔案服務(wù)性較差，主要是因為檔案管理工作人員素質(zhì)不足造成的，這也是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中亟待解決的問題。

　　2.3 檔案管理制度不完善

　　高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中存在著檔案工作積極性不足，檔案調(diào)用程序復(fù)雜、檔案利用率不高的問題，同時，還有許多人事檔案因為格式不一致需要重新整理，加大了檔案工作的難度。究其根本原因，在于檔案管理制度不完善，現(xiàn)行的檔案管理制度并沒有對檔案管理工作人員的績效考核、薪酬待遇等方面建立一套規(guī)范的人事檔案管理體制的標(biāo)準(zhǔn)。

　　3. 做好人事檔案工作的策略

　　3.1 加強人事檔案信息化建設(shè)

　　高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理技術(shù)落后是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式既能保證檔案信息的快速獲取，也可以有效提高檔案的安全性。要實現(xiàn)全面的信息化檔案管理，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設(shè)備;其次，應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，包括建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、檔案工作軟件的應(yīng)用、系統(tǒng)單位檔案庫與政府檔案庫的聯(lián)網(wǎng)、系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的檔案聯(lián)網(wǎng)等，并真正實施這些信息化管理戰(zhàn)略，設(shè)立專門的監(jiān)督部門對信息化過程進行全程掌控。

　　3.2 提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)

　　提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)，是提高高速公路系統(tǒng)人事檔案工作效率的必要途徑之一。首先，應(yīng)針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率;其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行;最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。

　　3.3 完善檔案管理制度

　　進一步完善檔案管理制度。首先，高速公路系統(tǒng)單位應(yīng)該就人事檔案的類型進行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)格式制定，要求系統(tǒng)內(nèi)各部門按照人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式提供紙質(zhì)檔案和電子檔案，以此減輕檔案工作人員的工作壓力;其次，系統(tǒng)單位應(yīng)該就檔案工作人員的崗位職能和崗位責(zé)任制定明確的崗位說明書，并對人事檔案工作人員制定相應(yīng)的、合理的績效考評制度，保證在績效考評制度之下，人事檔案工作人員能夠根據(jù)工作的積極性不同、責(zé)任心發(fā)揮的程度不同、對檔案工作的貢獻不同得到不同的薪酬待遇，只有這樣，才能對檔案工作人員起到有效的激勵。

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